Come Condurre un Controllo dei Precedenti Lavorativi nel Modo Giusto

C'è qualcosa da dire sul trovare il candidato perfetto per un lavoro.

Dopo tutto il duro lavoro nel creare una descrizione del lavoro e intervistare i candidati, è quasi il momento di estendere un'offerta. Ma prima di poterlo fare, è nel miglior interesse della tua azienda eseguire un controllo dei precedenti lavorativi.

È cruciale eseguire un controllo dei precedenti lavorativi su tutti coloro che assumi. Come parte del processo di screening pre-assunzione, possono aiutare a confermare che stai prendendo una decisione di assunzione intelligente prima di iniziare l'inserimento.

Potresti anche scegliere di eseguire controlli dei precedenti annuali o semestrali sui dipendenti attuali come sforzo continuo per proteggere l'azienda e assicurarti che i membri del personale continuino ad avere un record pulito, qualunque cosa la tua azienda definisca tale.

C'è molto da sapere sulla conduzione dei controlli dei precedenti lavorativi, e ci sono buone probabilità che dovrai rispondere a qualche domanda posta dal candidato. Approfondisci i dettagli qui sotto per imparare tutto sui controlli dei precedenti lavorativi.

Di cosa hai bisogno per eseguire un controllo dei precedenti lavorativi?

Per eseguire un controllo dei precedenti pre-assunzione, avrai bisogno di alcuni dettagli dal candidato, tra cui:

• Nome completo
• Data di nascita
• Numero di previdenza sociale (SSN)
• Indirizzo attuale o passato
• Consenso per eseguire il controllo

Presta particolare attenzione a quest'ultimo punto. Il Fair Credit Reporting Act ritiene tutti i datori di lavoro responsabili di conformarsi a specifiche normative per garantire che il processo di esecuzione di un controllo dei precedenti sia svolto in modo equo.

Ad esempio, tu come potenziale datore di lavoro devi ottenere il permesso per iscritto dai candidati e dai dipendenti attuali per eseguire un controllo dei precedenti. I datori di lavoro devono anche informarli su come le informazioni possono essere utilizzate quando si tratta di prendere decisioni riguardanti il loro impiego.

Come datore di lavoro, potresti scegliere di non assumere qualcuno in base alle informazioni trovate all'interno di un controllo dei precedenti. Se questo è il caso, devi inviare al candidato un avviso che includa una copia del rapporto che è stato utilizzato per arrivare a quella decisione di assunzione.

Come datore di lavoro, potresti anche decidere di condurre un controllo del carattere, che comporta il parlare con conoscenti personali o referenze del candidato.

Cosa è incluso in un controllo dei precedenti lavorativi?

Le informazioni che appariranno su un controllo dei precedenti lavorativi completato dipenderanno dal tipo di ricerca ordinata, poiché possono essere estratti diversi set di registri e dati. Tipicamente, un controllo dei precedenti lavorativi include informazioni dai registri basati sugli ultimi sette anni, sebbene alcuni stati consentano che questo periodo raggiunga i 10 anni.

Le informazioni trovate con un controllo dei precedenti lavorativi includono:

• Verifica dell'identità
• Storia lavorativa
• Conferma dell'istruzione
• Storia creditizia
• Registro di guida
• Fedina penale
• Storia medica
• Uso dei social media
• Screening per droghe

Se la posizione per cui si sta facendo domanda è specializzata, è possibile che i candidati siano sottoposti a ulteriori controlli. Ad esempio, se la posizione per cui si sta facendo domanda è quella di consulente finanziario, contabile pubblico o qualsiasi tipo di lavoro in una banca, il datore di lavoro potrebbe anche controllare la loro storia finanziaria, nonché se hanno le certificazioni e le licenze appropriate necessarie per il lavoro.

Lo screening per droghe non è sempre parte di un controllo dei precedenti lavorativi, ma è richiesto per molti lavori che coinvolgono l'operazione di veicoli a motore, attrezzature pericolose e qualsiasi ruolo che è legato alla sicurezza generale del pubblico.

È anche importante tenere a mente che leggi specifiche statali e federali possono limitare le informazioni elencate nei controlli dei precedenti lavorativi in base a uno stipendio annuale.

Se stai gestendo un'offerta di lavoro che paga meno di $75.000 come stipendio annuale, le informazioni su sanzioni governative, giudizi civili e misure disciplinari relative a qualsiasi licenza professionale non saranno presenti nei risultati di un controllo dei precedenti. Se lo stipendio per il lavoro aperto paga $75.000 o più come stipendio annuale, queste informazioni potrebbero essere presenti nei risultati.

Controlli dei precedenti lavorativi e fedine penali

Un'area specifica all'interno del controllo dei precedenti lavorativi a cui i datori di lavoro dovrebbero prestare particolare attenzione è la fedina penale (che potrebbe includere anche il registro di guida di un candidato).

Ciò che appare in questa sezione del controllo dei precedenti può aiutare a proteggere un imprenditore rivelando storie di condanne penali di un candidato. Potrebbe anche fare una grande differenza nel proteggere la tua azienda, altri dipendenti e clienti.

I risultati del controllo dei precedenti lavorativi possono mostrare reati penali a livello di contea, statale e federale. Alcuni reati che possono essere riportati nel controllo dei precedenti includono:

• Accuse pendenti attuali
• Accuse respinte
• Accuse assolte
• Condanne per reati gravi
• Condanne per reati minori

Cos'è un controllo dei precedenti tramite impronte digitali?

I controlli dei precedenti tramite impronte digitali sono stati lanciati per la prima volta nel 1999 dal Sistema di Identificazione Automatica delle Impronte Digitali (AFIS), che memorizza oltre 35 milioni di set di impronte digitali. Un controllo dei precedenti tramite impronte digitali, o Identity History Summary, è utilizzato in parte con una varietà di controlli dei precedenti ma è più spesso parte del processo di screening pre-assunzione.

Questo tipo di controllo dei precedenti è talvolta considerato obbligatorio, a seconda dello stato, per licenze professionali nel settore immobiliare, finanziario, sanitario, farmaceutico e dei casinò.

Cos'è un controllo dei precedenti di Livello 2?

All'interno dei controlli dei precedenti tramite impronte digitali ci sono un tipo specializzato di controllo, chiamato Livello 2. Questo controllo dei precedenti è per i candidati che fanno domanda per lavori che coinvolgono il lavoro con individui vulnerabili, come persone con disabilità, bambini o anziani. Questi possono anche essere richiesti per coloro che fanno domanda per fare volontariato in scuole, asili o centri per anziani.

Un controllo dei precedenti di Livello 2 esaminerà le applicazioni contro database specifici per informazioni riguardanti arresti, condanne o qualsiasi comportamento legato all'incarcerazione, nonché crimini contro i bambini. I datori di lavoro dovrebbero essere consapevoli che i controlli di Livello 2 riveleranno registri che sono stati sigillati dai tribunali relativi a condanne o detenzioni giovanili.

Quanto tempo richiede un controllo dei precedenti lavorativi?

Non si può negare che il processo di assunzione possa richiedere molto tempo, ma la maggior parte degli imprenditori vuole trovare i migliori dipendenti il più rapidamente possibile. Il modo in cui conduci un controllo dei precedenti lavorativi dipenderà dalle tue esigenze e dalla tua tempistica, ma la maggior parte dei datori di lavoro ha la mentalità del "prima è meglio è".

Quando si tratta di quanto tempo richiede un controllo dei precedenti lavorativi, dipenderà dal servizio e dal software per controlli dei precedenti che decidi di utilizzare. Potresti ottenere risultati in pochi minuti o oltre una settimana.

Di questo processo, Alyssa Kowalczyk, Coordinatrice delle Risorse Umane presso Control Solutions, LLC, ha detto: "Dovresti sempre eseguire un controllo dei precedenti su un nuovo candidato prima che inizi a lavorare. Prima che possano iniziare, sia il controllo dei precedenti che lo screening per droghe devono essere chiari." 

“Questo può richiedere del tempo, quindi fornisco una data di inizio prevista in modo che siano consapevoli come modo per incoraggiare una comunicazione chiara da entrambe le parti del processo di assunzione.”

Alyssa Kowalczyk
Coordinatrice delle Risorse Umane presso Control Solutions, LLC

I servizi tradizionali di controllo dei precedenti offrono tipicamente una varietà di rapporti all'interno del controllo dei precedenti, motivo per cui potrebbe richiedere oltre una settimana per ottenere i risultati. Se scegli di optare per un'opzione di screening online, puoi ottenere una visione rapida e completa del background del candidato.

Ci sono molte ragioni per cui un controllo dei precedenti tradizionale può richiedere oltre una settimana per tornare. Alcune includono:

• Inaccuratezza nei moduli: Quando il datore di lavoro commette un errore nel compilare il modulo.
• Identificatori errati: Quando un candidato al lavoro commette un errore nel modulo, come elencare un soprannome invece del loro nome legale.
• Controlli penali a livello di contea: A seconda di ciò che rivela il controllo dei precedenti lavorativi, potrebbe essere richiesto che una persona visiti un tribunale per visualizzare i registri penali, il che può richiedere fino a 30 giorni per restituire i risultati.
• Informazioni richieste: A seconda del tipo di ruolo da ricoprire, potrebbe essere necessario uno screening più esteso. Più informazioni significano più rapporti, il che significa anche più tempo.

Quanto spesso dovresti eseguire controlli dei precedenti lavorativi?

Mentre un controllo dei precedenti lavorativi avviene tipicamente quando qualcuno fa domanda per un lavoro, non dovrebbero essere un controllo "una volta e basta". Ad esempio, non è raro che un datore di lavoro richieda test antidroga annuali o semestrali o controlli dei precedenti penali per mantenere un ambiente di lavoro sicuro per tutti i loro dipendenti.

Poiché le tue pratiche di controllo dei precedenti e gli standard di conformità non dovrebbero fermarsi al punto di un'offerta di lavoro, è nel miglior interesse della tua azienda implementare una politica riguardante i controlli dei precedenti post-assunzione. Assicurati di specificare cosa sarà parte dello screening post-assunzione, come se includerà un controllo aggiornato sui registri penali. Determina quanto spesso e quando questi screening avranno luogo.

Tieni presente che proprio come con i controlli dei precedenti pre-assunzione, è necessario il consenso. Se implementerai controlli dei precedenti lavorativi continui, considera un linguaggio evergreen nel tuo modulo di consenso iniziale, se il tuo stato lo consente. Assicurati di menzionarlo nel manuale del dipendente, anche.

Non importa quanto spesso decidi di eseguire controlli dei precedenti lavorativi, informa tutti i dipendenti attuali e i nuovi assunti di questa politica, specialmente se è nuova. I dipendenti dovrebbero sapere chi contattare, quanto spesso si verificheranno e che la comunicazione riguardante i controlli dei precedenti sarà continua.

Controlli dei precedenti lavorativi e azioni avverse

Quando esegui controlli dei precedenti lavorativi, ci sono buone probabilità che tu possa incontrare qualcosa di meno che ideale, risultando in una decisione di rifiutare un candidato o licenziare un dipendente attuale. Quando ciò accade, la legge federale stabilisce che devi informare quell'individuo in un documento chiamato avviso di azione avversa. Se non ti conformi, la tua azienda potrebbe affrontare una sanzione finanziaria o addirittura incontrare una causa per assunzione ingiusta.

Questo avviso ti permetterà di informare un candidato al lavoro sul perché non sarà assunto per un ruolo specifico all'interno della tua azienda in base ai risultati di un controllo dei precedenti. Oppure informerà un dipendente attuale che il loro impiego, stato lavorativo o promozione è sotto revisione.

Deve anche informare il candidato o il dipendente del loro diritto di contestare la decisione, nonché dare loro la possibilità di ottenere una copia del loro rapporto di controllo dei precedenti entro 60 giorni dal ricevimento dell'avviso di azione avversa. Per conformarsi al Fair Credit Reporting Act, i datori di lavoro devono anche eliminare tutti i documenti sensibili relativi al controllo dei precedenti, siano essi copie cartacee o digitali.

Software per controlli dei precedenti

Il software per controlli dei precedenti fornisce alle aziende un modo per semplificare il processo di screening sia per i nuovi assunti che per i volontari, aiutando anche a organizzare i dati raccolti. Il software in questa categoria di solito esegue controlli dei precedenti lavorativi, della storia creditizia, dell'istruzione e dei precedenti penali, mentre alcuni facilitano anche gli screening per droghe.

* Di seguito sono riportate le cinque principali soluzioni software per controlli dei precedenti dal Grid® Report Estate 2020 di G2. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. Paycom

Paycom è un sistema HR completo contenuto in un unico database. Ciò significa che la tecnologia utilizzata per assumere nuovi dipendenti è la stessa tecnologia utilizzata per pagare la forza lavoro dell'azienda, conformarsi alle normative, formare i dipendenti e altro ancora. Gli utenti di Paycom hanno il vantaggio di tutti i dati della forza lavoro dell'organizzazione in un unico sistema, eliminando l'inserimento ridondante dei dati e l'integrazione di più interfacce.

Cosa piace agli utenti:

“Mi piace avere accesso a così tanti report diversi. Non sono sempre facili da trovare, ma una volta capito c'è praticamente un report per tutto. Avere un rappresentante del servizio clienti dedicato è stato bello, anche. È bello sapere che quando chiamo e ho domande o sono confuso ho una persona con cui parlare. C'è sempre qualcuno disponibile nel team assegnato per aiutare con tutte le domande.”

- Recensione di Paycom, Karey L.

Cosa non piace agli utenti:

“Alcuni dei processi sono così approfonditi che parti di certi aspetti sembrano appesantite dalla ripetizione. C'è bisogno di configurazione per qualsiasi nuova impresa, persona o progetto, ma migliorare l'accessibilità per aggiungere nuove persone o aspetti in un punto più avanti nel percorso sarebbe un bel miglioramento."

- Recensione di Paycom, Megan D.

2. GoodHire

Gli utenti di GoodHire ricevono un flusso di lavoro per controlli dei precedenti facile da usare, avendo anche funzionalità che assistono i professionisti delle risorse umane nel completare i loro controlli dei precedenti rapidamente, in modo economico e in un modo che minimizza il fastidio della conformità.

Cosa piace agli utenti:

“Siamo in grado di integrare facilmente Goodhire nel nostro processo di assunzione tramite il nostro ATS e i risultati sono sempre rapidi a tornare e molto facili da leggere. Se qualcosa emerge come un campanello d'allarme, allora ha un sistema automatico per permettere al candidato di darti più informazioni senza che tu lo solleciti, il che aiuta a evitare quelle conversazioni imbarazzanti.”

- Recensione di GoodHire, Sara C.

Cosa non piace agli utenti:

“Sarebbe bello poter scaricare o stampare più report contemporaneamente. La nostra azienda deve eseguire rapporti annuali sui veicoli a motore e dover scaricare e stampare i report uno per uno è un po' fastidioso. Nel grande schema delle cose, questo è minore rispetto a tutto ciò che GoodHire offre.”

- Recensione di GoodHire, Elizabeth C.

3. Checkr

Che la tua azienda sia una piccola startup o un'impresa, Checkr fornisce screening dei precedenti semplici, veloci e conformi. Gli utenti di Checkr avranno tecnologia avanzata per controlli dei precedenti insieme a prodotti innovativi per l'assunzione e la gestione del rischio per aiutare i clienti a rendere l'assunzione più sicura, più efficiente e più inclusiva.

Cosa piace agli utenti:

“È estremamente utile avere un team messo in atto come supporto dall'inizio alla fine. Integrare un nuovo prodotto in un'operazione esistente non è un compito facile, ma il team di supporto è stato lì per noi quasi per tutto il percorso. Ogni ostacolo lungo il percorso ha ricevuto attenzione indivisa.”

- Recensione di Checkr, Shayna Q.

Cosa non piace agli utenti:

“Gli screening per droghe possono essere lenti e non così trasparenti. Spesso abbiamo bisogno di verificare i lavoratori in giorni, non settimane, e se c'è tipicamente un ostacolo è sugli screening per droghe. A volte abbiamo avuto screening per droghe che non producono mai alcun risultato anche se il candidato ha completato lo screening per droghe. Mi piacerebbe anche vedere che Checkr segua a livello di contea, altrimenti abbiamo avuto alcuni controlli che rimangono semplicemente in stato aperto.”

- Recensione di Checkr, Jennifer B.

4. VICTIG Screening Solutions

VICTIG Screening Solutions è un fornitore innovativo e ampiamente integrato di controlli dei precedenti lavorativi, test antidroga, verifiche e fornitore I-9 per professionisti del reclutamento e delle risorse umane. Questo strumento eccelle nella facilità d'uso, nella conformità FCRA e nei tempi di risposta rapidi. È anche accreditato dalla Professional Background Screening Association.

Cosa piace agli utenti:

“I controlli dei precedenti di VICTIG tornano molto rapidamente e accuratamente. Il loro servizio clienti è utile ed è sempre disponibile per rispondere alle domande quando necessario. Hanno ottimi prodotti aggiuntivi per integrare tutti i requisiti di screening della mia azienda.”

- Recensione di VICTIG Screening Solutions, Amy H.

Cosa non piace agli utenti:

“Una cosa che cambierei - sarebbe fantastico se VICTIG visualizzasse la data prevista dei risultati. Sarebbe estremamente utile in modo che io possa informare i miei clienti e candidati di una data di inizio più accurata.”

- Recensione di VICTIG Screening Solutions, Tate J.

5. HireRight

HireRight è un fornitore di controlli dei precedenti lavorativi on-demand, test antidroga, modulo I-9 e verifiche di impiego e istruzione. Si specializzano nell'aiutare organizzazioni di tutte le dimensioni e località a implementare, utilizzare e perfezionare efficacemente i loro programmi di screening dei precedenti con oltre 150 servizi unici di controllo dei precedenti.

Cosa piace agli utenti:

“HireRight ci permette di contattare un candidato per completare e fornire i suoi dati personali senza controlli cartacei. Lo trovo particolarmente utile per le ispezioni pre-assunzione e la verifica della formazione. Mi piace anche che HireRight abbia una funzione di chat istantanea disponibile, quindi, quando abbiamo bisogno di feedback, lo riceviamo immediatamente e teniamo il passo con l'ambiente, rendendo più facile per i nostri clienti tracciare i test.”

- Recensione di HireRight, Sid P.

Cosa non piace agli utenti:

“Il tempo necessario per completare i controlli per i candidati internazionali e lo screening pre-assunzione può richiedere del tempo se commetti un errore nell'applicazione del candidato. Il supporto del servizio clienti potrebbe essere più veloce, ma altrimenti sono abbastanza soddisfatto. A volte quando i nostri candidati inseriscono le loro informazioni in modo errato, ci vuole un po' per ottenere fogli di calcolo aggiornati ed è uno spreco di denaro perché il candidato ha completato un modulo errato.”

- Recensione di HireRight, Sylvanna B.

Più sai!

Trovare il candidato giusto per il lavoro non è un compito semplice, e eseguire un controllo dei precedenti lavorativi non deve essere un passaggio complicato nel processo di assunzione. Con il software giusto, è facile prendere decisioni di assunzione migliori che beneficeranno la tua azienda a lungo termine.

Dopo che il candidato supera il controllo dei precedenti lavorativi, utilizza queste tre idee di formazione e sviluppo per accelerare il tempo di avvio.