Che cos'è la classificazione dei dati? Come è utile per le aziende

Tutte le aziende gestiscono enormi quantità di dati. Ogni giorno vengono creati nuovi documenti, aggiornati file più vecchi e condiviso lavoro collaborativo tra i dipendenti.

I dati aziendali contengono tipicamente informazioni sensibili e private a cui gli utenti non autorizzati non dovrebbero mai avere accesso. Questo è particolarmente importante se lavori in un settore regolamentato. Ma anche se non lo sei, devi capire quali dati sono più critici e come priorizzarli attraverso la classificazione dei dati per mantenerli al sicuro.

Migliorare la sicurezza aziendale e proteggere informazioni come registri finanziari, cartelle cliniche dei clienti o informazioni personali identificabili (PII) richiede un processo affidabile di classificazione dei dati. Questo comporta l'etichettatura e la categorizzazione della documentazione per renderla più facile da tracciare e cercare, eliminando al contempo la necessità di conservare copie di file importanti in più luoghi.

Organizzando i dati aziendali secondo il quadro predefinito stabilito nella tua politica di classificazione dei dati, puoi ordinare queste informazioni di conseguenza, trovare ciò di cui hai bisogno più facilmente e investire più risorse di sicurezza nelle informazioni più critiche. La maggior parte delle aziende trova che l'uso di software di sicurezza centrato sui dati sia il modo più efficiente per farlo, poiché questi strumenti aiutano le aziende a proteggere i dati stessi, piuttosto che concentrarsi sui server o altri dispositivi in cui i dati sono archiviati.

Livelli di classificazione dei dati

La classificazione dei dati può essere organizzata in due tipi di livelli in base al tipo di dati che la tua azienda possiede e alla dimensione della tua organizzazione. Il primo metodo utilizza un sistema semplice che organizza i dati per sensibilità.

Alto

Conosciuto anche come confidenziale o riservato, questo è il dato più critico che un'organizzazione possiede. Le operazioni aziendali subirebbero gravi battute d'arresto se questi dati venissero persi o compromessi. I registri finanziari, la documentazione di business intelligence o le cartelle cliniche qualificano tutti come alta sensibilità.

Medio

Queste informazioni possono essere classificate come solo per uso interno o sensibili. I dati a livello medio sono informazioni che rimangono all'interno di un'organizzazione, ma possono essere condivise con la maggior parte del team. Email, informazioni generali sull'azienda e documenti che non contengono informazioni sensibili o private rientrano in questa categoria.

Basso

Conosciuto anche come dati pubblici o non riservati, questa categoria include informazioni che possono essere condivise con il pubblico; è considerata a bassa sensibilità. Questo potrebbe includere comunicati stampa, contenuti del sito web o materiali di marketing.

Ulteriori approcci ai livelli di classificazione dei dati

Per le aziende che detengono una vasta gamma di dati, è utile suddividere i livelli in categorie più definite.

• Pubblico: Qualsiasi informazione ricercabile che può essere liberamente utilizzata dal pubblico
• Interno: Informazioni che dovrebbero essere viste solo dai dipendenti o dai collaboratori di un'azienda, come memo, email o proprietà intellettuale aziendale
• Confidenziale o riservato: Segreti commerciali, conoscenze aziendali proprietarie e documenti legali
• Privato: Tipicamente appartiene a individui, come informazioni di contatto, dati biometrici o cartelle cliniche.
• Critico: Dati essenziali per le operazioni quotidiane dell'azienda, come piani di risposta alle emergenze, configurazione del sistema e dati di infrastruttura, e database dei clienti
• Regolamentato: Qualsiasi informazione che rientra nelle norme di conformità nazionali o internazionali, come PII, registri finanziari o cartelle cliniche
• Archiviato: Dati inattivi che devono essere conservati per motivi legali, regolamentari o finanziari

Tipi di classificazione dei dati

Una volta che i dati sono stati etichettati in base al loro livello di sensibilità, possono essere archiviati in base al loro tipo. Questo tipicamente ha tre categorie.

• Classificazione basata sul contenuto. Strumenti di sicurezza dei dati scansionano le informazioni per cercare dettagli potenzialmente sensibili. Questo può essere fatto utilizzando il sistema di livello di etichettatura, in cui i dati vengono esaminati per specifiche personali o private.
• Classificazione basata sul contesto. Questo approccio esamina i metadati, che sono informazioni sull'applicazione e la posizione dei dati nel sistema, insieme ai dettagli del creatore. Essenzialmente, questo tipo di classificazione esamina le parti non sensibili del file di dati.
• Classificazione basata sull'utente. I dati classificati dall'utente si basano principalmente su come vengono utilizzate le informazioni. Questo non è un processo automatizzato; l'utente finale deve scegliere questa categoria manualmente. Questi individui attingono dalla loro conoscenza dei dati per determinare quanto siano sensibili le informazioni dopo averle esaminate.

Settori che utilizzano la classificazione dei dati

La classificazione dei dati è essenziale per le aziende in settori che lavorano con standard di conformità e regolamentazione di alto livello, come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) o la Legge sulla Portabilità e Responsabilità dell'Assicurazione Sanitaria (HIPAA).

Finanza e assicurazioni

La conformità normativa nei settori della finanza e delle assicurazioni è fondamentale per gestire grandi quantità di PII. La classificazione dei dati in questi campi si concentra sul mantenimento delle informazioni in modo sicuro per mitigare le minacce informatiche, e allo stesso tempo garantire la conformità con le normative GDPR e lo standard di sicurezza dei dati del settore delle carte di pagamento (PCI DSS).

Agenzie governative

Il governo detiene informazioni sui cittadini privati e protegge informazioni sensibili che sono critiche per la sicurezza nazionale e la sicurezza pubblica. Questi dati rappresentano alcune delle informazioni più sensibili al mondo e richiedono il massimo livello di sicurezza. L'agenzia deve anche rispettare regolamenti come la Legge sulla Libertà di Informazione (FOIA) sia a livello nazionale, statale che locale.

Sanità

PII e informazioni sanitarie protette (PHI) dei pazienti sono informazioni estremamente sensibili che rientrano nelle normative HIPAA. La classificazione dei dati garantisce la conformità e riduce il rischio che queste informazioni vengano divulgate in una violazione dei dati.

Non tutte le informazioni sanitarie sono al livello più alto di sensibilità, però. Dati come informazioni sui farmaci o studi medici completati possono essere rilasciati al pubblico.

Istruzione

Registri degli studenti, dati sulle prestazioni accademiche e altre informazioni relative a docenti e personale sono tutti conservati nei database delle istituzioni educative. Oltre a questo, alcuni uffici del campus possono conservare altre informazioni sensibili, come i dettagli fiscali per gli studenti e le loro famiglie. Non tutte le informazioni devono essere condivise con ogni dipartimento, quindi la classificazione dei dati protegge questi file da utenti non autorizzati.

Vendita al dettaglio

Sia i negozi online che quelli fisici hanno una grande quantità di informazioni sui clienti, come dati sulle transazioni di vendita e dettagli di pagamento, insieme a file critici per le operazioni come informazioni sull'inventario. Possono essere utilizzati per sforzi di marketing mirati e miglioramento dell'esperienza del cliente, ma devono essere protetti per rispettare le normative sulla privacy e sulla sicurezza dei pagamenti.

Vantaggi della classificazione dei dati

Le organizzazioni che non classificano attivamente i loro dati si espongono a un rischio maggiore di minacce informatiche e multe basate sulla conformità. Ecco perché incorporare un processo di classificazione dei dati nella tua azienda è essenziale, indipendentemente da quanto e quale tipo di dati la tua azienda conserva.

Migliora la protezione e la sicurezza dei dati

La classificazione dei dati ti offre un ulteriore livello di sicurezza. Aiuta la tua organizzazione a dare priorità ai dati in base alla loro sensibilità, il che significa che puoi concentrare le tue risorse e il tuo budget per proteggere i beni più critici. Ti fa risparmiare denaro e ti aiuta anche a evitare multe costose nel caso in cui la tua azienda subisca una violazione dei dati.

La classificazione dei dati aiuta anche il tuo team IT con la gestione delle identità e degli accessi perché conoscere il livello di classificazione dei dati dei documenti consente loro di assegnare l'accesso in base al ruolo. Questo va anche lontano nel prevenire il furto di informazioni interne.

Non sono solo i regolatori e i dipendenti interni a preoccuparsi della sicurezza dei dati della tua azienda, però. Una forte politica di classificazione dei dati che si inserisce nella tua strategia di sicurezza più ampia è uno dei modi migliori per costruire e mantenere la fiducia con i tuoi clienti. Quando consegnano i loro dettagli di pagamento o personali alla tua azienda, vogliono sapere che sono al sicuro dallo sfruttamento da parte dei criminali informatici.

Aiuta a soddisfare gli standard di conformità

Non tutti gli standard normativi si applicano alla tua azienda, ma è probabile che tu debba rispettare qualcosa. Se vendi a clienti europei, devi essere conforme al GDPR. Se accetti pagamenti digitali in qualsiasi forma, devi rispettare il PCI DSS. Utilizzando la classificazione dei dati, puoi identificare quali informazioni ti aiutano a rimanere conforme ed evitare sanzioni significative.

La classificazione dei dati, insieme ad altri strumenti di sicurezza dei dati che potresti utilizzare, può aiutarti a mantenere una traccia cartacea di come le informazioni sono state utilizzate nella tua azienda, chi ha accesso a quei file e quando sono stati effettuati gli ultimi aggiornamenti. Questo è essenziale se mai dovessi affrontare un audit di conformità e dover dimostrare che i dati sono adeguatamente protetti.

Migliora l'efficienza operativa

Classificare i dati accelera e semplifica l'analisi e la reportistica per i dipendenti interni. Puoi facilmente trovare i dati più rilevanti senza dover scavare tra informazioni superflue.

Questo approccio alla sicurezza dei dati migliora anche la conservazione e la valutazione dei record. I file archiviati possono essere spostati su server o reti di archiviazione a priorità inferiore per conservare spazio prezioso sui dispositivi più utilizzati e sicuri.

Decifrare il codice sui dati aziendali

Mantenere i dati aziendali ben organizzati e sicuri dovrebbe essere una priorità assoluta per qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni. Con la classificazione dei dati, puoi aumentare la sicurezza della tua azienda e creare un sistema di organizzazione dei dati più efficiente che avvantaggia tutto il tuo team.

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