Ogni volta che chiedo al mio capo se posso partecipare a una conferenza di marketing a Parigi, mi dà sempre la stessa risposta: "Fai un caso per te stesso, e se riesci a dimostrarne il valore, forse possiamo trovare una soluzione."

Non ha mai funzionato, e la colpa è mia. Il miglior argomento che posso fare per me stesso è "Voglio andare a Parigi."

Ma nel campo della gestione dei progetti, i project manager (PM) hanno la responsabilità di dimostrare il valore di un progetto, o la necessità di investire tempo e denaro in un particolare impegno in quel particolare momento.

È qui che entra in gioco un business case. I PM redigono questo documento all'inizio di un nuovo progetto. Aiuta a garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda riguardo a elementi come i benefici, i rischi, i tempi, ecc. del progetto in questione.

Se desideri avviare un progetto con il piede giusto, vorrai essere ben preparato nel processo di creazione e scrittura del tuo business case. Questa è, essenzialmente, un'opportunità per dimostrare perché il tuo lavoro è essenziale.

In questo articolo, ti aiuterò a comprendere le basi di un business case, oltre a come scriverne uno.

Come creare e scrivere un business case

Quindi, cos'è esattamente un business case? Discutiamone.

Un business case è un tipo di documentazione creata all'inizio del ciclo di vita di un progetto. In questa documentazione, un project manager delinea vari elementi come il problema aziendale che stanno cercando di risolvere, oltre a costi, rischi, benefici e ambito.

Scarica questo documento per stamparlo o digita qui. 

Il business case è l'opportunità di un PM di dimostrare la necessità di un determinato progetto. Da lì, gli stakeholder e altri membri della gestione possono esaminare il caso e accettarlo o rifiutarlo.

I project manager scriveranno un business case quando è necessario dimostrare il valore di un progetto. Essenzialmente, un PM utilizzerà un business case per sostenere il proprio progetto.

Come scrivere un business case

Nessun business case sarà esattamente uguale a un altro, ma dovrebbero generalmente consistere in elementi simili. Segui le linee guida qui sotto per sviluppare il tuo business case.

Prefazione/Indice

Inizia il tuo business case fornendo alcune righe chiarificatrici su ciò che gli stakeholder stanno per leggere. Un esempio di prefazione potrebbe essere: "Questo business case fornisce soluzioni per l'iniziativa della Logistics Company di migliorare le comunicazioni interne."

Quindi, vorrai elencare l'indice. Questo permette ai lettori di scorrere e navigare direttamente alla pagina che stanno cercando.

Sommario esecutivo

Anche se il tuo sommario esecutivo è posizionato molto presto nel business case, è l'ultima cosa che dovresti scrivere. Un sommario esecutivo è una breve sintesi di tutto ciò che il lettore sta per apprendere.

Vorrai avere tutte le tue ricerche e scoperte completate prima di scrivere il tuo sommario esecutivo.

Introduzione o breve descrizione del progetto

Ora che hai fornito agli stakeholder una breve panoramica, è il momento di entrare davvero nei dettagli su cosa sia questo progetto e perché sia importante. Nell'introduzione, definirai il progetto e fornirai motivazioni sul perché sia un'impresa importante per la tua organizzazione.

Domande a cui rispondere nell'introduzione includono, ma non sono limitate a:

• Quale problema aziendale stai cercando di risolvere?
• Quale obiettivo stai cercando di raggiungere?
• Come intendi raggiungerlo?
• Perché questo progetto è necessario?

Inoltre, non aver paura di discutere la storia di questo progetto. Come è nato? Il tuo team sta davvero lottando in un'area e questo progetto è il modo sicuro per recuperare da recenti fallimenti?

Identificare questo immediatamente aiuta gli stakeholder a comprendere l'importanza del tuo business case.

Opzioni

Gli stakeholder vogliono sapere che hai pensato a tutte le possibili soluzioni a questo problema aziendale. Per questo motivo, è una pratica standard includere soluzioni alternative nel business case.

Qui, delineeresti gli altri modi in cui pensi che questo problema potrebbe essere risolto efficacemente.

Benefici e vincoli

Anche se è tedioso, dovrai ricercare e comunicare i benefici e i vincoli di ogni opzione che hai pensato. Prima di approvare un piano, il tuo team di gestione vorrà sapere in cosa potrebbero imbattersi.

Un esempio di vincolo potrebbe essere che un'opzione costa significativamente più delle altre e richiederebbe un maggiore supporto finanziario.

Un beneficio di un'opzione sarebbe che l'implementazione di una soluzione ridurrebbe il carico di lavoro di un team della metà.

Piano del progetto

È in questa sezione successiva del business case che un PM comunica quale soluzione preferisce e pensa che meglio raggiungerebbe gli obiettivi e gli scopi menzionati.

Se come project manager hai una soluzione su cui ti senti fortemente, questa è la tua occasione per renderla la più attraente per gli stakeholder. Certo, sii veritiero, ma hai sicuramente l'opportunità di dipingere con i tuoi pennelli qui.

Una volta che hai reso chiara la tua decisione, mostra ai tuoi decisori come intendi portare avanti questa soluzione. Dimostra che hai fatto le tue ricerche e non solo preferisci questo piano, ma sai esattamente i passi che prenderesti per realizzarlo.

Analisi

Nella sezione analisi del business case, devi arrivare al sodo. Qui delinei quanto tempo richiederà il progetto, l'impatto che avrà e quanto pensi che costerà. Assicurati di includere traguardi del progetto nella tua timeline.

Quali risorse sono necessarie? Un'idea comporta il noleggio di una flotta di jet privati? Le risorse influenzeranno il costo, quindi assicurati di elencarle in dettaglio.

Inoltre, assicurati di includere un'analisi costi-benefici con la descrizione del tuo budget. Questo dimostra che hai fatto le tue ricerche e non stai solo lanciando numeri a caso ai tuoi decisori.

Oltre a un business case, potrebbe esserti utile creare un rapporto di analisi della concorrenza per capire contro cosa ti stai confrontando. 

Rischi e opportunità

Proprio come hai delineato i benefici e i vincoli, ora dovresti delineare i rischi e le opportunità associati ai vari progetti che hai suggerito. Una delle tue campagne di marketing potrebbe essere percepita come "troppo audace"? Dillo.

Potrebbe anche generare più coinvolgimento e ricavi di qualsiasi campagna di marketing che hai perseguito in passato? Dillo anche questo.

Case closed

Una volta che tu e la gestione avete deciso quale sia il miglior corso d'azione, è il momento di mettersi in moto! Il business case è solo il primo di molti documenti e passi intrapresi nel ciclo di vita del progetto.

Per saperne di più sulla gestione dei progetti, dai un'occhiata a 29 Modelli Gratuiti di Gestione dei Progetti per Agenzie Creative, Esempi di Business Case per Ogni Settore, e scopri di più sul ciclo di vita del progetto.