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Résumé et Pertinence pour Covid-19 Le partage de bureau est une solution pour les réservations de bureaux. Il est devenu de plus en plus pertinent pendant la pandémie de Covid-19 avec ses réglementations comme les distances de sécurité. Les administrateurs de bureau peuvent se conformer aux dernières politiques en augmentant ou en diminuant le nombre de bureaux disponibles. Certaines entreprises se sont développées pendant la pandémie, embauchant des travailleurs en télétravail. Les nouveaux travailleurs n'ont pas obtenu de bureau dédié et il n'y a tout simplement pas assez d'espace pour tout le monde. De plus, tout le monde dit : « Le télétravail est là pour rester ». Pourquoi se soucier de créer plus d'espace de bureau ? Il suffit de s'assurer d'éviter la sur-réservation les jours populaires et de surveiller l'utilisation des bureaux. Un autre cas pour de nombreuses entreprises à travers le monde est : 2020-2021 ne s'est pas déroulé comme prévu. Si vous devez réduire l'espace de bureau en raison de la réduction des coûts, le partage de bureau est la solution parfaite pour soutenir le travail hybride. Avec la solution de partage de bureau, les utilisateurs voient facilement les bureaux disponibles en temps réel sur le navigateur ou via des écrans dédiés sur place. La réservation couvre la situation de passage pour les prochaines heures et soutient les utilisateurs qui aiment planifier les prochaines semaines depuis chez eux. Ces derniers peuvent effectuer des réservations multiples pratiques pour les jours où ils prévoient de visiter le bureau. La solution peut être déployée sur la base de programmes comme O635, Microsoft Exchange ou Google Workspace (anciennement GSuite). Mais elle est capable de fonctionner sans intégrations de calendrier. Fonctionnalité La vue principale offre une orientation visuelle sur le plan d'étage incluant des objets d'orientation personnalisés comme des portes, des murs, des photocopieuses. Cette vue montre des éléments rouges et verts, indiquant le statut de réservation des bureaux ou postes de travail. À chaque étage, les clients peuvent choisir d'exploiter de grands écrans d'aperçu ou des tablettes. Tous les utilisateurs peuvent également accéder aux plans d'étage sur leurs PC/smartphones. Les utilisateurs se posent la question « Quel bureau est libre pour combien d'heures ? » ou « Où est le bureau que j'ai réservé hier ? ». Dans une réservation de passage, les utilisateurs peuvent vérifier la disponibilité en fonction des créneaux horaires ou consulter le plan de disposition. C'est une recherche visuelle d'espace libre. Un autre cas d'utilisation pris en charge ici est : « 26 des 40 bureaux sont libres mais je veux m'asseoir près de mon chef d'équipe que je peux voir là-bas ». La réservation se fait en appuyant sur le bureau. La réservation pour les jours futurs fonctionne généralement de manière à ce que les utilisateurs spécifient l'emplacement et le jour. Les tables libres peuvent être reconnues par leur couleur verte. Grâce à un codage couleur supplémentaire, il est apparent si un bureau est occupé pour la journée entière, réservé uniquement pour le matin ou pour l'après-midi. Les réservations des collègues sont listées avec leurs noms. Sélectionnez et confirmez - c'est fait. S'il y a des exigences particulières pour le lieu de travail, elles peuvent être appelées via des informations supplémentaires (par exemple, deux moniteurs ou un équipement spécifique). Des photos peuvent également être stockées. Les réservations acceptées sont confirmées par e-mail et incluent des liens pour importer des entrées de calendrier pour Outlook, Google Calendar ou d'autres programmes clients. Options de Mise à Niveau Avancées Si l'on est arrivé aux derniers mètres, il existe d'autres concepts pour soutenir l'orientation ou afficher le statut. Des mini-écrans optionnels montrant le statut de réservation sur chaque bureau - similaire à un panneau de porte de salle de réunion numérique. Certains clients préfèrent avoir un écran de tablette pour un groupe de bureaux à l'intérieur du bureau ouvert. Pour économiser sur les coûts matériels pour les tablettes, des boîtiers Android pourraient également être mis en œuvre. Ceux-ci sont connectés aux moniteurs existants en tant que source d'entrée HDMI secondaire. Une autre option est d'intégrer des LED programmables autonomes de tiers pour donner de la visibilité à distance. Selon les exigences du client, l'occupation peut être traitée à l'aide de capteurs. La solution peut être déployée en une journée. Dans les grands environnements de bureau avec des centaines de bureaux, il faut une approche de projet pour satisfaire les exigences individuelles comme les intégrations avancées.

Meeting Room Schedule

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Le calendrier de salle de réunion est une solution logicielle pour gérer les salles de réunion sur des affichages de porte. Il fonctionne sur des tablettes Android montées au mur à côté de la porte de votre salle de réunion. Vous pouvez facilement réserver des salles depuis la tablette pour des réunions spontanées ou pour des événements futurs. Il vous offre une vue d'ensemble de toutes les salles disponibles, fournissant des informations sur les créneaux horaires de réunion libres. Il intègre des calendriers de ressources comme Office3365, MS Exchange ou Google Workspace (anciennement GSuite). Aucun outil supplémentaire n'est requis pour les réservations PC depuis Outlook ou Google Calendar. Travaillez comme vous le faisiez auparavant et obtenez plus de fonctionnalités sur l'affichage de la porte. En attendant le début de votre réunion et en vous demandant qui va se joindre ? Vérifiez le statut d'acceptation des participants. Si vous gérez vos salles avec du papier, vous serez surpris de voir combien de temps cette solution va vous faire gagner. Pensez à tout le travail pour chaque changement. Au lieu de cela, vous pouvez mettre à jour l'affichage en quelques clics et les changements sont affichés en temps réel. Votre personnel administratif peut se concentrer sur l'essentiel et vous économiserez des tonnes de papier. L'équipe de restauration peut accéder aux informations sur l'événement et sait ce qui doit être préparé. Cela aide également vos visiteurs à trouver la bonne salle et affiche le calendrier général pour un événement plus important. Les pertes de temps typiques sont les doubles réservations ou d'autres conflits de réservation dus à une mauvaise organisation ou à un manque de transparence dans les plans d'occupation. Les affichages de porte évitent ces problèmes en affichant l'occupation des salles mise à jour en temps réel, les processus de réservation directement sur l'affichage ou même l'annulation automatique d'une réservation en cas de non-utilisation, ce qui conduit à une utilisation significativement meilleure des salles. Nous, en tant que Schedule Display, offrons des solutions pour les tablettes basées sur Android. Nous proposons de préférer les affichages professionnels aux appareils grand public ou aux solutions basées sur l'encre électronique. Nous sommes convaincus qu'un affichage tactile interactif en couleur avec une bonne résolution offre la meilleure fonctionnalité pour les réservations de salles. Le client a la plus grande flexibilité à long terme car ce choix offre la plus grande variété de fournisseurs de logiciels et les extensions fonctionnelles orientées client peuvent être mises en œuvre très rapidement. Avant de prendre une décision, la solution peut être facilement testée avec une tablette grand public. Différents types d'utilisateurs finaux peuvent être impliqués dans le processus de sélection. Les tailles d'affichage les plus courantes pour les panneaux de porte sont de 7 pouces ou 10 pouces, les affichages plus grands tels que 12 pouces ou en grand format devenant de plus en plus populaires. Les grands affichages sont considérés comme le bon choix pour les grandes salles et pour les affichages montrant la vue d'ensemble de toutes les salles. Si les couloirs sont longs, les utilisateurs font face au problème suivant : la disponibilité des salles n'est visible qu'après de nombreux pas, lorsqu'ils ont atteint l'affichage. Ici, les affichages professionnels avec des LED latérales externes pour l'indication de statut (vert/rouge) offrent une bonne visibilité à distance. Si vous préférez une solution de tablette ou d'affichage avec alimentation électrique, il existe diverses options. L'alimentation peut généralement être fournie par le haut/le bas/l'arrière, selon la situation individuelle et la disponibilité de l'alimentation ou de l'Ethernet (PoE). Il existe une variété de concepts de montage et de routage de câbles. Selon le nombre de salles, qu'il s'agisse d'une nouvelle construction ou d'une mise à niveau de salle, le budget des clients, les compétences d'installation du département informatique ou des services de construction et les spécifications de la stratégie d'approvisionnement, la réponse peut être différente.

Sign In & Visitor Register

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« Sign In & Visitor Register » est une solution numérique pour gérer les flux d'employés et de visiteurs. Surtout pour les petites et moyennes entreprises, c'est un moyen intelligent de transformer n'importe quel bureau en bureau intelligent. Pour contrôler la zone de réception et ses entrées et sorties, vous n'avez plus besoin de personnel, le logiciel prend en charge les tâches. Les principales fonctionnalités du logiciel sont le processus d'enregistrement des employés et des visiteurs. Les employés peuvent utiliser des porte-clés NFC pour s'enregistrer et se désenregistrer. Cela est particulièrement pertinent pendant la pandémie de Corona, car de nombreuses entreprises sont à l'aveugle en termes de présence. Même si beaucoup travaillent depuis leur domicile, il y a encore suffisamment de jours de présence. En cas de cas positif de COVID19, cela vous permettra de mieux comprendre les chaînes de contagion. S'il y a des exigences pour revenir au bureau par étapes, vous avez également besoin d'un outil pour évaluer les présences. Pour savoir quels visiteurs sont dans le bâtiment aujourd'hui, ils peuvent simplement s'enregistrer avec leurs données personnelles en utilisant le logiciel. Dans ce contexte, vous pouvez faire reconnaître vos directives pour les visiteurs, comme les règles corona, directement sur la tablette dans votre zone de réception. Les visiteurs sont habitués à reconnaître les directives pour les visiteurs, les fiches de sécurité et les informations sur la sécurité incendie à l'entrée. Pendant la pandémie, des questions sur l'absence de symptômes, etc., ont été ajoutées. Les employés sont également interrogés sur leur statut vaccinal ou de test, selon l'industrie et l'opération. Sur le terminal ou le kiosque, ils peuvent afficher des informations sur les précautions de sécurité et les mesures d'hygiène, celles-ci doivent être acceptées par les visiteurs sur l'écran tactile. Les employés peuvent même le faire sans contact. En plus de l'avantage visuel avec des affichages numériques individuels correspondant au design d'entreprise pour l'apparence professionnelle de votre entreprise, le logiciel évite également les longues attentes lorsqu'il y a un grand volume de personnes et offre un processus d'enregistrement rapide, ce qui rend le séjour des visiteurs beaucoup plus agréable. Bien sûr, vous pouvez également accueillir les visiteurs avec un message personnel sur l'écran. Un autre aspect important est l'évacuation d'urgence, qui est soutenue par le logiciel. Vous savez toujours qui est dans le bâtiment à tout moment. Les visiteurs sont enregistrés, tout comme l'hôte respectif. Les employés sur place sont également enregistrés via le terminal de gestion des visiteurs. Le terminal basé sur Android peut être emporté à l'extérieur. Cela permet aux agents de sécurité incendie d'effectuer des check-outs au point de rassemblement. Cela peut être fait manuellement en cochant ainsi qu'avec le lecteur de puce intégré. Si la tablette ne peut pas être évacuée, vous avez toujours accès aux données depuis d'autres appareils car toutes les informations sont enregistrées dans le cloud. Cela permet à vos employés de travailler à travers la liste de messages dans cette situation stressante sans beaucoup de foule et de bousculade. Si quelqu'un a quitté le bâtiment sans se désenregistrer, notre logiciel de gestion des visiteurs (Sign in & Visitor Register) vous aidera également. Après l'expiration d'un temps défini, les informations nécessaires seront envoyées directement par e-mail à toutes les personnes concernées. Ainsi, les visiteurs ou les employés peuvent se désenregistrer par e-mail, s'ils sont déjà partis ou ont quitté le bâtiment depuis longtemps. Cela signifie que le système dispose déjà d'une fonction de nettoyage continue. Donc, en cas d'urgence, vous avez moins d'irritations dues aux déconnexions manquantes. De plus, le logiciel possède une fonctionnalité de notification de colis. En quelques clics ou entrées de lettres dans notre solution logicielle, la personne cible est sélectionnée et la notification est envoyée. Y compris un rappel et une inclusion dans une liste d'inventaire. Les destinataires peuvent récupérer l'envoi et également le confirmer d'un simple clic. Ainsi, les employés à la porte ont une vue d'ensemble et peuvent garder leur zone libre de montagnes de colis. Le logiciel est également livré avec l'option de fournir des journaux pour des raisons de rapport. Il fournit une analyse des fréquences de visiteurs ou de l'enregistrement du temps pour les employés. Y a-t-il une corrélation entre le nombre de visiteurs et les résultats commerciaux ? Quels clients sont les visiteurs les plus fréquents ? Quels rendez-vous sont des affaires existantes ? Quels sont les nouveaux clients ? Combien de candidats y avait-il ? Ce sont des questions intéressantes pour leurs départements de vente ou de ressources humaines. Pour les employés, par exemple, la présence peut être évaluée proportionnellement via le télétravail ou les jours de présence. Si les terminaux sont également disponibles pour les employés, les temps sont également dans le système. Ainsi, rien ne s'oppose à un enregistrement du temps simple. Il est également possible d'ajouter plus de fonctionnalités et de personnaliser les rapports. Nous mettons à jour le logiciel en continu.