DigitalDrawer est un logiciel de classement numérique sécurisé sur site conçu pour aider les petites et moyennes entreprises à passer des systèmes basés sur le papier à une gestion électronique des documents efficace. En numérisant et en organisant les documents, DigitalDrawer améliore la productivité, assure la sécurité des données et optimise l'espace de bureau.
Caractéristiques clés et fonctionnalités :
- Capture de documents : Scannez rapidement des documents papier directement dans DigitalDrawer en utilisant n'importe quel scanner compatible TWAIN. Le logiciel prend en charge le balayage par lots, permettant le traitement efficace de grands volumes de documents. De plus, les utilisateurs peuvent importer des fichiers électroniques existants par glisser-déposer ou par copier-coller.
- Organisation : Utilisez une structure de dossiers familière basée sur Windows pour créer plusieurs classeurs personnalisables. Cette configuration permet aux utilisateurs de stocker et de classer les documents de manière systématique, garantissant un accès facile.
- Recherche et récupération : Profitez des capacités de recherche par mots-clés et en texte intégral, alimentées par la reconnaissance optique de caractères (OCR) automatique, pour localiser rapidement les documents. Le système indexe le texte à l'intérieur des documents, facilitant des recherches rapides et précises.
- Gestion des documents : Ajoutez des annotations telles que des surlignages, des notes, des tampons et des occultations sans altérer le fichier original. Le logiciel offre également un contrôle de version pour les documents Microsoft Word et Excel, permettant aux utilisateurs de revenir aux versions précédentes si nécessaire.
- Sécurité : Mettez en œuvre des contrôles d'accès basés sur les autorisations pour restreindre l'accès aux documents aux utilisateurs autorisés. Surveillez l'activité du système et l'accès aux documents grâce à des pistes d'audit complètes. Les documents sont stockés en utilisant le cryptage AES 128 bits, assurant la protection des données et la conformité avec des réglementations comme HIPAA.
Valeur principale et solutions fournies :
DigitalDrawer répond aux défis associés à la gestion des documents physiques en offrant un système de classement électronique centralisé, sécurisé et efficace. Il élimine le besoin de stockage physique, réduit le risque de perte ou de dommage des documents et améliore la sécurité des données. En rationalisant les processus de capture, d'organisation et de récupération des documents, DigitalDrawer améliore considérablement l'efficacité opérationnelle, permettant aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales sans le fardeau de la gestion manuelle des documents.
