J'aime comment le logiciel est très axé sur le numérique. Non seulement vos gestionnaires de propriété peuvent approuver les factures directement sur le site, mais aussi, la facture peut même être payée, directement, en utilisant CondoWorks ! Plus besoin d'imprimer des chèques à votre bureau ou d'attendre que vos signataires les signent. Tout est fait numériquement et imprimé à distance. Ou, si votre banque permet également le virement électronique, CondoWorks le fait aussi. De plus, la façon dont les factures sont organisées sur le site correspond à nos besoins.
Non seulement cela, pour prouver que la technologie de CondoWorks a répondu à nos besoins, vous, ou même vos fournisseurs, pourriez simplement télécharger les factures vous-même pour que leur parseur IA détecte toutes les informations telles que la date, le numéro de facture et le montant dû ! Cela fait gagner beaucoup de temps à tout le monde.
La page de mise en page principale où vous voyez les factures, les fournisseurs et les paiements est facile à comprendre et à naviguer ; bien que simple, c'est un excellent moyen pour un logiciel comme celui-ci de commencer. Le site propose même une fonctionnalité de téléchargement en masse, qui nous permet de télécharger toutes les factures présentes avec nos filtres de recherche, puis nous les avons toutes en format .pdf pour le classement. J'utilise cela pour filtrer par mois pour notre rapport de factures payées de fin de mois. Il y a aussi un système de "Commentaires" où tout utilisateur peut commenter une facture, et @Tag d'autres pour qu'ils reçoivent une notification par e-mail de ce qu'ils ont à faire avec la facture/paiement. C'est génial car cela remplace les post-it sur les factures papier.
Le logiciel est très convivial en ce sens qu'il est facile non seulement pour nous, client de CondoWorks, de l'utiliser mais aussi pour nos fournisseurs, qui viennent d'en entendre parler par nous ! Ils reçoivent un e-mail qui leur explique les étapes pour utiliser le logiciel afin qu'ils puissent télécharger les factures eux-mêmes pour que nous les voyions de là. Il est même possible d'inscrire un membre du conseil de copropriété tiers à CondoWorks pour qu'il puisse utiliser le logiciel pour approuver les factures si nécessaire. Le site est vraiment conçu pour tout le monde !
Le service client de ce système est très utile et ils répondent réellement à nos besoins lorsque nous les sollicitons. Braedon Hebert et Ethan Siu sont d'excellents représentants du service client, et peu importe ce dont nous avons besoin, ils nous aident et sont toujours heureux de le faire.
Notre entreprise, Assertive Northwest Property Management, a vu cette opportunité comme étant équivalente à l'embauche d'un autre employé, et avec ce que CondoWorks offrait en comparaison,
Dans notre ère numérique qui définit notre siècle actuel, un logiciel comme CondoWorks qui remplace notre ancienne méthode standard de comptabilité dans l'industrie : Attendre que les factures nous soient envoyées par e-mail/courrier, approuver les factures en personne, entrer les données dans notre logiciel de comptabilité manuellement, imprimer des chèques, conserver des copies papier des factures, est quelque chose que nous devons commencer à utiliser. Sans cela, c'est comme si nous étions encore à l'âge du bois. Mieux vaut tard que jamais. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.
Jusqu'à présent, parce que le système est encore si nouveau, il a encore besoin de nouvelles fonctionnalités. Le système n'est capable que de gérer deux comptes bancaires—fonds d'exploitation et de réserve. Ici en Colombie-Britannique, les stratas nécessitent des comptes bancaires de prélèvement spécial séparés. Cependant, ce n'est pas un problème que CondoWorks ne prenne pas encore en charge cela ; nous contournons ce problème en définissant "Skip Payment" sur la facture sur CW, puis en imprimant le chèque à partir de notre logiciel de comptabilité à partir du bon compte bancaire de prélèvement.
Un autre problème est que si vous êtes inactif sur le site pendant environ 15 minutes, la session expire et vous devez toujours vous reconnecter. Cela peut devenir agaçant et nous espérons qu'ils ajouteront une option pour prolonger le temps pour cela. 60 minutes est un temps plus raisonnable car bien que nous traitions avec des clients coûteux et leurs actifs monétaires, il n'y a pas un grand risque qu'un utilisateur indésirable fasse quelque chose de mal—du moins dans notre bureau.
Un autre problème est que la fonctionnalité "Description automatique de la facture" n'ajoute que le mois de la facture au format numérique. Ce que nous espérons pour l'avenir, c'est que les descriptions soient un modèle que nous écrivons dans les options du fournisseur, et tout ce que le parseur fait est de faire correspondre le mois au format texte. Par exemple : "Entretien paysager mensuel Mai/2021", où dans les options, nous écririons "Entretien paysager mensuel MMMM/YYYY".
Enfin, quoi qu'il arrive, si vous inscrivez l'un de vos fournisseurs à CondoWorks, ils recevront une notification par e-mail à ce sujet. Souvent, dans notre monde de courriers indésirables, de promotions non désirées, il n'est pas facile pour nos fournisseurs de savoir si c'est légitime ou non, alors ils viennent se plaindre à nous. Cependant, notre remède pour cela est de les informer du service à l'avance. C'est en fait toujours une bonne chose car nous voulons que nos fournisseurs l'utilisent parce que dans le futur, tout le monde saura ce qu'est CondoWorks et l'utilisera ! Avis collecté par et hébergé sur G2.com.
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