Recommandations à d’autres personnes envisageant Emburse Invoice Enterprise:
Depuis la mise en service de Chrome River EXPENSE et INVOICE, nous avons pu rationaliser nos processus de travail avec une solution automatisée sans papier qui profite à l'organisation financière et à nos partenaires commerciaux. Je recommanderais vivement Chrome River à toute organisation cherchant à automatiser entièrement ses processus actuels de dépenses et de facturation. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.
Quels sont les problèmes que Emburse Invoice Enterprise résout, et en quoi cela vous est-il bénéfique?
Janney avait un processus long et manuel pour la gestion des dépenses. Après qu'un employé ait complété manuellement une feuille de calcul Excel avec les dépenses par poste, elle était envoyée pour approbation à une ou plusieurs personnes. Le processus de routage consistait à déposer la feuille sur le bureau de l'approbateur et à envoyer le rapport de dépenses approuvé par courrier interne au siège des comptes fournisseurs (AP). AP était responsable de l'audit des rapports pour vérifier l'exactitude, les entrées en double, la conformité, les approbations et les allocations de centre de coûts/GL. Ce n'était qu'après qu'AP ait reçu les rapports qu'ils pouvaient être suivis. Le flux de travail des factures était tout aussi manuel et chronophage. Les factures étaient envoyées directement au siège ou envoyées à l'un des 108 gestionnaires de succursales satellites. Les factures étaient approuvées manuellement et envoyées à AP par courrier interne pour traitement. Le traitement comprenait la numérisation et l'entrée dans le système financier Microsoft Dynamics. Souvent, AP devait envoyer la facture à un autre département pour approbation. Les factures n'étaient pas suivies—il n'y avait donc pas de transparence quant à ce qui était « en attente d'approbation », rendant la fin de mois assez difficile.
La transition des feuilles de calcul à une solution entièrement automatisée basée sur le cloud a résolu les problèmes que Janney voulait résoudre. Avec un processus AP sans papier et centralisé, tout est envoyé directement à un e-mail centralisé auquel le personnel AP peut accéder. Les rapports de dépenses et les factures peuvent être suivis tout au long du processus de flux de travail, offrant plus de transparence pour les employés et AP. Avec un flux de travail automatisé de conformité et de routage d'approbation via le moteur de règles métier, les dépenses non conformes sont signalées et les autres continuent à travers le processus de routage d'approbation sans retarder l'ensemble du rapport de dépenses. Faire respecter la conformité dès le départ rend le processus d'audit beaucoup plus rapide et plus simple. Les rapports de dépenses sont traités beaucoup plus rapidement et les membres de l'équipe sont remboursés plus rapidement—rendant les employés plus heureux. Avant l'automatisation des flux de travail, des semaines s'écoulaient avant qu'une facture ne soit approuvée et transmise à AP pour paiement. Avec Chrome River INVOICE, les factures sont automatiquement transmises au propriétaire de l'entreprise beaucoup plus rapidement et le suivi est disponible tout au long du processus de flux de travail. Avis collecté par et hébergé sur G2.com.
