Driversnote pour les équipes est une application de suivi de kilométrage conçue pour les entreprises qui remboursent les employés pour l'utilisation de leurs véhicules personnels.
Elle combine le suivi automatique du kilométrage, des rapports structurés et une gestion centralisée de l'équipe sur une seule plateforme — aidant les organisations à documenter le kilométrage avec précision et à traiter les demandes de remboursement de kilométrage plus efficacement.
Suivi automatique et flexible du kilométrage
Driversnote peut enregistrer les trajets automatiquement en arrière-plan en utilisant le GPS du smartphone ou le Bluetooth (iBeacon). Les conducteurs n'ont pas besoin de démarrer ou d'arrêter manuellement le suivi pour chaque trajet, mais les trajets peuvent également être ajoutés ou modifiés manuellement si nécessaire.
Chaque journal de kilométrage inclut :
- Date et heure
- Lieux de départ et d'arrivée
- Distance parcourue
- But du trajet
- Notes facultatives
Cette structure aide à réduire les erreurs de journalisation manuelle et à améliorer la cohérence dans la documentation du kilométrage.
Driversnote prend également en charge les relevés d'odomètre facultatifs. Les conducteurs peuvent entrer manuellement le kilométrage total de leur véhicule pour ajouter une couche supplémentaire de documentation. Les relevés d'odomètre peuvent être utiles dans les scénarios de véhicule d'entreprise ou d'utilisation mixte, ou lorsque des documents de carnet de bord plus détaillés sont requis. Les entrées d'odomètre sont facultatives et non requises pour les flux de travail standard de remboursement de kilométrage professionnel.
Catégorisation claire et journaux organisés
Les trajets peuvent être catégorisés (par exemple, professionnel ou personnel), aidant à séparer le kilométrage remboursable du kilométrage non remboursable.
Toutes les données de kilométrage sont organisées en journaux structurés conçus pour répondre aux exigences courantes de documentation fiscale. Les rapports peuvent soutenir le traitement de la paie, les remboursements et la documentation d'audit.
Options de rapport et d'exportation
Driversnote fournit un tableau de bord basé sur le web où les rapports soumis peuvent être examinés et gérés.
Les administrateurs et les gestionnaires peuvent :
- Voir les rapports soumis
- Filtrer par employé, plage de dates ou statut
- Approuver ou rejeter les rapports
- Télécharger les rapports au format Excel ou PDF
Les rapports exportés peuvent être partagés avec les systèmes de paie, de comptabilité ou de dépenses.
Des taux de remboursement personnalisés et des périodes de rapport flexibles (par exemple, hebdomadaire, bimensuel, mensuel, trimestriel) peuvent être configurés pour s'aligner sur les processus de paie internes.
Gestion d'équipe et rôles
Driversnote prend en charge les configurations d'équipe multi-utilisateurs avec :
- Rôles d'administrateur et de gestionnaire
- Gestion des licences
- Facturation centralisée
- Accès aux rapports à l'échelle de l'équipe
Seuls les rapports soumis sont visibles par les gestionnaires. Les conducteurs conservent le contrôle de leurs données de trajet jusqu'à ce qu'un rapport soit soumis.
Sécurisé et multiplateforme
Driversnote est disponible sur iOS, Android et bureau. Les données de kilométrage sont stockées en toute sécurité, et des contrôles de confidentialité sont intégrés dans le flux de travail de rapport. L'application mobile est destinée aux conducteurs et le web
Driversnote pour les équipes simplifie le suivi du kilométrage des employés et les demandes de remboursement de kilométrage avec des rapports structurés et une supervision centralisée — sans la complexité de la télématique de flotte.
Vendeur
Driversnote ApSDiscussions
Communauté de DriversnoteLangues prises en charge
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Aperçu par
Kristian Toft