Audit de bail

Qu'est-ce que l'audit de bail ?

L'audit de bail est le processus d'audit des baux immobiliers d'une entreprise pour identifier les moyens par lesquels l'entreprise peut économiser de l'argent. C'est particulièrement bénéfique pour les entreprises qui louent des biens dans de nombreuses villes, car cela est difficile à gérer. Soit des courtiers, soit des logiciels fournissent l'audit de bail.

L'audit de bail fait partie du programme de maîtrise des coûts d'une entreprise. Le but de l'audit de bail est d'évaluer si l'entreprise paie trop pour les baux immobiliers et est généralement effectué à l'aide de logiciels de gestion de bail. Cela signifie que l'objectif de l'audit de bail n'est pas de modifier les transactions de bail de l'entreprise, c'est simplement un moyen de s'assurer que l'entreprise ne paie pas trop.

Payer trop est un phénomène courant parmi les locataires car la plupart des entreprises ne prêtent pas une attention particulière aux factures et paient accidentellement plus que ce qui est dû. Même le moindre surpaiement peut s'accumuler au cours d'un bail à long terme. L'audit de bail aide les entreprises à éviter de faire les mêmes erreurs année après année.

Types de services d'audit de bail

Les services professionnels d'audit de bail sont proposés sur une base horaire, fixe ou de contingence. Bien que la structure tarifaire varie, les services restent les mêmes.

• Frais horaires : Similaire à la structure tarifaire d'un cabinet d'avocats. L'entreprise paie les frais horaires fixés, quel que soit le résultat.
• Frais fixes : Calculés en estimant le temps nécessaire pour réaliser l'audit et sont également dus quel que soit le résultat.
• Frais de contingence : C'est l'approche sans risque basée sur le résultat. Le cabinet d'audit prend un pourcentage des réductions de loyer accordées au locataire.

Les logiciels d'audit de bail sont souvent utilisés par les cabinets pour rationaliser le processus d'audit. Un échantillon de la comptabilité des baux de l'entreprise est téléchargé dans le logiciel pour auditer les dépenses ou mesurer les calculs pour les baux révisés.

Avantages de l'audit de bail

L'audit de bail est un moyen pour les entreprises de réduire les dépenses de loyer et d'informer les décisions concernant le renouvellement des baux. Il aide également les entreprises à identifier quand elles sont surfacturées pour les transactions de bail. Certains des principaux avantages de l'audit de bail sont :

• Identifier les erreurs de facturation. Les propriétaires font souvent des erreurs lors de la facturation des frais d'exploitation. L'audit de bail identifie ces erreurs et donne aux entreprises l'opportunité de récupérer les coûts.
• Reconnaître quand les dépenses sont trop élevées. L'audit de bail montre aux entreprises si leurs dépenses sont conformes aux estimations initiales. Si les dépenses sont supérieures aux estimations fournies lors de la signature du bail, les entreprises peuvent utiliser l'audit de bail pour résoudre ce problème.
• Informer les décisions de renouvellement de bail. Les dépenses s'accumulent au cours d'un bail de plusieurs années. L'audit de bail est une bonne étape de maîtrise des coûts pour les entreprises avant de renouveler un bail.
• Réduire les dépenses locatives globales. L'audit de bail est un moyen pour les entreprises d'économiser de l'argent sur les transactions de bail en éliminant les surfacturations et en suivant l'évolution des frais d'exploitation.

Éléments de base de l'audit de bail

Le processus d'audit de bail implique le bail et toutes les données comptables liées au bail. Un audit de bail complet examine tous les aspects pertinents du bail et des transactions connexes, y compris les éléments suivants :

• Calculs de l'année de base
• Vérification de la mesure de l'espace
• Assurance
• Part proportionnelle
• Calculs de majoration
• Réconciliations annuelles, frais d'exploitation et frais de gestion des espaces communs
• Indices d'escalade
• CVC et services publics
• Coûts liés à l'occupation et rétrofacturations
• Dépenses de bail non autorisées et dépenses en capital
• Charges spécifiques au locataire et charges supplémentaires
• Audit énergétique

Meilleures pratiques d'audit de bail

L'audit de bail est chronophage et technique. Bien que les entreprises puissent avoir des employés capables de réaliser un audit de bail, allouer ces ressources à l'audit de bail n'est pas toujours la meilleure décision.

Parfois, il vaut mieux externaliser. Voici les deux principales meilleures pratiques d'audit de bail à considérer :

• Chercher de l'aide professionnelle. L'audit de bail est compliqué, et des connaissances spécialisées en location commerciale et en comptabilité sont indispensables pour des résultats optimaux. Certains baux nécessitent même un CPA pour que les audits de bail soient considérés.
• Auditer régulièrement. Certains baux considèrent une facture correcte si elle n'est pas contestée dans un délai déterminé. Dans ce cas, un audit régulier est nécessaire pour anticiper les erreurs potentielles.

Audit de bail vs. comptabilité de bail

La comptabilité de bail est le processus que les entreprises utilisent pour enregistrer les impacts financiers de toutes les activités liées aux baux. Selon certaines classifications, les baux doivent être enregistrés dans les états financiers de l'entreprise par le biais de la comptabilité de bail.

Alors que la comptabilité de bail suit l'impact financier des transactions de bail, l'audit de bail s'assure simplement que les entreprises ne paient pas trop pour ces transactions.

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