Gestion d'exposition

Qu'est-ce que la gestion d'exposition ?

La gestion d'exposition fait référence au processus de développement, de planification et d'exploitation des expositions tout en offrant une expérience fluide pour les sponsors, les exposants, les participants et les clients. La planification de la gestion d'exposition implique la planification du plancher d'exposition, la promotion des exposants, la collaboration avec les artistes, la planification des parrainages et le développement de la stratégie d'exposition. D'autres domaines nécessitant une attention incluent la logistique, la gestion des opérations et l'installation sur site de l'exposition.

Les logiciels de gestion d'événements sont dotés de capacités de gestion d'exposition et aident les exposants à :

• Concevoir et partager le plan du plancher d'exposition
• Rationaliser les opérations et la logistique du lieu
• Gérer les candidatures des exposants et des sponsors
• Télécharger, récupérer et gérer des documents et des formulaires
• Gérer le personnel et planifier les itinéraires pour toute l'équipe
• Augmenter le volume de commandes avec un module de commerce électronique dédié
• Gérer les ventes et les partenariats avec un module de gestion de la relation client (CRM)

Logiciel Gestion d'exposition

Logiciel mentionnant gestion d'exposition comme fonctionnalité ou terme.

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Types d'expositions

Les expositions commerciales et non commerciales nécessitent de solides compétences en gestion d'exposition pour atteindre le bon public, créer une notoriété de marque, améliorer l'image de marque et vendre des produits. Selon le type de public, les organisateurs classent les expositions dans les types suivants :

• Exposition commerciale : Une plateforme pour les fabricants spécifiques à une industrie pour présenter et démontrer des produits et services aux membres de l'industrie et aux investisseurs. Ces expositions sont également connues sous le nom d'expositions commerciales.
• Exposition grand public : Permet à différentes industries d'exposer leurs produits, prototypes et inventions aux acheteurs potentiels et au grand public. Les expositions grand public sont également connues sous le nom d'Expos.
• Exposition d'art : Présente des objets d'art, de l'art des nouveaux médias, de l'art interactif, des performances ou des sculptures pour le public et les artistes. Elle a généralement lieu dans des galeries ou des musées.
• Exposition interprétative : Expose des objets scientifiques et historiques qui nécessitent l'interaction et l'implication des visiteurs pour l'interprétation.
• Exposition numérique : Visionnage numérique d'expositions physiques, de galeries d'art, de musées et d'autres lieux culturels pour des expériences en ligne, interactives et multimédias.

Considérations pour la gestion d'exposition

Les planificateurs d'expositions ont beaucoup à considérer en fonction de la nature, de la capacité, de la sécurité, du style d'installation et du mode d'une exposition. Certaines considérations clés lors de la planification et de la gestion des expositions sont :

• Logistique : Considérer les besoins en espace, la technologie interactive, la signalétique et les procédures de santé et de sécurité avant de planifier une exposition
• Timing : Déterminer le bon moment, comme les jours de la semaine ou les mois de l'année
• Besoins audiovisuels (AV) : Évaluer les besoins en microphone, ordinateur portable, chevalet, téléconférence, écran de présentation et moniteur
• Gestion des intervenants : Se connecter avec les intervenants et les panélistes de l'exposition
• Marketing : Superviser la production de matériel promotionnel et de communication

Meilleures pratiques de gestion d'exposition

Organiser des expositions bien planifiées nécessite que les gestionnaires d'exposition se préparent à l'avance, établissent un dialogue avec toutes les parties et suivent les meilleures pratiques essentielles pour améliorer l'expérience des visiteurs.

• Définition des objectifs et suivi du budget : Aligner les objectifs de l'exposition avec les objectifs commerciaux établit la base de la planification de l'exposition et des repères de mesure de la performance. Planifier un budget et des objectifs d'événement aide les gestionnaires d'exposition à suivre les dépenses et à calculer le retour sur investissement (ROI).
• Exploiter les outils d'automatisation : Organiser de grandes expositions nécessite que les gestionnaires d'exposition jonglent avec plusieurs tâches. Choisir les bons outils de gestion d'événements les aide à automatiser les tâches manuelles et à augmenter la productivité. Ces outils peuvent gérer différents aspects de la planification d'exposition tels que la billetterie, les webinaires, le streaming en direct, le marketing, la gestion des participants, l'enregistrement, le réseautage, l'analyse et les retours sur l'exposition.
• Ravissement des participants : Trouver des moyens d'augmenter l'engagement et la satisfaction du public est la clé d'un spectacle réussi. Les expositions utilisent des sondages, des questions-réponses, des chats en direct et la gamification pour engager les visiteurs.
• Créer des expériences personnalisées et mémorables : Personnaliser les parcours de bout en bout ravit les participants et les incite à assister aux expositions à venir. Les agendas personnalisés, les rencontres et les sessions de réseautage thématiques sont d'excellents moyens de personnaliser les expositions et de créer des souvenirs.

Gestion d'exposition vs gestion d'événement

Il est courant de confondre la gestion d'exposition avec la gestion d'événement, mais les deux termes sont différents.

La gestion d'exposition implique la planification et l'exécution d'un type spécifique d'événement, c'est-à-dire une exposition. Gérer des expositions nécessite de gérer les éléments créatifs, logistiques et techniques d'une exposition.

La gestion d'événement fait référence à la planification d'un événement quel que soit son type. Souvent connue sous le nom de planification d'événements, la gestion d'événements implique la gestion de la logistique, la gestion de projets et la coordination avec différents intervenants. Un gestionnaire ou un planificateur d'événements conçoit, installe et exécute un événement.