Charge à payer

Quelles sont les charges à payer ?

Les charges à payer, également appelées passifs courus, sont des dépenses reconnues dans le bilan d'une entreprise après que le passif a été engagé mais avant que le paiement ne soit effectué. L'enregistrement de ces dépenses dans un bilan permet aux entreprises d'évaluer plus précisément leurs états financiers et de rationaliser la gestion financière avec des logiciels de comptabilité. 

Les charges à payer représentent des paiements et des passifs futurs. Elles sont enregistrées comme passifs courants dans un bilan. Dans certaines situations, les charges à payer peuvent être une estimation d'un approvisionnement futur de biens ou de services. 

Comment fonctionnent les charges à payer ?

Dans le livre financier d'une entreprise, les charges à payer sont enregistrées comme des passifs courants à payer immédiatement ou dans le futur. 

Alors, qu'est-ce qui compte comme une charge à payer ?

Un exemple de charge à payer est lors de l'achat de biens ou de services. Dans cette situation, l'équipe financière d'une entreprise effectue des entrées distinctes dans un système de gestion financière. Dans certains cas, ces entrées aident à estimer les dépenses jusqu'à la réception d'une facture finale. Il est intéressant de noter que les entreprises calculent le revenu accumulé indépendamment du fait qu'elles ne l'ont pas encore reçu.

Un autre exemple est lorsqu'une organisation utilise un service de nettoyage, mais que l'entreprise de nettoyage ne facture qu'à la fin du mois, l'organisation marque cela comme une charge à payer dans ses livres financiers. Les coûts sont accumulés jusqu'à ce qu'ils soient réglés, et peuvent prendre la forme de :

• Salaire : Étant donné que la plupart des entreprises paient leurs employés dans les premières semaines du mois, les salaires sont enregistrés comme "accruals" le mois précédent. 

• Impôt : Les entreprises paient des impôts vers la fin d'un exercice fiscal. Les impôts sont accumulés pendant douze mois. 

• Intérêt : Si les entreprises ont contracté des prêts, les paiements d'intérêts s'accumulent jusqu'au moment du paiement. 

Avantages des charges à payer

Les charges à payer offrent de nombreux avantages, allant de la fourniture d'une image financière claire à une grande précision. Voici quelques-uns de ses avantages : 

• Fournit une image financière complète : La méthode de comptabilité d'engagement fournit une image complète et précise des transactions financières d'une entreprise. Cela aide les entreprises à comprendre à quel point elles sont rentables, d'où proviennent les bénéfices et comment les dépenses sont utilisées. 

• Préférée par les parties prenantes : Les actionnaires et les investisseurs préfèrent consulter les états financiers d'une entreprise en utilisant la méthode de comptabilité d'engagement. Étant donné que les rapports d'engagement fournissent une image plus claire du flux de revenus d'une entreprise, ils sont préférés.

• Une meilleure méthode pour budgétiser : Les charges à payer permettent aux entreprises de visualiser leurs finances en temps réel. Elles peuvent mieux évaluer leur performance financière passée et planifier plus précisément pour l'avenir. 

• Elle est conforme aux GAAP : Les principes comptables généralement reconnus (GAAP) sont une norme industrielle pour les états financiers aux États-Unis. Les GAAP ne permettent que la comptabilité d'engagement. Bien que la conformité aux GAAP ne soit pertinente que pour les entreprises publiques, elle bénéficie aux petites entreprises en facilitant l'approbation des prêts et en attirant les investisseurs.

Meilleures pratiques pour les charges à payer

Bien que la comptabilité d'engagement soit simple, les entreprises peuvent suivre certaines meilleures pratiques pour simplifier encore le processus. 

• Utiliser un logiciel d'automatisation comptable : Les logiciels d'automatisation des factures permettent aux entreprises d'émettre des factures, d'accumuler des paiements, d'enregistrer des dépenses et même de gérer les rapports. Les entreprises peuvent passer de la comptabilité de caisse à l'engagement en quelques clics. 

• Budgétiser annuellement : Préparer un budget annuel est essentiel pour les charges à payer. Cela peut être fait en analysant les activités financières annuelles. 

• Surveiller de près le calendrier : Le calendrier d'une entreprise doit être surveillé de près pour les paiements en attente, les dépenses, et plus encore. Cela garantit que les équipes respectent les délais et que les paiements sont effectués rapidement sans retard. 

• Prévoir le budget : Lorsqu'il y a une différence entre l'argent en main et les dépenses réelles, les entreprises devraient créer une prévision budgétaire. Cela les aide à prendre des décisions financières critiques et éclairées. 

• Travailler avec l'équipe des opérations pour vérifier les dépenses : Revoir régulièrement les dépenses mensuelles avec l'équipe financière. L'équipe financière est généralement au courant des transactions potentiellement passées inaperçues.

• Documenter l'ensemble du processus comptable : Il est bon de documenter rapidement toutes les activités financières. Que le changement soit petit ou grand, les changements non documentés peuvent avoir un impact considérable sur la capacité d'une entreprise à prendre des décisions. Cela met toutes les équipes impliquées sur la même longueur d'onde et aide à éviter de potentielles grandes erreurs. 

Charges à payer vs. comptes fournisseurs

Les charges à payer peuvent parfois être confondues avec les comptes fournisseurs.

Les charges à payer sont enregistrées avant de recevoir une facture, tandis que les comptes fournisseurs sont saisis après. Les comptes fournisseurs obligent les entreprises à enregistrer le montant spécifique à payer. En revanche, les charges à payer sont en grande partie des estimations de ce qu'un produit ou un service coûterait à l'entreprise. De plus, les charges à payer s'accumulent au fil du temps, tandis que les comptes fournisseurs ne le font pas. 

Comptabilité d'engagement vs. comptabilité de caisse

Comme la méthode d'engagement pour enregistrer les dépenses engagées, il existe une autre méthode comptable connue sous le nom de comptabilité de caisse. Dans cette méthode, les dépenses ne sont enregistrées que lors d'un échange d'argent. Bien que plus simple, la méthode d'engagement montre une mesure plus précise de la rentabilité d'une entreprise que la méthode de caisse.

Charges à payer vs. charges différées