Il existe plusieurs façons de rédiger et d'envoyer une facture.

Vous pouvez rédiger une facture manuellement ou utiliser un logiciel de comptabilité pour en créer une. Cependant, peu importe comment vous les créez, il est important de s'assurer que vos factures incluent tout ce qui est nécessaire pour garantir des paiements rapides.

Bien que les entreprises envoient et reçoivent de nombreuses factures chaque jour, il y a un problème majeur avec les factures payées à temps. Un rapport de l'industrie de 2013 a montré que dans l'industrie de la publicité numérique :

• 6 % des factures sont payées en moins de 30 jours.

• 94 % des factures prennent plus de 30 jours pour être payées.

• 62 % des factures prennent plus de 60 jours pour être payées.

Découvrir pourquoi ces factures ne sont pas payées à temps n'est pas difficile. Dans une autre étude réalisée par la fondation de recherche sur le crédit, il a été montré que 61 % des paiements en retard sont dus à des problèmes de conformité ou administratifs tels que des factures incorrectes ou tardives.

Les données sont claires : de plus en plus d'entreprises échouent à envoyer des factures précises. Pour améliorer la santé financière de votre entreprise, il est important d'établir des pratiques de tenue de livres précises. Un avantage immédiat de l'établissement de telles pratiques est de découvrir comment envoyer des factures précises.

Qu'est-ce qu'une facture ?

À bien des égards, une facture est comme une note. La différence est qu'une facture peut fournir des informations supplémentaires telles que le nom de l'émetteur, l'adresse, les conditions de paiement, la description des articles facturables et un numéro de compte.

Une fois qu'une facture est envoyée au destinataire, elle devient un compte à recevoir. C'est le montant d'argent que vous devez pour les services ou biens reçus et montre un accord selon lequel vous paierez l'autre entreprise à une date donnée.

Il est important pour une entreprise de suivre les factures car cela fournit à son entreprise un historique de toutes les transactions de vente. Les factures aident les entreprises à tenir des livres précis, ce qui aide pour les impôts de l'entreprise à la fin de l'année.

Exemple de facture

Ci-dessous se trouve un exemple de facture et un guide sur la façon de rédiger une facture. Il inclut toutes les parties couramment trouvées sur une feuille de facture. C'est un bon format à suivre lorsque vous commencez à envoyer vos propres factures.

1.) Nom et adresse de l'entreprise :

Le tout en haut d'une facture doit toujours inclure le nom et l'adresse de l'entreprise. Que vous envoyiez une facture ou en receviez une, il est important d'identifier le nom et l'adresse physique du fournisseur si vous devez entrer en contact.

2.) Numéro et date de la facture :

En dessous du nom et de l'adresse de l'entreprise, la facture doit ensuite inclure le numéro de facture et la date à laquelle la facture a été envoyée. Le numéro de facture est un code unique attribué à chaque facture. Si une facture n'a pas de numéro de facture, elle n'est pas considérée comme un document légal. Les comptables utilisent ces numéros pour s'assurer que la facture est correctement documentée à des fins fiscales. Cela facilite également le suivi des paiements en retard.

Inclure la date sur une facture est tout aussi important. La date d'émission commence le compte à rebours de paiement pour le destinataire. Certaines entreprises incluent également une date d'échéance pour le paiement. Cela garantit que les paiements sont effectués en temps opportun et que le processus de traitement des factures se déroule sans heurts.

3.) Nom, adresse du client et solde dû :

En dessous du numéro de facture et de la date d'émission, il est important de lister le nom et l'adresse du client. La raison est simple : s'assurer que la facture parvienne au destinataire. Les utilisateurs intègrent souvent des logiciels de facturation et de facturation avec des logiciels de CRM pour stocker des informations sur les clients, les services et les transactions. Le montant du solde doit également être très clairement indiqué en haut afin qu'il n'y ait pas de divergences.

4.) Articles achetés et descriptions des articles :

En dessous du nom et de l'adresse du client, il devrait y avoir une liste des articles achetés et une description de ces articles. Assurez-vous que chaque charge est détaillée. La description n'a pas besoin d'être longue ; une simple explication devrait suffire.

Si vous voyez un problème de tarification qui pourrait potentiellement survenir, il pourrait être utile d'inclure des notes qui ajoutent aux descriptions des articles et aux détails des charges.

5.) Montant final dû avec taxes :

La dernière chose à inclure sur une facture devrait être le sous-total avec les taxes ou autres frais. Énoncer clairement toutes les charges garantit que les transactions sont claires et simples.

À retenir :

Établir un bon processus de facturation est la première étape pour garantir des paiements plus précis et rapides de la part de vos clients.

C'est aussi le meilleur moyen d'enregistrer les transactions de vente et peut aider votre équipe comptable lorsqu'elle gère les impôts à la fin de l'année.

Pour commencer à envoyer des factures dès aujourd'hui, assurez-vous de consulter notre logiciel de comptabilité et de facturation pour trouver des solutions qui peuvent automatiser le processus manuel.

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