Y a-t-il quelque chose de plus déroutant ou stressant que de faire ses propres impôts ?
Les formulaires interminables et la paperasse confuse suffisent à ébranler même le mathématicien le plus confiant. Et si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, il y a une chance que vous ayez affaire à de nouveaux documents que vous ne connaissez pas.
Bien que cela puisse sembler déroutant en surface, ces formulaires fiscaux sont très faciles à comprendre une fois que vous connaissez la différence. De plus, avec le bon logiciel de comptabilité, vous pouvez rationaliser votre processus de préparation fiscale, réduire les erreurs et économiser de l'argent.
Avez-vous besoin d'un W-9 pour un 1099 ?
Oui, un W-9 recueille des informations auprès des travailleurs indépendants, et le 1099 enregistre combien ils ont payé ce travailleur indépendant. Vous avez besoin des deux pour déclarer vos impôts.
La différence entre ces deux formulaires est simple à un niveau très élevé. Le service des impôts internes (IRS) utilise un formulaire W-9 pour recueillir des informations sur les travailleurs indépendants afin que leurs revenus puissent être déclarés à la fin de l'année. D'autre part, un formulaire 1099 est le document utilisé pour déclarer combien ce travailleur indépendant a gagné à la fin de l'année.
Quand utiliser un W-9 vs. 1099
Maintenant que vous connaissez la différence entre ces formulaires, mais quand est-il le bon moment pour les utiliser ? Lorsque vous travaillez avec un client en tant que travailleur indépendant, vous devez remplir un formulaire W-9. Ce formulaire recueille votre numéro d'identification fiscale (TIN) et d'autres informations pertinentes.
Le 1099 doit simplement être complété avec vos autres documents fiscaux avant la fin de janvier. Il est important de noter qu'il existe différents types de formulaires 1099, et vous voudrez sélectionner celui qui convient à votre travail.
Objectif de chaque formulaire
Les formulaires W9 et 1099 ont des objectifs distincts dans la déclaration fiscale :- Formulaire W9 : Ce formulaire est utilisé par les travailleurs indépendants et les freelances pour fournir leur numéro d'identification fiscale (TIN) aux clients qui déclareront leurs paiements. Le formulaire W9 aide le payeur à recueillir les informations nécessaires pour déposer une déclaration d'information auprès de l'IRS.
- Formulaire 1099 : Utilisé par les entreprises pour déclarer les paiements effectués à des non-employés, tels que les freelances, les travailleurs indépendants et autres prestataires de services. Le formulaire 1099 est soumis à l'IRS et au destinataire, détaillant les revenus reçus.
Ci-dessous, une analyse approfondie des différences entre le formulaire W-9 et le formulaire 1099 :
| Formulaire W-9 | Formulaire 1099 |
| Utilisé pour recueillir des informations fiscales auprès des travailleurs indépendants | Utilisé pour enregistrer combien un travailleur indépendant a été payé sur une année |
| Soumis une fois, puis à nouveau seulement si les informations du travailleur changent | Soumis chaque année où le travailleur a été payé plus de 600 $ par le client |
| Le travailleur le remplit | Le client le remplit |
| Fournit au client les coordonnées et le numéro fiscal du travailleur | Fournit au travailleur et à l'IRS un résumé de combien le client a payé le travailleur |
| Le client envoie une copie vierge au travailleur, qui la retourne ensuite au client | Le client envoie une copie remplie au travailleur et une à l'IRS |
| À remplir avant que le travailleur ne commence à travailler pour le client | Il doit être envoyé au travailleur et à l'IRS avant la fin de janvier |
Ces différences subtiles entre un W-9 et le formulaire 1099 sont importantes à noter. Gardez un œil attentif sur qui est responsable de chaque formulaire, quand il doit être déposé et quelles informations sont nécessaires. Une simple erreur sur l'un de ces formulaires pourrait vous coûter une fortune en arriérés d'impôts.
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Qu'est-ce qu'un travailleur indépendant ?
Un travailleur indépendant est essentiellement un employé temporaire. Il signe un contrat séparé avec une entreprise pour travailler pendant une période limitée, souvent sur un projet spécifique.
Les travailleurs indépendants ne passent pas par le même processus d'embauche que les employés et ne sont pas payés de la même manière que les employés. Pour cette raison, la paperasse déposée pour les travailleurs indépendants est différente de celle des employés à temps plein.
Pourquoi avez-vous besoin de différents formulaires fiscaux pour les travailleurs contractuels
L'IRS n'envoie pas simplement des documents différents pour le plaisir. En tant que propriétaire d'entreprise, vous n'êtes pas tenu de retenir ou de payer des impôts lors de la paie pour les travailleurs indépendants.
Vous êtes censé recueillir, suivre et déclarer leurs revenus car l'IRS exige qu'ils paient leurs impôts de manière indépendante. Bien que vous ne soyez pas responsable de vous assurer que votre travailleur paie ses impôts, vous devez vous assurer qu'il reçoit des informations précises sur ses revenus avant le 31 janvier de l'année suivante.
Sans ces informations, vos travailleurs contractuels ne peuvent pas payer leurs impôts, et l'IRS vous tiendra probablement responsable s'il est décidé que vous n'avez pas déposé les formulaires corrects.
Comment remplir un W-9
Si vous êtes un travailleur, vous serez responsable de remplir un W-9 et de le retourner au propriétaire de l'entreprise une fois terminé. Si vous êtes un client, vous êtes responsable de vous assurer que vous avez un W-9 complet de la part des employés contractuels avant qu'ils ne commencent à travailler.
Voici cinq étapes simples pour remplir un formulaire W-9 :
- Fournissez votre nom légal complet et le nom de votre entreprise si vous en avez un en tant que travailleur indépendant. Sinon, vous pouvez laisser la deuxième ligne vide.
- Cochez la case qui décrit le mieux votre entreprise. Ce sera souvent la case « individu ou propriétaire unique », mais il y a des exceptions.
- Fournissez vos informations personnelles et votre adresse.
- Complétez votre numéro de sécurité sociale (SSN) et votre numéro d'identification d'employé (EIN).
- Finalisez avec votre signature.
Voyons à quoi cela ressemble sur le formulaire lui-même :
Une fois que vous avez rempli ce formulaire, vous devez le retourner au propriétaire de l'entreprise pour lequel vous effectuez votre travail contractuel. Si vous possédez une société à responsabilité limitée (LLC) ou votre propre entreprise en tant que travailleur, vous voudrez prêter une attention particulière à la section du formulaire W-9. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, conservez une copie du W-9 fourni par vos travailleurs indépendants. Vous aurez besoin de ce formulaire pour compléter le formulaire 1099.
Comment remplir le formulaire 1099
En tant que propriétaire d'entreprise qui emploie des travailleurs indépendants, vous serez tenu de remplir un 1099 pour tous les travailleurs indépendants que vous avez sur votre liste de paie.
En utilisant les informations que vous avez fournies sur le formulaire W-9, vous remplirez le formulaire 1099 et enverrez une copie au travailleur indépendant et à l'IRS. Cela doit être fait avant la fin de janvier avant que les impôts ne soient dus. Il est également judicieux de conserver une copie pour vous-même au cas où un problème surviendrait avec votre déclaration fiscale.
Comment remplir le formulaire 1099
Pour remplir le formulaire 1099, vous aurez besoin des informations suivantes : votre numéro d'identification fiscale fédéral, qui pourrait être votre SSN ou EIN, et les informations du travailleur, qui incluent leur SSN ou EIN. Les informations du travailleur peuvent être trouvées sur leur W-9 complété.
Voici quatre étapes simples pour remplir un formulaire 1099 :
- Complétez vos coordonnées personnelles dans la case en haut à gauche, y compris votre nom complet, adresse personnelle, numéro de contact, etc.
- Remplissez votre numéro d'identification fiscale. Si vous êtes un travailleur indépendant, utilisez votre numéro de sécurité sociale. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, utilisez votre numéro d'identification fiscale d'entreprise.
- En tant que propriétaire d'entreprise, entrez le numéro d'identification fiscale et les informations personnelles du travailleur sous cette case. Le formulaire W-9 fournit toutes ces informations.
- Entrez le montant total que vous avez payé au travailleur indépendant dans la case 7. Si vous êtes travailleur indépendant, vous pouvez entrer le montant total gagné de l'employeur dans la case 7 s'il n'est pas déjà rempli.
Voici à quoi cela pourrait ressembler sur le formulaire lui-même :
Chaque 1099 doit inclure le montant payé au travailleur, entré dans la case 7 sous le titre « Compensation non-employé ». Si vous retenez des revenus du travailleur, vous devez également remplir la case 4 ou 11 concernant tout impôt sur le revenu fédéral ou d'État que vous avez retenu.
Enfin, confirmez que toutes les informations fournies par le travailleur indépendant sont exactes. Vous devrez compléter ce processus pour chaque travailleur avec lequel vous avez travaillé au cours de l'année écoulée. De nombreuses entreprises avec de nombreux travailleurs emploieront une solution logicielle de fiscalité d'entreprise pour automatiser le processus.
Ces solutions logicielles permettent à ces informations d'être générées et saisies automatiquement pour vous, vous faisant gagner du temps et réduisant tout potentiel d'erreur humaine. Si vous avez suffisamment de travailleurs sur votre liste de paie, cela pourrait vous faire gagner du temps et de l'argent.
Comment déposer un formulaire 1099 auprès de l'IRS
Une fois que vous avez complété le formulaire 1099 pour vos travailleurs, il est temps d'envoyer tout cela aux bonnes personnes. Tous ces formulaires doivent être complétés et déposés avant le 31 janvier. L'IRS et le travailleur indépendant doivent recevoir une copie du formulaire 1099.
Le processus pour déposer le formulaire 1099 :
- À envoyer à l'IRS : Copie A
- À envoyer au département fiscal de l'État : Copie 1
- À envoyer au travailleur : Copie B et Copie 2
- À conserver pour vos propres dossiers : Copie C
Enfin, vous devez également soumettre un formulaire 1096 à l'IRS en tant qu'entreprise. Ce formulaire résume les formulaires 1099 que vous avez soumis pour chaque travailleur indépendant. Le formulaire 1096 doit également être soumis avant le 31 janvier.
Erreurs courantes à éviter
Éviter les erreurs courantes lors du remplissage des formulaires W9 et 1099 peut prévenir les problèmes avec l'IRS :
Erreurs du formulaire W9
- TIN incorrect ou manquant : Vérifiez l'exactitude de votre numéro d'identification fiscale.
- Informations incomplètes : Assurez-vous que tous les champs requis sont remplis correctement.
- Ne pas signer le formulaire : Signez et datez toujours le formulaire pour le valider.
Erreurs du formulaire 1099
- Montants de paiement incorrects : Vérifiez les paiements totaux effectués au cours de l'année fiscale.
- Informations incorrectes du destinataire : Assurez-vous que le nom, l'adresse et le TIN du destinataire sont exacts.
- Délais manqués : Soumettez le formulaire à l'IRS et au destinataire à temps pour éviter les pénalités.
FAQ sur les formulaires W9 et 1099
Quelle est la différence entre un formulaire W9 et un formulaire 1099 ?
Un formulaire W9 recueille des informations d'identification fiscale, tandis qu'un formulaire 1099 rapporte les paiements non-salariés.
Qui est responsable de l'émission d'un formulaire 1099 ?
L'entreprise effectuant des paiements à un travailleur indépendant ou à un freelance est responsable de l'émission d'un formulaire 1099.
Que se passe-t-il si je ne remplis pas un formulaire W9 ?
Ne pas fournir un formulaire W9 peut entraîner une retenue de sauvegarde de vos paiements à 24 %.
Maintenant, obtenons des inFORMations
La vérité est qu'une fois que vous avez complété un combo W-9 et 1099, vous serez un pro la prochaine fois que vous devrez le faire. Ces choses peuvent être fastidieuses, mais il est important de les faire correctement ! Vous pouvez toujours consulter le site de l'IRS pour des informations plus détaillées si vous avez des doutes.
Explorez l'importance des API fiscales et comment elles transforment la façon dont les entreprises gèrent leurs impôts.
Cet article a été publié à l'origine en 2019. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.
Lauren Pope
Lauren Pope is a former content marketer at G2. You can find her work featured on CNBC, Yahoo! Finance, the G2 Learning Hub, and other sites. In her free time, Lauren enjoys watching true crime shows and singing karaoke. (she/her/hers)
