Documents et conseils de comptabilité pour petites entreprises
Dans ce guide de comptabilité pour petites entreprises, nous passerons en revue les trois états financiers les plus importants, ainsi que quelques conseils pour les comptables débutants.
Documents de comptabilité pour petites entreprises
Pour garder les finances de votre petite entreprise en ordre, il y a trois documents comptables que vous devez tenir à jour : le compte de résultat, le bilan et le tableau des flux de trésorerie.
Voyons comment travailler avec chacun d'eux et les concepts que vous devez connaître avant de vous lancer.
Compte de résultat
Très bien, vous avez terminé votre première période comptable. Il est temps de se plonger dans les livres, et votre compte de résultat est un bon point de départ.
Qu'est-ce qu'un compte de résultat ?
Un compte de résultat montre les revenus et les dépenses que votre entreprise a connus au cours d'une période comptable particulière. Essentiellement, il expose combien d'argent vous avez gagné et combien vous avez dépensé, montrant finalement la rentabilité de votre entreprise.
Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un compte de résultat typique :
Comme vous pouvez le voir, il y a beaucoup de parties différentes dans un compte de résultat. Définissons rapidement ce que chaque terme sur le compte de résultat signifie pour mieux comprendre.
| Revenu total : le montant d'argent qu'une entreprise gagne |
| Coût des marchandises vendues (CMV) : coût direct de production d'un produit ou de fourniture d'un service (matériaux, main-d'œuvre, etc.) |
| Bénéfice brut : revenu moins coût des marchandises vendues |
| Dépenses de vente et administratives : coûts non liés directement à la production (loyer, services publics, etc.) |
| Amortissement : coût de la dépréciation d'un actif |
| Bénéfice d'exploitation : bénéfice des opérations principales de l'entreprise |
| Intérêts sur les prêts : intérêts que vous payez sur les prêts que vous avez contractés |
| Bénéfice avant impôts : l'argent que vous avez avant qu'il ne soit imposé |
| Impôts des petites entreprises : le montant que vous payez en impôts des petites entreprises dépendra de la structure de votre entreprise |
| Bénéfices disponibles pour les actionnaires : le montant disponible pour être versé sous forme de dividendes |
| Dividendes : paiement effectué aux actionnaires |
| Revenu net : votre revenu final |
Vous voulez plus de détails sur ces concepts ? Consultez notre ressource sur les termes comptables pour mieux comprendre leur impact sur une entreprise.
Il est important de noter que tout le monde n'aura pas les mêmes dépenses listées sur leur compte de résultat. Peut-être qu'une certaine petite entreprise n'a pas d'investisseurs, donc elle n'a pas à payer de dividendes. Une autre petite entreprise pourrait ne pas avoir de prêts pour le moment, donc il n'est pas nécessaire pour elle de prendre en compte les intérêts. Tant que vous tenez compte de toutes les dépenses engagées par votre entreprise, votre compte de résultat devrait être exact.
Si vous avez suivi, vous avez peut-être remarqué que le compte de résultat ci-dessus a soustrait beaucoup de dépenses une par une. C'est exactement ça.
Revenu net = Revenu - Dépenses
Je suis sûr que vous vous demandez pourquoi quelqu'un compliquerait autant quelque chose. De nombreux propriétaires d'entreprise sépareront leurs dépenses en différentes catégories afin de pouvoir identifier des domaines spécifiques où ils doivent être plus prudents lorsqu'ils dépensent. Séparer les dépenses n'est pas nécessaire, mais cela peut être utile pour mieux comprendre votre entreprise.
Revue rapide du compte de résultat
- Un compte de résultat suit les revenus et les dépenses pour une période comptable spécifique.
- Le résultat final est le revenu net, ou la rentabilité, de votre entreprise.
- Les dépenses peuvent être divisées en différentes catégories pour aider à l'organisation, mais à la fin, elles sont toutes comptabilisées de la même manière.
Bilan
Maintenant que vous avez le compte de résultat sous contrôle, faites une pause, prenez une collation et peut-être une tasse de café. Il est temps de s'attaquer au bilan.
Qu'est-ce qu'un bilan ?
Un bilan est l'un des principaux états financiers qui rapporte les actifs, les passifs et les capitaux propres d'une entreprise. Il montre combien une entreprise possède, combien elle doit et le montant qui a été investi par les actionnaires.
Le mot "bilan" n'est pas utilisé par hasard ici. Le bilan est organisé en deux sections : une avec les actifs, l'autre avec les passifs et les capitaux propres des actionnaires. Ces parties sont mises dans une équation.
Actifs = Passifs + Capitaux propres des actionnaires
Lorsqu'il est calculé correctement, les deux côtés de l'équation du bilan seront égaux. D'où le mot "bilan".
Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler l'organisation des différentes parties d'un bilan :
Ouf. Cela fait beaucoup de termes. Passons en revue et définissons-les tous, afin que vous sachiez exactement quoi quantifier lors de la création d'un bilan.
| Actifs : tout ce que votre entreprise possède |
| Actifs courants : tout ce que votre entreprise possède qui peut être transformé en liquidités dans l'année (liquidités, stocks, etc.) |
| Actifs non courants : tout ce que votre entreprise possède qui peut être utilisé pendant plus d'un an (équipement, propriété, etc.) |
| Actifs incorporels : un actif non physique qui peut être utilisé pendant plus d'un an (brevet, marques, etc.) |
| Passifs : tout ce que votre entreprise doit |
| Passifs à court terme : dettes qui doivent être payées dans l'année suivant le bilan |
| Passifs à long terme : dettes qui ne seront pas remboursées dans l'année suivant le bilan |
| Capitaux propres des actionnaires : tout le capital détenu par les actionnaires |
| Capital social : argent investi dans votre entreprise |
| Bénéfices non distribués : revenu net avant que les dividendes ne soient versés aux investisseurs |
Donc, tout ce que vous avez à faire est de trouver vos actifs totaux, vos passifs totaux et les capitaux propres des actionnaires, d'utiliser l'équation ci-dessus et de vous assurer que les deux côtés sont égaux.
Bien qu'il soit plus facile de suivre les prêts et combien d'argent a été investi dans votre entreprise, gérer les actifs est une autre histoire. Envisagez d'utiliser un logiciel de gestion des actifs pour suivre ce que votre entreprise possède. Cela vous facilitera grandement la vie lorsqu'il s'agira de mettre en place un bilan.
Revue rapide du bilan
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- Un bilan montre ce qu'une entreprise possède, ce qu'elle doit et combien a été investi dans son entreprise.
- Les résultats montrent la position financière d'une entreprise.
- Les deux côtés de l'équation comptable sur un bilan doivent être égaux.
Deux de moins, un à faire. Il est temps de jeter un œil au tableau des flux de trésorerie.
Qu'est-ce qu'un tableau des flux de trésorerie ?
Un tableau des flux de trésorerie est un document financier qui montre combien d'argent entre et sort d'une entreprise. Il montre comment une entreprise gère sa trésorerie, c'est-à-dire comment elle rembourse ses dettes et finance ses opérations.
En gros, préparer un tableau des flux de trésorerie revient simplement à se poser deux questions sur l'argent :
« D'où vient-il ? »
« Où est-il allé ? »
Il y a trois principaux composants dans un tableau des flux de trésorerie.
Trésorerie provenant des activités d'exploitation
La trésorerie provenant des activités d'exploitation est toute trésorerie liée aux activités commerciales, c'est-à-dire tout argent associé à la production et à la vente d'un produit ou service de l'entreprise. Lors de la préparation de ce tableau, vous prendrez en compte divers flux de trésorerie entrants et sortants des activités d'exploitation.
| Entrées : | Sorties : |
| Être payé pour des services | Payer les fournisseurs |
| Être payé par les clients | Payer les employés |
| Recevoir un remboursement d'impôt | Payer le gouvernement |
Trésorerie provenant des activités d'investissement
La trésorerie provenant des activités d'investissement est toute trésorerie liée à l'achat ou à la vente d'actifs. Cela diffère des activités d'exploitation car cela concerne davantage les investissements à long terme. Voici quelques flux de trésorerie entrants et sortants des activités d'investissement.
| Entrées : | Sorties : |
| Vendre des biens, des installations ou de l'équipement | Acheter des biens, des installations ou de l'équipement |
| Vendre des dettes et des actions | Acheter des dettes ou des actions |
| Recouvrer des prêts | Prêter de l'argent |
Trésorerie provenant des activités de financement
La trésorerie provenant des activités de financement est toute trésorerie associée à l'emprunt ou au remboursement d'argent et à l'émission d'actions.
Voici une version simplifiée de ce à quoi pourrait ressembler un tableau des flux de trésorerie.
Ce solde de trésorerie final, ou flux de trésorerie net, est l'augmentation ou la diminution de trésorerie que votre entreprise a connue au cours de cette période comptable. Que vous ayez ou non un flux de trésorerie positif montrera aux entités extérieures comment votre entreprise a évolué financièrement.
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Revue rapide du tableau des flux de trésorerie
- Un tableau des flux de trésorerie montre comment l'argent entre et sort d'une entreprise.
- Il y a trois principales activités de trésorerie : exploitation, financement et investissement.
- Le résultat final montre combien votre entreprise a évolué financièrement.
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Conseils de comptabilité pour petites entreprises
Lors de la préparation de tous ces états financiers, il peut être facile de se perdre, de se frustrer et de se décourager. Suivez ces conseils pour éviter une baisse de régime et rester au top des livres.
Connaître le jargon
Il y a beaucoup de termes différents utilisés lors de la gestion des finances. Si vous ne les comprenez pas, revenez à la comptabilité 101 et étudiez ces termes financiers. Avoir une compréhension claire de ce que tout signifie aidera à éviter la confusion et les erreurs dans vos états financiers.
Séparer les dépenses personnelles et professionnelles
Peu importe laquelle des formes de propriété d'entreprise votre entreprise est structurée. Lors de la gestion de la comptabilité pour petites entreprises, il est préférable de séparer complètement vos finances personnelles et professionnelles. De cette façon, vous pouvez avoir une image claire de la performance financière de votre entreprise.
Gardez tout à jour
Ne prenez pas de retard dans votre comptabilité. Les dépenses peuvent s'accumuler, et il peut être facile de perdre le fil des choses au fil du temps. Suivez chaque dépense et mettez à jour vos états financiers dès que possible. Si vous avez du mal à suivre vos finances mais ne voulez pas dépenser d'argent supplémentaire pour les conseils que donnent les comptables, consultez certains services de comptabilité.
Maîtriser une méthode comptable
La méthode comptable que vous utilisez affectera la façon dont vous préparez tous vos états financiers. Vous avez deux options.
Comptabilité de caisse : Vous enregistrez vos revenus et dépenses lorsque l'argent est collecté. C'est une bonne option pour les entreprises qui veulent voir leur flux de trésorerie en temps réel.
Comptabilité d'exercice : Vous enregistrez vos revenus et dépenses lorsqu'ils sont engagés, indépendamment du moment où l'argent a été échangé. C'est une bonne option pour les entreprises avec un long cycle comptable.
Plongez dans les livres
Beaucoup de choses entrent en jeu dans la comptabilité pour petites entreprises. Trois états financiers, une bonne partie de temps, et ce qui semble être un million de termes différents qui sonnent tous de la même manière. C'est accablant. Cependant, maîtriser la comptabilité pour petites entreprises est un excellent moyen d'être intelligent avec l'argent, de prendre des décisions stratégiques et de comprendre votre entreprise.
Maintenant que vous avez les bases, consultez trois autres rapports pour petites entreprises que vous voudrez produire pour vous aider à prendre de meilleures décisions en tant que propriétaire.
Mary Clare Novak
Mary Clare Novak is a former Content Marketing Specialist at G2 based in Burlington, Vermont, where she is explored topics related to sales and customer relationship management. In her free time, you can find her doing a crossword puzzle, listening to cover bands, or eating fish tacos. (she/her/hers)
