6 étapes essentielles du processus de gestion du périmètre du projet

Lorsqu'un chef de projet commence à travailler, il veut s'assurer que toutes les étapes du processus sont prises en compte.

Cela implique de faire des listes détaillées, de parcourir le cycle de vie du projet et de s'assurer que tout le travail nécessaire est inclus dans des documents tels que la charte de projet.

Mais avez-vous envisagé qu'il est également du devoir d'un chef de projet de s'assurer que du travail supplémentaire n'est pas inclus dans un certain projet ?

Pensez-y comme si vous faisiez un gâteau. Vous vérifierez la liste des ingrédients de votre recette pour vous assurer que vous avez tout ce dont vous avez besoin. Mais si vous voyez que la recette liste des cornichons comme ingrédient dans votre gâteau mousse au chocolat, vous allez devoir faire une évaluation.

C'est une simplification excessive du processus de gestion du périmètre du projet. Les chefs de projet qui gèrent le périmètre d'un projet examinent les étapes impliquées non seulement pour s'assurer qu'ils ont inclus toutes les étapes, mais aussi pour confirmer qu'ils ont exclu toutes les étapes inutiles.

Comme pour la plupart des processus de gestion de projet, la gestion du périmètre du projet peut être décomposée en étapes simples et digestes. Que puis-je dire ? Les chefs de projet aiment compartimenter les processus.

Passons en revue les six étapes une par une pour vous aider à comprendre comment une planification appropriée peut vous éviter, à vous et à votre équipe de projet, d'effectuer un travail redondant ou non pertinent.

1. Planifiez le processus de gestion du périmètre

Le but principal du processus de gestion du périmètre est de développer un plan de gestion du périmètre à la fin. Si vous l'avez déjà fait pour d'autres projets, vous constaterez qu'un plan de gestion du périmètre peut servir de modèle pour d'autres projets. Il n'y aura pas beaucoup de variations, alors regardez les plans passés comme votre guide.

Si vous ne l'avez jamais fait auparavant, cette étape est relativement simple. Vous êtes responsable de parler à toutes les parties prenantes et aux dirigeants du projet pour développer une compréhension cohérente du périmètre du projet. Vous rassemblez ces informations pour vous informer, vous et votre équipe, sur la manière dont vous devez définir, gérer, valider et contrôler le périmètre du projet.

Ce plan doit également inclure des informations sur la manière dont vous réagirez aux obstacles et aux contraintes, comment vous déterminerez le succès du projet et comment vous élaborerez d'autres éléments essentiels du plan.

2. Recueillez les exigences

Maintenant que vous comprenez votre processus de gestion du périmètre, il est temps de rassembler toutes les autres exigences pour ce projet. Quels sont vos livrables concrets ? Quels délais doivent être respectés pour réussir ?

Vous devriez consulter à la fois vos parties prenantes et vos consommateurs pour cette réponse. Envisagez d'envoyer des sondages ou d'organiser des groupes de discussion. Un regard extérieur sur un projet ou une initiative peut fournir des informations utiles que votre équipe n'a pas envisagées.

3. Définissez le périmètre

Les chefs de projet aiment mettre les choses par écrit. Dans cette étape, vous définirez clairement le périmètre par écrit pour une clarté globale du projet. Cela inclut de préciser ce qui est inclus et ce qui est exclu du périmètre de votre projet. Votre déclaration de périmètre du projet est un point de référence essentiel tout au long de la durée du projet.

Pourquoi est-il important d'inclure ce qui n'est pas inclus dans le périmètre d'un projet ? Parce que vous ne voulez pas que vos employés effectuent un travail redondant ou non pertinent. Si quelqu'un est invité à effectuer une tâche qui est hors périmètre, vous avez par écrit qu'il ne doit pas s'y conformer.

Essentiellement, vous créez un point de référence autoritaire pour votre équipe et toute personne impliquée dans le projet. Si quelque chose n'est pas impliqué dans le périmètre défini, il n'a pas besoin d'être complété en association avec ce projet particulier.

4. Créez une structure de répartition du travail (WBS)

Une structure de répartition du travail est un document qui décompose le travail et attribue des tâches aux parties responsables. Ce document ou ce tableau indique aux équipes et aux individus quels livrables ils sont responsables de livrer dans quel délai.

Pour cette partie du processus de gestion du périmètre du projet, vous voudrez peut-être passer au numérique et utiliser un outil de gestion du travail pour attribuer des tâches, clarifier leur importance et fixer des délais. De cette façon, vous pouvez facilement vous connecter à l'outil et regarder autour de vous pour voir tout ce que votre équipe a accompli à tout moment.

Cela vous aide à gérer les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent, plutôt que de devoir corriger le cap après une période prolongée d'erreurs.

5. Validez votre périmètre

L'étape suivante du processus consiste à faire approuver tout votre travail. Les livrables et le périmètre que vous avez enregistrés doivent être présentés aux parties prenantes et aux dirigeants du projet, qui peuvent ensuite vous donner le feu vert ou demander des modifications.

Il est important de faire valider votre périmètre car, si les choses tournent mal, vous, en tant que chef de projet, n'êtes pas seul responsable. Faire examiner et approuver votre travail par des supérieurs signifie qu'une paire d'yeux expérimentés vous a donné le feu vert, et tout échec est partagé.

Vous pouvez également choisir de faire valider le périmètre numériquement avec une solution de gestion du travail. Certains outils vous permettent de soumettre vos livrables pour approbation individuellement, ce qui signifie qu'ils peuvent être approuvés en temps réel et non des semaines après les faits.

Au cours de cette étape, vous et vos parties prenantes vous êtes mis d'accord sur ce qui fait qu'un livrable est un succès. Une fois que tout est approuvé, vous, en tant que chef de projet, êtes chargé d'accepter les modifications et de les appliquer à la déclaration de périmètre du projet.

6. Contrôlez le périmètre

Une fois le projet exécuté, il est du devoir du chef de projet — entre autres — de s'assurer que le projet reste dans le périmètre défini.

Si les choses changent, comme c'est souvent le cas, il appartient également au chef de projet de consulter les parties prenantes et d'ajuster le périmètre en conséquence. Une façon simple de contrôler le périmètre est de consulter des rapports de performance hebdomadaires ou bihebdomadaires pour s'assurer que toutes les équipes suivent pour réussir.

Faire partie du contrôle du périmètre du projet signifie être prêt à apporter des modifications si nécessaire et ne pas hésiter à intervenir lorsque les objectifs ne s'alignent pas.

L'étendue des choses

Cela peut être un processus long, mais cela en vaut la peine, à la fin, pour s'assurer que seules les étapes nécessaires sont complétées. En gestion de projet, le temps c'est de l'argent, et en faire trop sur les projets vous coûtera littéralement.

Évitez tous les tracas en passant par le processus de gestion du périmètre du projet pour créer un plan de gestion du périmètre du projet efficace.

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