7 erreurs courantes dans les e-mails professionnels et comment les éviter

Chaque jour, le travailleur de bureau moyen reçoit 121 e-mails dans sa boîte de réception.

Cela signifie que lorsque vous envoyez un e-mail professionnel, votre e-mail est en concurrence avec une moyenne de 120 autres chaque jour pour attirer l'attention de votre destinataire. Pour gagner cette attention et gagner la confiance en vous et le contenu de votre message, il est impératif que votre message soit sans erreur et se distingue comme un e-mail professionnel bien rédigé.

Nous avons compilé une liste de sept erreurs courantes dans les e-mails professionnels (et comment les éviter) afin que vous puissiez gagner la confiance de votre destinataire.

Avec une grande partie de la communication professionnelle quotidienne se déroulant par e-mail, il est essentiel pour votre statut professionnel de vous assurer que votre e-mail est clair, concis et aussi exempt d'erreurs que possible. Voici quelques erreurs courantes à surveiller et à éviter dans vos e-mails professionnels :

1. Orthographe/grammaire imparfaite

Les erreurs les plus importantes à éviter lors de l'envoi d'un e-mail professionnel sont également les types d'erreurs les plus courants. Les erreurs d'orthographe et de grammaire diminuent immédiatement votre intellect et votre professionnalisme dans un e-mail et sont facilement corrigées par une relecture attentive avant l'envoi de l'e-mail. Vous pouvez également réduire les erreurs d'orthographe et de grammaire avec une extension web ou un autre logiciel d'assistant d'écriture IA pour vous assurer que votre e-mail est d'un niveau professionnel.

2. E-mails inutilement longs

Les e-mails professionnels doivent être aussi clairs et concis que possible. Considérez chaque phrase que vous écrivez comme essentielle pour capter l'attention du lecteur et obtenir ce que vous voulez de l'e-mail. Assurez-vous que chaque phrase est cruciale pour le message que vous essayez de faire passer dans votre e-mail, et vous éviterez l'erreur courante d'un e-mail long avec des phrases de remplissage inutiles qui font perdre du temps au lecteur.

Des e-mails plus courts augmentent les chances de retenir l'attention du lecteur pendant toute la durée de l'e-mail au lieu de s'étendre trop longtemps sur un aspect particulier du message et de risquer de le perdre par manque de temps ou d'ennui. Profitez de l'utilisation de phrases types pour garder les choses claires et concises.

3. Mauvaise utilisation de « répondre à tous »

Nous avons tous entendu parler des histoires redoutées de « répondre à tous » accidentel lorsque la réponse à un e-mail destinée à une personne en particulier finit par être envoyée à toute une équipe ou entreprise. Pour éviter d'inclure des destinataires inutiles (et une potentielle gêne), assurez-vous de vérifier les autres qui ont reçu l'e-mail et assurez-vous que vous envoyez votre réponse au(x) bon(s) destinataire(s).

4. Envoi au(x) mauvais destinataire(s)

Avant d'envoyer un e-mail professionnel, surtout un contenant des informations confidentielles, assurez-vous que l'e-mail est envoyé au bon destinataire ou aux bons destinataires des informations que vous communiquez. Vérifier deux fois les destinataires de votre e-mail est une tâche facile avant d'envoyer votre e-mail, ce qui peut vous aider à éviter l'erreur potentiellement coûteuse d'envoyer votre e-mail au mauvais destinataire.

5. Mauvais objets

Votre objet doit être accrocheur. Avec le nombre d'e-mails qu'un travailleur de bureau typique reçoit dans sa boîte de réception chaque jour, votre e-mail sera en concurrence pour attirer l'attention de votre destinataire, et le distingueur le plus visible lorsque ces e-mails sont empilés dans une boîte de réception est l'objet. Essayez de rendre votre objet attrayant en le rendant soit plus court que l'objet moyen d'un e-mail mais en communiquant toujours ce qui pourrait être dans l'e-mail.

6. Marquer chaque e-mail comme « urgent »

Les plateformes de messagerie ont une icône de drapeau utile qui peut être activée pour marquer certains e-mails comme « urgents ». Une erreur clé que beaucoup commettent lors de l'envoi d'e-mails professionnels est de marquer des e-mails qui ne sont pas nécessairement urgents comme tels, encombrant la boîte de réception du destinataire avec des e-mails qui diluent la véritable nature urgente des e-mails qui doivent réellement être marqués de cette manière.

Vouloir une réponse rapide n'est généralement pas le seul critère requis pour marquer un e-mail comme urgent, et un e-mail non urgent marqué comme tel pourrait aliéner votre destinataire plutôt que de le motiver à fournir une réponse rapide. Avant de marquer un e-mail comme urgent, réfléchissez au message que vous communiquez dans l'e-mail et à quel point il est réellement important qu'il atteigne votre destinataire et influence l'action.

7. Demandes vagues

Une inefficacité courante dans les e-mails professionnels est lorsque le message clé ou la demande faite n'est pas clairement exprimée dans le corps de l'e-mail. Lors de la rédaction du corps de votre e-mail, assurez-vous que le point central que vous essayez de faire passer est clairement exprimé au destinataire, que ce soit une information à communiquer à une équipe ou une demande.

Essayez de formuler chaque aspect de votre message aussi clairement que possible sans utiliser de jargon inutile. Rendez explicitement clair ce que vous voulez que votre lecteur retienne de l'e-mail ainsi que les prochaines étapes qu'il devra suivre. Le but d'un e-mail professionnel est de communiquer des informations ou une demande aussi rapidement que possible. Une formulation inefficace ou trop didactique ne fait qu'entraver la capacité de votre e-mail à atteindre cet objectif.

En résumé

Éviter ces erreurs courantes dans les e-mails garantira que vous maintenez une voix professionnelle et obtenez les résultats escomptés de vos messages à la fois pour les clients et les collègues.

Toujours intéressé par plus de conseils sur les e-mails professionnels ? Consultez ce guide étape par étape sur comment écrire un e-mail professionnel.