Avez-vous déjà organisé une fête pour découvrir que personne ne vient ?

Cette scène est le pire cauchemar d'un professionnel des relations publiques. En plus d'une préparation immense, le succès d'une conférence de presse repose sur la participation et la qualité de la couverture.

Vous avez sûrement suivi des conférences de presse pour des annonces sportives et des explications sur des tragédies. Parce que l'information circule si rapidement, il est souvent nécessaire de devancer les nouvelles avec votre histoire au lieu d'attendre que les gens inventent leurs propres récits.

Cependant, vous n'avez pas toujours besoin d'une conférence de presse. L'utilisation excessive des conférences de presse entraînera des audiences plus petites et moins de crédibilité parmi les journalistes et votre public, tout comme le garçon qui criait au loup.

Apprenez tout ce que vous devez savoir sur les conférences de presse pour avoir les meilleures chances de succès. Cependant, si vous êtes ici pour les détails, n'hésitez pas à passer directement aux liens ci-dessous :

• Importance d'une conférence de presse
• Comment organiser une conférence de presse réussie
• Avant une conférence de presse
• Pendant une conférence de presse
• Après une conférence de presse

Importance d'une conférence de presse

Une conférence de presse est l'un des moyens les plus efficaces de communiquer avec les médias et d'attirer leur attention.

D'autres matériaux de RP comme les communiqués de presse, les boilerplates et les kits médias sont d'excellents moyens de faire entendre vos messages, mais lorsqu'il s'agit d'une occasion spéciale ou d'une question urgente, les conférences de presse sont la voie à suivre.

Le conférencier lors d'une conférence de presse est généralement un politicien, une célébrité, un avocat, un athlète ou un chef de police, et est utilisé comme une opportunité pour faire entendre leur version de l'histoire à travers plusieurs médias. La personne qui planifie cet événement est le plus souvent un professionnel des relations publiques.

Savoir quand organiser une conférence de presse demande de la pratique. Si la situation en question correspond à une ou plusieurs des instances ci-dessous, alors il est temps de commencer à planifier votre conférence de presse :

Comment organiser une conférence de presse réussie

Vous savez maintenant qu'une conférence de presse est un événement médiatique où les journalistes entourent un conférencier en posant des questions sur sa déclaration. Mais comment en arriver là ?

Lorsque vous élaborez votre plan d'attaque pour organiser une conférence de presse, commencez par dresser une liste et divisez-la en trois sections : avant, pendant et après la conférence de presse.

Avant une conférence de presse

Le temps idéal pour commencer à préparer une conférence de presse est de deux semaines, mais parfois il faut agir plus tôt. La préparation d'une conférence de presse prend beaucoup plus de temps que la conférence de presse elle-même.

Planifiez une date, une heure et un lieu qui ne chevauchent pas d'autres événements plus importants. Assurez-vous de réserver un lieu qui semble pertinent par rapport aux sujets abordés.

Une fois les aspects logistiques déterminés, vous devez vous aligner avec votre client sur le message et vous assurer qu'il s'aligne sur leur objectif final. Rédigez clairement ces messages et points clés pour vous assurer que votre conférencier couvre efficacement les informations. Définir le message peut être le plus difficile, alors faites-le en premier pour connaître vos objectifs tout en organisant le reste de la conférence.

Ensuite, vous devez préparer votre ou vos conférenciers. Faites-leur apprendre les points clés et dites au(x) conférencier(s) de réitérer les points tout au long de la conférence de presse. La personne qui va parler au nom de votre client ou de votre entreprise doit être consciente des potentielles critiques et hostilités des journalistes lorsqu'il s'agit d'un sujet sensible.

Conseil : Préparez-vous à une crise de RP avant qu'elle ne se produise, afin que la planification de votre conférence de presse soit plus facile.

Maintenant, pour la partie la plus importante : contacter les médias. Si vous suivez et comprenez les informations déjà couvertes, vous serez en bonne position pour commencer à contacter vos participants souhaités. Contactez les journalistes avec lesquels vous avez une relation personnelle ainsi que les chaînes de télévision, les journaux et toute autre organisation médiatique que vous souhaitez voir assister à votre événement.

Lorsque vous contactez, assurez-vous de mettre en avant le sujet principal et les détails sur le conférencier. Si vous invitez les médias une semaine ou plus à l'avance, faites-vous un rappel pour faire un suivi la veille.

Conseil : Si la présentation aux médias n'est pas votre point fort, apprenez comment rédiger une présentation qui ne sera pas ignorée.

Si votre budget le permet, créez un kit de presse ou un communiqué de presse contenant un aperçu de l'événement et des informations qui pourraient être utiles au journaliste. Vous pouvez même utiliser un logiciel de distribution de communiqués de presse pour diffuser massivement vos nouvelles aux journalistes.

Le jour de la conférence de presse, commencez par préparer la salle. Testez toute la technologie que vous utiliserez, préparez des cartes de nom, prévoyez des sièges supplémentaires et fournissez des boissons comme de l'eau et du café.

C'était beaucoup d'informations, alors j'ai décomposé les informations en étapes faciles à suivre :

Pendant une conférence de presse

Le jour est arrivé et vous avez fait tout ce que vous pouviez pour vous préparer. Lorsque les médias commencent à arriver, accueillez-les et faites-les s'inscrire avec leurs coordonnées. Montrez-leur leurs sièges, puis commencez l'événement à l'heure.

Personne n'aime perdre du temps, donc commencer à l'heure est crucial pour le succès de votre événement et impératif pour inciter les journalistes à venir à votre prochaine conférence de presse.

Une fois la conférence de presse commencée, le conférencier doit exposer ses principaux points pendant les 15 premières minutes. Ensuite, il doit ouvrir le sol aux questions. Ne laissez pas les questions durer plus de 45 minutes, car vous ne voulez prendre qu'une heure de temps. Il est toujours bon d'avoir un modérateur pour suivre le temps et appeler les journalistes, cela aide particulièrement à soulager la pression du conférencier afin qu'il ou elle puisse se concentrer sur la réponse aux questions de manière calme et posée.

Après une conférence de presse

Félicitations ! La partie la plus stressante est terminée, et si vous avez suivi ces étapes tout au long du chemin, je parie que votre conférence de presse a été un succès retentissant.

Assurez-vous de prendre des contacts personnels avec les journalistes, car ces connexions vous accompagneront tout au long de votre carrière en RP.

Préparez-vous au pire, espérez le meilleur

Les conférences de presse sont censées améliorer votre image publique, pas la détériorer. La préparation est essentielle pour s'assurer que votre conférencier représente bien votre entreprise ou votre client. En séparant la préparation de la conférence de presse en trois étapes, vous serez sûr d'organiser un événement largement suivi.