¿Qué es una declaración de trabajo?
La declaración de trabajo (SOW, por sus siglas en inglés) es un documento, comúnmente utilizado en la gestión de proyectos, en el que un oficial de contratación especifica los objetivos y entregables para un proyecto o contrato de servicio en particular. Enumera los objetivos del proyecto, así como todas las actividades, entregables, posible cronograma y detalles financieros del proyecto. Es un documento extremadamente detallado y sienta las bases para el plan del proyecto.
Una SOW a menudo se incluye como parte de una solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés), un documento utilizado para solicitar ofertas selladas de posibles proveedores y prestadores de servicios. La SOW será uno de los primeros documentos que te tomes el tiempo de crear para delinear todo el panorama del proyecto. Debido a que las SOW incluyen tantos detalles, se recomienda encarecidamente utilizar software de gestión de proyectos para hacer que la redacción de una sea un proceso más fluido.
Tipos de documentos de declaración de trabajo
Dependiendo de para qué se esté utilizando una declaración de trabajo o la industria en la que se encuentre una empresa, se utilizará uno de los tres tipos diferentes de documentos de declaración de trabajo.
- Declaración de trabajo de diseño/detalle: Indica al proveedor, contratista o suministrador exactamente cómo realizar una tarea y qué pasos seguir. Esto define claramente los requisitos y se utiliza a menudo en contratos gubernamentales.
- Declaración de trabajo de nivel de esfuerzo/tiempo y materiales/tarifa por unidad: Normalmente se utiliza para trabajadores de servicios por hora, como trabajadores temporales o contratados. Esto se basa en las horas de trabajo y el material necesario para completar el servicio.
- Declaración de trabajo basada en el rendimiento: Cubre el propósito del proyecto, los recursos que se proporcionarán y cuáles serán los resultados finales. Cabe señalar que esta SOW no indica al contratista cómo realizar la tarea, por lo que ofrece más flexibilidad y en su lugar se centra en el resultado.
Beneficios de usar una declaración de trabajo para negocios
Los posibles proveedores de servicios utilizan la información que se encuentra en una SOW para determinar si pueden cumplir con los objetivos y entregables de un proyecto o contrato de servicio en particular y si desean presentar una propuesta. Algunas de estas determinaciones incluyen:
- Proporcionar un medio de entendimiento entre el cliente y el gerente de proyecto
- Ayudar a los líderes de proyecto a proporcionar una estructura para sus planes de proyecto
- Dar a los líderes de proyecto un lugar para explicar todos los detalles del proyecto a los clientes
- Ahorrar tiempo y dinero una vez entregado
- Ayudar a evitar conflictos y confusiones dentro del proyecto manteniendo a todos en la misma página
Elementos básicos de un documento de declaración de trabajo
No importa el objetivo final del proyecto que necesita completarse, una declaración de trabajo cohesiva incluirá los siguientes elementos:
- Objetivos: Describe los objetivos del proyecto mientras responde a la pregunta de por qué una empresa está contratando empleados externos. Esta sección sirve como una visión general para ayudar a los empleados contratados a entender lo que se espera lograr.
- Explicación del alcance: El alcance se comunicará como el trabajo específico que se completará y el alcance del impacto del proyecto. Definirá cuánto trabajo quiere realizar una empresa.
- Entregables del proyecto: Describe las tareas que una empresa desea que se realicen y los requisitos específicos que un contratista necesita tener antes de ser considerado para el trabajo.
- Tareas de apoyo y partes responsables: Establece el marco de quién hará qué dentro del proyecto y las diversas tareas necesarias para asegurar que el proyecto sea exitoso.
- Cronograma y hitos: Un ciclo de vida del proyecto estructurado o cronograma que permite a todas las partes prepararse para lo que está por venir, así como los logros importantes esperados dentro del cronograma.
- Recursos necesarios: Especificar cualquier material o equipo que necesite comprarse o alquilarse para completar el proyecto.
- Detalles financieros: Describe la información de pago, como lo que una empresa está pagando a los empleados. También especificará si hay recursos para un aumento en el presupuesto.
- Regulaciones y directrices: Un cajón de sastre para cualquier cosa que no se haya mencionado. Puede detallar lo que se espera del producto terminado, o cubrir aspectos específicos como quién se espera que realice cualquier viaje necesario.
- Criterios de determinación: Detalla lo que se considera un trabajo de calidad y proporciona una explicación de cómo un proveedor determinará si el proyecto se completó con éxito.
- Acuerdo firmado: Para hacerlo todo oficial, ambas partes involucradas necesitan firmar que han leído todas las directrices, criterios, alcance, objetivos y más, y que hay un entendimiento de todas las expectativas.
Mejores prácticas para redactar un documento de declaración de trabajo
Como gerente de proyecto, es crucial registrar los pormenores de una SOW con la mayor antelación posible. Necesita ser completa, exhaustiva y bien pulida, ya que debe responder a cualquier pregunta antes de que comience la asignación.
Crear un documento de declaración de trabajo no es una tarea fácil. Para hacer que el proceso de redacción sea más fluido, sigue estas mejores prácticas:
- Haz preguntas desde el principio y a medida que todo se lleva a cabo
- Considera el problema desde el punto de vista del cliente
- Define el éxito y el fracaso
- Entiende los principales entregables y cuándo se esperan
- Describe qué tareas apoyarán el entregable
- Indica los recursos necesarios para completar el proyecto
- Resume quién pagará qué costos y cuándo
Declaración de trabajo vs. alcance del trabajo
Hay una clara diferencia entre una declaración de trabajo y un alcance del trabajo. El alcance del trabajo es una sección definida dentro de la declaración de trabajo. Mientras que una declaración de trabajo es un documento integral con una variedad de detalles sobre el proyecto que se llevará a cabo, la sección de alcance describe cómo se cumplirán esos objetivos, así como los hitos y tareas para el equipo del proyecto.
Tener un alcance del trabajo dentro de una SOW proporciona una comprensión de los resultados del proyecto y el tipo de trabajo que se realizará para asegurar el éxito.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
