¿Qué es la gestión del alcance?
La gestión del alcance, o gestión del alcance del proyecto, es la cantidad total de trabajo que se necesita realizar para entregar un producto, resultado o servicio específico, con características y funcionalidades particulares. Es típicamente la fase inicial del proceso de planificación del proyecto.
El proceso de gestión del alcance detalla todo lo que un proyecto necesita y define el éxito del proyecto. Su objetivo principal es definir y controlar lo que está y no está incluido en el proyecto.
La gestión efectiva del alcance permite determinar:
- Objetivos del proyecto
- Requisitos
- Estrategia
- Justificación
- Restricciones
- Estimaciones de costos y presupuesto
- Entregables
- Plazos
Sin un plan de gestión del alcance integral, los equipos tienen más probabilidades de dedicar tiempo a realizar trabajos que pueden no ser necesarios para completar el proyecto. Cuando se realiza correctamente y con un software de gestión de proyectos efectivo, la gestión del alcance asegura que el alcance de un proyecto esté claramente definido y planificado.
Pasos de la gestión del alcance
Hay cinco procesos involucrados en una gestión del alcance efectiva. Estos son:
- Planificación: Se crean planes basados en la entrada del planificador del proyecto y los principales interesados del proyecto. El plan también incluye detalles de cómo manejar circunstancias imprevistas a lo largo del proyecto.
- Recolección: Después de la planificación, los requisitos del proyecto deben definirse mediante conversaciones con los interesados, realizando entrevistas, encuestas y más para ayudar a gestionar las expectativas. Este documento detalla exactamente lo que se espera y puede ayudar a evitar obstáculos a lo largo del proyecto.
- Definición: A continuación, crea una declaración del alcance del proyecto basada en los requisitos y desarrolla una base para toda la actividad del proyecto. Esta declaración sirve como guía a lo largo del proyecto, y los miembros del equipo deben poder referirse a ella para recordar lo que está y no está incluido. Esto debe usarse para crear una estructura de desglose del trabajo (WBS), que descompone todo el proyecto en tareas más pequeñas.
- Control: Tómate el tiempo para documentar, rastrear y aprobar o desaprobar cualquier cambio que necesite ocurrir basado en brechas existentes dentro de una organización. Los entregables son luego revisados para su aprobación por un cliente, gerente o interesado.
- Cierre: Finalmente, realiza una auditoría de los entregables y evalúa los resultados del plan desarrollado originalmente y observa qué se puede mejorar para futuros proyectos.
Beneficios de la gestión del alcance
Cuando se dedica el tiempo y esfuerzo adecuados a crear un plan de gestión del alcance del proyecto bien definido, las organizaciones y los planificadores de proyectos pueden evitar problemas comunes.
Estos problemas incluyen:
- Cambiar constantemente los requisitos necesarios para que el proyecto sea un éxito
- Cambiar la dirección del proyecto, incluso cuando el equipo ya está a mitad del trabajo
- Darse cuenta de que el resultado final no es lo que se esperaba o prometió al cliente
- Superar el presupuesto acordado o estimado
- Quedarse muy atrás en los hitos y plazos del proyecto
Los equipos ven el beneficio de una gestión del alcance efectiva al tener una idea clara del tiempo, trabajo y costo involucrados en completar un proyecto.
Elementos básicos de la gestión del alcance
Una parte crítica de la gestión del alcance efectiva es crear una declaración de alcance precisa. Este documento describe objetivos, plazos y relaciones que darán forma al proyecto desde la incorporación hasta el final. Cuanto más completo sea este documento, menos riesgos y interrupciones encontrará el equipo en el camino.
Los elementos principales de este documento incluyen:
- Caso de negocio: Por qué una organización requiere este proyecto específico y los beneficios esperados.
- Descripción del proyecto: Una visión general detallada del entregable final del proyecto.
- Criterios de éxito: Los componentes imprescindibles que harán que el proyecto sea un éxito, acordados por clientes, interesados y clientes.
- Limitaciones: Una explicación de los recursos o problemas que pueden limitar el proyecto, retrasar el resultado final o hacer que el equipo supere el presupuesto.
- Suposiciones: Cualquier cosa que se crea que afectará el resultado final del proyecto.
Mejores prácticas de gestión del alcance
Al realizar la gestión del alcance, sigue estos consejos y mejores prácticas para asegurar el éxito.
- Desarrolla una estructura de desglose del trabajo para proporcionar al equipo un desglose de la declaración de alcance en tareas más pequeñas y manejables.
- Define el alcance lo más claramente posible para evitar trabajo y estrés innecesarios.
- Crea un proceso colaborativo al definir el alcance para prevenir cualquier malinterpretación, promesas excesivas o confusión con los requisitos.
- Consulta a todos los interesados relevantes y esenciales sobre el alcance del proyecto.
- Asegúrate de que el documento de alcance real no se altere, cambie o edite durante la ejecución del proyecto para evitar cualquier confusión sobre lo que se discutió o prometió inicialmente.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
