¿Qué es la migración de archivos?
La migración de archivos es el proceso de reubicar todos los archivos y documentos a nivel empresarial desde carpetas antiguas a nuevas cuando una organización o equipo actualiza sus sistemas.
Las herramientas que ayudan en la migración de archivos a menudo proporcionan características para el cifrado de datos, asistencia de respaldo y seguimiento de historiales de migración tanto a nivel de sistema como específico de archivos. La compatibilidad de herramientas de migración de archivos con las plataformas de origen y destino varía dependiendo del software. Pueden integrarse con clases completas de software, como gestión de contenido empresarial (ECM), o herramientas específicas como SharePoint u Office 365. Algunas herramientas de migración de archivos también pueden mover calendarios de la empresa, listas de contactos y conversaciones a plataformas recién instaladas. Utilizar con éxito una herramienta de migración de archivos puede ahorrar mucho tiempo y estrés a los departamentos de TI asociados con la migración manual y ofrecer beneficios como la consolidación y reorganización de archivos.
Tipos de migración de archivos
Dependiendo de para qué se utiliza la migración de archivos o la industria en la que se encuentra una empresa, se utilizará uno de los siguientes métodos.
- Migración a la nube: Este es el proceso mediante el cual los datos, aplicaciones y otros elementos empresariales se trasladan desde sistemas de almacenamiento locales a una nube o de una nube a otra.
- Migración de aplicaciones: Esto se refiere a mover todos los datos y archivos asociados con un programa de aplicación específico de un entorno a otro. Esto puede implicar una migración a la nube o simplemente mover los datos de la aplicación a una nueva forma de la aplicación.
- Migración de almacenamiento: Este tipo de migración implica mover datos de matrices existentes a otras más nuevas por varias razones, como permitir que otros sistemas accedan a ellos, un rendimiento más rápido y características más nuevas de gestión de datos (por ejemplo, clonación, instantáneas, respaldo, etc.)
Beneficios de la migración de archivos
La migración de archivos se puede hacer manualmente; sin embargo, usar herramientas creadas para la migración de archivos ahorra tiempo, mejora la seguridad y proporciona características organizativas.
- Integridad de los datos: Las herramientas transforman los datos en los formatos correctos para asegurar que se mantenga la integridad de los datos.
- Reducción de interrupciones: Utilizar estas herramientas minimiza la interrupción de las operaciones diarias del negocio con poca necesidad de esfuerzos manuales.
- Consolidación y reorganización: El proceso de transferencia de datos permite a las empresas actualizar la organización de sus archivos para acomodar mejor a nuevos equipos y procesos.
Elementos básicos de la migración de archivos
El proceso de migración de archivos puede variar según el caso de uso, pero un proceso completo de migración de archivos típicamente incluirá los siguientes pasos:
- Extraer datos: Los archivos se extraerán de las fuentes de almacenamiento antiguas y se prepararán para la transferencia.
- Transformar datos: Luego, los archivos se convierten en los formatos correctos para asegurar que sean compatibles con las nuevas fuentes de almacenamiento.
- Cargar datos: Los nuevos datos se cargan luego en la nueva fuente de almacenamiento.
Mejores prácticas para la migración de archivos
Para hacer que el proceso de migración de archivos sea lo más eficiente y fluido posible, sigue estas mejores prácticas:
- Gestión de proyectos: Un proceso de migración de archivos incluye varios pasos y partes interesadas, por lo que es esencial tener un gerente de proyecto dedicado para asegurar que las tareas se completen según el plan y el cronograma y que se aborden todos los cuellos de botella.
- Comunicaciones: Los archivos reubicados durante grandes migraciones de archivos pueden afectar a muchos miembros de la organización porque el acceso a estos archivos durante este tiempo puede ser limitado. Es importante comunicarse con aquellos que se verán afectados sobre lo que deben esperar.
- Evaluación post-migración: Después de que el proceso de migración esté completo, es importante evaluar el resultado para asegurar que todas las tareas se realizaron según el plan y que todos los archivos son accesibles con los datos correctos.
Migración de archivos vs. conversión de archivos
La migración de archivos transfiere archivos de una fuente de almacenamiento a otra, mientras que la conversión de archivos es el proceso de convertir archivos de un formato a otro. A menudo, la conversión de archivos es un paso necesario en la migración de archivos para asegurar que los archivos estén en el formato correcto para ser compatibles con la nueva fuente de almacenamiento.
Priya Patel
Priya is a Senior Research Analyst at G2 focusing on content management and design software. Priya leverages her background in market research to build subject matter expertise in the software space. Before moving back to Chicago in 2018, Priya lived in New Zealand for several years, where she studied at the University of Auckland and worked in consulting. In her free time, Priya enjoys being creative, whether it’s painting, cooking, or dancing.
