Gestión de Exposiciones

¿Qué es la gestión de exposiciones?

La gestión de exposiciones se refiere al proceso de desarrollar, planificar y operar exposiciones mientras se ofrece una experiencia fluida para patrocinadores, expositores, asistentes y clientes. La planificación de la gestión de exposiciones implica la planificación del piso de la exposición, la promoción de expositores, la colaboración con artistas, la planificación de patrocinios y el desarrollo de estrategias de exposición. Otras áreas que requieren atención incluyen la logística, la gestión de operaciones y la instalación de exposiciones en el sitio.

El software de gestión de eventos viene con capacidades de gestión de exposiciones y ayuda a los expositores a:

• Diseñar y compartir el plano del piso de la exposición
• Optimizar las operaciones del lugar y la logística
• Gestionar las solicitudes de expositores y patrocinadores
• Subir, recuperar y gestionar documentos y formularios
• Gestionar el personal y programar itinerarios para todo el equipo
• Aumentar el volumen de pedidos con un módulo de comercio electrónico dedicado
• Gestionar ventas y asociaciones con un módulo de gestión de relaciones con clientes (CRM)

Software de Gestión de Exposiciones

Software que menciona a gestión de exposiciones como una característica o término.

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Tipos de exposiciones

Tanto las exposiciones comerciales como las no comerciales requieren fuertes habilidades de gestión de exposiciones para llegar al público adecuado, crear conciencia de marca, mejorar la imagen de la marca y vender productos. Dependiendo del tipo de audiencia, los organizadores categorizan las exposiciones en los siguientes tipos:

• Exposición comercial: Una plataforma para que los fabricantes específicos de la industria muestren y demuestren productos y servicios a los miembros de la industria e inversores. Estas exposiciones también se conocen como exposiciones comerciales.
• Exposición al consumidor: Permite a diferentes industrias exhibir sus productos, prototipos e invenciones a compradores potenciales y al público en general. Las exposiciones al consumidor también se conocen como Expos.
• Exposición de arte: Presenta objetos de arte, arte de nuevos medios, arte interactivo, performance o esculturas para el público y artistas. Generalmente se lleva a cabo en galerías o museos.
• Exposición interpretativa: Muestra elementos científicos e históricos que requieren la interacción e involucramiento del visitante para su interpretación.
• Exposición digital: Visualización digital de exposiciones físicas, galerías de arte, museos y otros lugares culturales para experiencias en línea, interactivas y multimedia.

Consideraciones para la gestión de exposiciones

Los planificadores de exposiciones tienen mucho que considerar dependiendo de la naturaleza, capacidad, seguridad, estilo de configuración y modo de una exposición. Algunas consideraciones clave al planificar y gestionar exposiciones son:

• Logística: Considerar los requisitos de espacio, tecnología interactiva, señalización y procedimientos de salud y seguridad antes de planificar una exposición
• Tiempo: Determinar el momento adecuado, como los días de la semana o los meses del año
• Requisitos audiovisuales (AV): Evaluar las necesidades de micrófono, laptop, caballete, teleconferencia, pantalla de presentación y monitor
• Gestión de oradores: Conectar con los oradores y panelistas de la exposición
• Marketing: Supervisar la producción de materiales promocionales y de comunicación

Mejores prácticas de gestión de exposiciones

Realizar exposiciones bien planificadas requiere que los gestores de exposiciones se preparen con anticipación, establezcan un diálogo con todas las partes y sigan las mejores prácticas esenciales para mejorar la experiencia del visitante.

• Establecimiento de objetivos y seguimiento del presupuesto: Alinear los objetivos de la exposición con los objetivos empresariales establece la base para la planificación de la exposición y los puntos de referencia de medición del rendimiento. Planificar un presupuesto y los objetivos del evento ayuda a los gestores de exposiciones a rastrear gastos y calcular el retorno de la inversión (ROI).
• Aprovechar las herramientas de automatización: Organizar grandes exposiciones requiere que los gestores de exposiciones manejen múltiples tareas. Elegir las herramientas adecuadas de gestión de eventos les ayuda a automatizar tareas manuales y aumentar la productividad. Estas herramientas pueden manejar diferentes aspectos de la planificación de exposiciones como la venta de entradas, seminarios web, transmisión en vivo, marketing, gestión de asistentes, registro, redes, análisis y retroalimentación de la exposición.
• Encantar a los asistentes: Encontrar formas de aumentar el compromiso y la satisfacción del público es clave para un espectáculo exitoso. Las exposiciones utilizan encuestas, preguntas y respuestas, chat en vivo y gamificación para involucrar a los visitantes.
• Crear experiencias personalizadas y memorables: Personalizar los viajes de principio a fin deleita a los asistentes y los impulsa a asistir a futuras exposiciones. Agendas curadas, encuentros y sesiones de networking temáticas son excelentes maneras de personalizar las exposiciones y crear recuerdos.

Gestión de exposiciones vs. gestión de eventos

Es común confundir la gestión de exposiciones con la gestión de eventos, pero los dos términos son diferentes.

La gestión de exposiciones implica planificar y ejecutar un tipo específico de evento, es decir, una exposición. Gestionar exposiciones requiere manejar los elementos creativos, logísticos y técnicos de una exposición.

La gestión de eventos se refiere a planificar un evento independientemente de su tipo. A menudo conocida como planificación de eventos, la gestión de eventos implica gestionar la logística, manejar proyectos y coordinar con diferentes partes interesadas. Un gestor o planificador de eventos diseña, configura y ejecuta un evento.