Ablösung von Lotus Notes Anwendungen in ein allgemein nutzbares System (Html, PDF)

Wir haben in den letzten 5 Jahren den Swing PDF Converter verwendet, um Dokumente in vielen benutzerdefinierten Domino-Anwendungen in PDF zu migrieren. Sehr willkommene Funktionen sind die Möglichkeit, Lesezeichen innerhalb des PDFs zu erstellen und Anhänge einzubetten. Benutzerdefinierte Notes-Formulare werden recht gut in PDF gerendert. Die Dokumentation ist klar. Natürlich muss man mit Lotusscript vertraut sein. Aber die API ist einfach zu verwenden und gut dokumentiert. Der Support ist sehr gut.

Bevor wir in SwingPDF investierten, nutzten wir eine Open-Source-Lösung, die einen Druckertreiber erforderte. Das bedeutete, PDFs im Dateisystem zu speichern und manuell an HCL Notes/Domino-Dokumente anzuhängen oder sie als E-Mail-Anhänge zu generieren und den Inhalt von dort zu kopieren. Der Prozess umfasste mehrere manuelle Schritte und fehlte an einer ordnungsgemäßen Workflow-Integration. Mit SwingPDF ist die PDF-Erstellung vollständig in unsere bestehenden Speichern & Senden-Buttons integriert. Es ist nicht mehr nötig, Dateien per Drag-and-Drop zu handhaben, Zwischenablagen zu verwenden oder Inhalte zu kopieren und einzufügen. Die PDF-Erstellung ist zu einem nahtlosen Bestandteil unseres täglichen Geschäftsablaufs geworden. Aus Entwicklungssicht ist die Implementierung unkompliziert. In der Regel sind nicht mehr als 20–30 Zeilen LotusScript-Code erforderlich. Der Großteil dieses Codes besteht aus wiederverwendbaren Konfigurationselementen wie Wasserzeichen, Kopf- und Fußzeilen, Seitengröße, Anhängen und PDF-Typ. Die Anwendung installiert Skriptbibliotheken, Agenten und Ansichten, die ein strukturiertes und zuverlässiges Framework bieten. Der Ausgangspunkt ist die SwingPDF-Administrationsdatenbank, die eine zentrale Bereitstellung und Verwaltung bietet. Administratoren können E-Mails an Benutzer senden, die automatisch eine neue Symbolleiste auf dem Client installieren. Dies ermöglicht die lokale PDF-Erstellung direkt aus Ansichten, Ordnern und Dokumenten, wobei bei Bedarf Standardformulare verwendet werden. Funktionen Lesezeichen, bearbeitbare Felder, Passwortschutz, Anhänge, Kopf- und Fußzeile, PDFA_NONE, PDFA_1B, PDFA_2B, PDFA_3B, Zip-Dateiverarbeitung und mehrere weitere Funktionen können alle über die LotusScript-API eingestellt werden. Für unser Unternehmen ist die serverbasierte Installation besonders wichtig. In diesem Szenario werden die notwendigen Komponenten in eine Datenbank Ihrer Wahl kopiert, sodass Entwickler die PDF-Erstellung direkt in bestehende Workflows integrieren können. Wir nutzen diesen Ansatz, um täglich eine Vielzahl von kommerziellen und rechtlichen Dokumenten zu erstellen. Zum Beispiel können Besucher auf unserer Website Angebote basierend auf einer Standardpreisliste anfordern. Mehrere hundert Produktoptionen stehen zur Verfügung und der PDF-Konverter erstellt und sendet das Angebot mit der angehängten PDF-Datei innerhalb von Sekunden - alles vollständig automatisiert. Lizenzierung Das Lizenzmodell ist äußerst attraktiv. Es gibt keine Begrenzung der Anzahl der Datenbanken; jede Datenbank auf einem lizenzierten Server kann die Funktionalität nutzen. Im Vergleich zur Entwicklung und Wartung eines benutzerdefinierten PDF-Erstellungsagenten spart dies erhebliche Entwicklungszeit und Kosten. Support Der Support des Anbieters ist schnell und reaktionsschnell, und das Produkt wird kontinuierlich gewartet, was langfristige Zuverlässigkeit gewährleistet. Leistung & Stabilität Die Erstellung eines einzelnen PDFs dauert weniger als eine Sekunde. Die Batch-Erstellung aus Ansichten ist stabil und funktioniert zuverlässig. Es sollte beachtet werden, dass das Produkt nicht für die Massenarchivierung ganzer Notes-Datenbanken ausgelegt ist; der Anbieter bietet dafür eine separate Lösung an. Layout & Ausgabequalität Standard-Schriftarten werden einwandfrei verarbeitet. Bei der Verwendung von nicht standardmäßigen Schriftarten in benutzerdefinierten Ansichten ist es wichtig sicherzustellen, dass diese Schriftarten auf dem Server für die serverbasierte PDF-Erstellung installiert sind. Unserer Erfahrung nach gibt es keinen Unterschied zwischen lokal erstellten und servergenerierten PDFs. Verschiedene Sicherheitsstufen für PDFs sind verfügbar, einschließlich Optionen wie PDF/A-Konformität. Sicherheit SwingPDF nutzt das HCL Domino-Sicherheitsmodell voll aus. Entwickler können unternehmensspezifische Sicherheitsregeln implementieren, um sicherzustellen, dass sensible Informationen, wie HR-Daten, geschützt bleiben. PDFs können auch mit Passwortschutz und digitalen Signaturoptionen erstellt werden, wo erforderlich. Sehr wichtig ist, dass keine internen Daten an SWING Software übertragen werden! Lernkurve Die Haupt-SwingPDF-Datenbank enthält praktische Beispiele für verschiedene Szenarien, und die API ist gut dokumentiert. Endbenutzer mit einer lokalen Installation können PDFs einfach über einen geführten Dialog erstellen, der es ihnen ermöglicht, Formulare auszuwählen und das Ausgabeziel (lokales Dateisystem, E-Mail usw.) zu definieren. Upgrade & Lebenszyklusmanagement Die Versionsabstimmung zwischen Client- und Serverinstallationen ist entscheidend. Beim Upgrade auf HCL Notes 14 stellten wir fest, dass auf einem unserer Server noch eine ältere SwingPDF-Version lief. Aufgrund von Änderungen in der Java-Laufzeitumgebung innerhalb von Notes/Domino war ein Update erforderlich. Zusammenfassung Die hochwertige Ausgabe, die unkomplizierte LotusScript-API, das flexible Lizenzmodell, die wettbewerbsfähige Preisgestaltung und der reaktionsschnelle Support machen SwingPDF zu einer klaren Kaufempfehlung für Organisationen, die mit HCL Notes/Domino arbeiten.