CivicRecordsOnline ist eine Software zur Verwaltung von Anfragen nach öffentlichen Aufzeichnungen, die für Stadtsekretäre und Aufzeichnungsspezialisten bei lokalen Regierungsbehörden entwickelt wurde. Sie hält jede Anfrage an einem Ort: wer gefragt hat, was benötigt wird, wann es nach staatlichem Recht fällig ist, was gesendet wurde und eine vollständige Historie jeder getroffenen Maßnahme. Anfragen kommen über ein öffentliches Portal, eine weitergeleitete E-Mail oder manuelle Eingabe herein. Die Frist beginnt automatisch. Das Produkt unterstützt die Gesetze zu öffentlichen Aufzeichnungen aller 50 Bundesstaaten, zählt Geschäftstage, überspringt Feiertage und zeigt, was diese Woche fällig ist. Das Personal erhält Erinnerungen, bevor etwas überfällig ist, und ein Vorgesetzter wird benachrichtigt, wenn etwas durchrutscht.
Redaktion ist in jeder Stufe enthalten. Es gibt kein kostenpflichtiges Redaktions-Add-on. Der Instant Privacy Scan findet Namen, Adressen, Telefonnummern, Sozialversicherungsnummern, Geburtsdaten, Führerscheinnummern und Kreditkartennummern und markiert sie als Entwurfsredaktionen zur Überprüfung, bevor etwas veröffentlicht wird. Find & Fix Everywhere löscht einen Namen, einen Satz oder ein Muster auf jeder Seite eines Dokuments in einem Durchgang. Permanent Safety Lock brennt veröffentlichte Redaktionen in eine abgeflachte Freigabekopie, die der Empfänger nicht rückgängig machen kann, während die Originaldatei unberührt im Prüfpfad bleibt. Smart Medical Catching markiert Gesundheitsdetails und die Namen von Minderjährigen, damit rechtlich geschützte Details nicht durch eine gewöhnliche Suche durchrutschen. Die Redaktionsmaschine ist deterministisches Musterabgleichen: dieselbe Eingabe erzeugt jedes Mal dasselbe Ergebnis, und Aufzeichnungen trainieren niemals ein externes Modell. Das Lesen von gescanntem Papier erweitert den Privatsphärenscan auf gescannte PDFs und Bilder.
Anfragende überprüfen ihren eigenen Status auf einer einfachen öffentlichen Seite ohne Konto oder Passwort. Das Released Records Portal ermöglicht es Anfragenden, bereits veröffentlichte Aufzeichnungen herunterzuladen, was doppelte Arbeit reduziert. Die Gebührenverfolgung erfasst bewertete, bezahlte, fällige und erlassene Beträge, ohne Kartendaten zu speichern. Jede Aktion wird in einem Prüfpfad protokolliert, der als PDF exportiert wird. E-Mail-Updates kommen von der eigenen Adresse der Stadt. Ein Massenimporteur liest Anfragen-Export-CSV-Dateien von NextRequest, GovQA, JustFOIA, FOIAXpress und MyGovHub, sodass Behörden ihre Anfragenhistorie selbst mitbringen können.
Die Preisgestaltung ist veröffentlicht: District kostet 99 $ pro Monat, Town 199 $, City 299 $ und Metro 499 $. Jede Stufe wird monatlich ohne Vertrag und ohne Implementierungsgebühr abgerechnet, und jede Stufe umfasst die vollständige Redaktionssuite. Regierungsbehörden erhalten eine 14-tägige kostenlose Testversion ohne erforderliche Zahlungsdetails. Ein vollständiger Datenexport ist jederzeit in Standardformaten verfügbar.
