SigHQ ist eine Plattform zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, die exklusiv für Microsoft 365 entwickelt wurde. Sie bietet IT- und Marketing-Teams einen zentralen Ort, um einheitliche E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter zu entwerfen, zu verwalten und bereitzustellen – ohne die individuellen Outlook-Einstellungen zu berühren.
Im Gegensatz zu den meisten Tools für E-Mail-Signaturen verwendet SigHQ eine Office-Add-In-Architektur: Signaturen werden direkt in Outlook zur Erstellungszeit eingefügt, was bedeutet, dass E-Mail-Inhalte niemals über einen Drittanbieter-Server geleitet werden. Für Organisationen mit GDPR-Verpflichtungen oder Anforderungen an die Datenhoheit ist dies ein bedeutender architektonischer Unterschied.
Für wen es ist
SigHQ ist für B2B-Organisationen mit 50–250 Mitarbeitern konzipiert, die Microsoft 365 nutzen. Es bedient die wichtigsten Interessengruppen, die sich aus unterschiedlichen Gründen um E-Mail-Signaturen kümmern: IT-Administratoren, die eine saubere, konforme Bereitstellung benötigen; Marketing-Teams, die ein konsistentes Branding in jeder ausgehenden E-Mail benötigen; und Compliance- oder Rechtsteams, die eine garantierte Haftungsausschlussabdeckung mit einem Prüfpfad benötigen.
Wichtige Funktionen
* Zentralisierte Vorlagenverwaltung: Erstellen und veröffentlichen Sie Signaturvorlagen über ein webbasiertes Admin-Portal; Änderungen werden automatisch an alle Benutzer weitergegeben
* Rollenbasierte Signaturzuweisung: Weisen Sie unterschiedliche Signaturen nach Team, Rolle, Abteilung oder individuellem Benutzer zu
* Einfügen zur Erstellungszeit: Signaturen erscheinen in Outlook, bevor die E-Mail gesendet wird, sodass Absender genau sehen, was Empfänger erhalten werden
* Microsoft 365 Zentralisierte Bereitstellung: Verteilung über das M365 Admin Center – keine Installation durch Endbenutzer erforderlich
* Datenschutzorientierte Architektur: E-Mail-Inhalte verlassen niemals die Microsoft-Infrastruktur; kein Relay, keine serverseitige Verarbeitung
Was es anders macht
Die meisten Tools für E-Mail-Signaturen leiten ausgehende E-Mails über ihre eigene Cloud-Infrastruktur, um die Signatur nach dem Senden anzuhängen. SigHQ tut dies nicht. Signaturen werden vorgerendert und über CDN bereitgestellt, zur Erstellungszeit mithilfe der eigenen Office.js-API von Microsoft eingefügt. Das Ergebnis ist eine sauberere GDPR-Geschichte, keine Relay-Latenz und keine Drittanbieter-Datenverarbeitungsvereinbarung für E-Mail-Inhalte erforderlich.
