Einfach zu bedienen, Beseitigung der Papierablage und die Benachrichtigung über die Häufigkeit zur Vervollständigung der Aufzeichnungen.

Wir stießen auf Paperless durch eine Messe auf der SQFI-Konferenz und beschlossen, es auszuprobieren. Letztendlich wollten wir unsere Aufzeichnungs- und Papierprozesse durch die Digitalisierung wichtiger Unterlagen aktualisieren, und wir wurden nicht enttäuscht. Das Team von Datahex unterstützte uns beim Übergang, und der gesamte Prozess ermöglichte es uns, die Art und Weise, wie wir Daten erfassen, neu zu überdenken. Die Einrichtung und Formularentwicklung waren unkompliziert und einfach für unsere Teammitglieder zu meistern, die zu Bürgerentwicklern in ihrem eigenen Recht wurden. Die Software gab uns die Werkzeuge, um mehrere Formulare zu kombinieren und die Gesamtbelastung durch Papierkram und Aufzeichnungen zu reduzieren. Da wir ein Betrieb mit mehreren Standorten sind, unterstützte die Software die Standardisierung; ein Ziel, das wir schon seit einiger Zeit anstreben. Auch nach der anfänglichen Einrichtung erhalten wir weiterhin blitzschnelle Unterstützung, wenn Hilfe benötigt wird oder Bedenken geäußert werden. David Da Silva war eine enorme Bereicherung für unser Team und die Implementierung. Mitarbeiter aller Ebenen der Organisation, die die Software nutzen, lobten die Benutzerfreundlichkeit. Die Desktop-Oberfläche ist benutzerfreundlich und ermöglicht es mehreren Mitarbeitern, gleichzeitig am selben Formular zu arbeiten. Dies spart uns eine Menge Zeit, da einige unserer Dokumente über nicht weniger als vier Schreibtische gehen mussten, bevor sie abgelegt wurden. Die Formular-Tag-Funktion und die Konfigurationen des Mitarbeiterzugriffs helfen sicherzustellen, dass nur notwendige Dokumente für Mitarbeiter sichtbar sind, basierend auf ihrer Rolle in der Organisation. Darüber hinaus genießen es die Mitarbeiter, die Möglichkeit zu haben, Verfahren zur Hand zu haben, und die Schulungs- und Anerkennungsfunktionen sind sehr nützlich. Der Überprüfungsprozess ist effizienter mit den Datenvalidierungstools, die programmierbar und in die Software integriert sind. Unsere Standorte, die auf papierlos umgestellt haben, müssen keine Wagenladungen von Unterlagen mehr in Konferenzräume für Audits schleppen. Wir können sogar Dokumente über ein kontrolliertes Zugriffsprotokoll teilen. Unsere Auditprozesse haben sich verbessert, und wir beginnen gerade erst, die PowerBi-Berichtsfunktionen zu erkunden, die für diejenigen, die sich mit Datentrends beschäftigen, sehr spannend sind. Insgesamt war dies ein großartiges Werkzeug, um unsere Ziele in Bezug auf Lebensmittelsicherheit und Qualität zu erreichen, und wir freuen uns darauf, es an weiteren Standorten zu implementieren.

Paperless hat unsere Dokumente digitalisiert, Zeit gespart und die Genauigkeit verbessert, insbesondere in der Lebensmittelsicherheit. Es hat uns geholfen, auditbereit zu bleiben und unsere Compliance zu verbessern. Die Tools bieten viel Flexibilität, die es jedem Abteilung ermöglicht, Aufzeichnungen, Audits, Checklisten und Zeitpläne an die spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Darüber hinaus ist der Support, den wir erhalten, fantastisch.