Eine der wertvollsten Funktionen des Newforma Project Center ist seine robuste Indexierungs- und Suchfunktionalität. Bei Großprojekten oder Megaprojekten verwalten wir oft jeden Monat Hunderttausende von E-Mails, Übermittlungen, Besprechungsprotokollen und verschiedenen anderen Projektdokumenten. Die Fähigkeit, spezifische Informationen innerhalb dieses Datenvolumens schnell und genau zu finden, ist entscheidend – und die Suchfunktionen von Newforma machen dies möglich.
Vor der Implementierung von Newforma wurden E-Mails typischerweise mit traditionellen E-Mail-Plattformen gespeichert oder durch manuelles Ziehen von Kopien in Projektordner innerhalb des Windows Explorers. Diese Methode stellte eine erhebliche Einschränkung dar: E-Mails, die in Windows-Ordnern gespeichert waren, konnten nicht durchsucht werden, ohne jede Nachricht einzeln zu öffnen. Angesichts der Tatsache, dass einige Projekte Tausende von E-Mails in einer einzigen Woche generieren, war dieser manuelle Prozess sowohl zeitaufwändig als auch ineffizient.
Newforma beseitigt die Notwendigkeit für solch manuelle Suchvorgänge, indem es alle Projektkommunikationen und -dokumente indexiert und es den Benutzern ermöglicht, relevante Informationen sofort mit Schlüsselwörtern oder Phrasen abzurufen. Dies hat unsere Fähigkeit, Projektdaten rechtzeitig und effektiv zu verwalten und darauf zuzugreifen, erheblich verbessert. Bewertung gesammelt von und auf G2.com gehostet.
Ein weniger effektiver Aspekt des Programms ist der Hilfebereich. Obwohl er eine Fülle von Informationen bietet, fehlt es oft an klarer, aufgabenorientierter Anleitung, was es schwierig macht, zu verstehen, wie man bestimmte Aktionen ausführt. Darüber hinaus sind viele der Anweisungen vage oder verwirrend – wahrscheinlich von Fachexperten geschrieben, ohne Rücksicht auf Benutzer, die neu auf der Plattform sind.
Als Umgehungslösung habe ich es als hilfreich empfunden, nach Lösungen oder von Benutzern erstellten Tutorials auf Google zu suchen. Obwohl nicht immer direkt hilfreich, führen diese Suchen oft zu alternativen Schlüsselwörtern oder Formulierungen, die meine Anfragen verfeinern und zu nützlicheren Ergebnissen führen. Eine weitere Herausforderung innerhalb der Hilfeartikel ist die übermäßige Anzahl eingebetteter Links, die Benutzer leicht vom Thema abbringen können. In einigen Fällen ist es schwierig, zum ursprünglichen Inhalt zurückzukehren, und der Umweg lässt mich verwirrter zurück als zu Beginn. Bewertung gesammelt von und auf G2.com gehostet.
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