Was ist ein Bericht?
Ein Bericht ist ein formelles Disziplinardokument, das Arbeitgeber an Mitarbeiter ausstellen, die gegen Unternehmensrichtlinien, -regeln oder -protokolle verstoßen haben. Je nach Szenario kann ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter nach einem Vorfall oder mehreren wiederholten Verhaltensweisen schriftlich verwarnen.
Vorfälle, die eine schriftliche Verwarnung rechtfertigen können, umfassen schlechte Arbeitsleistung, wiederholtes Zuspätkommen oder unangemessene, persönliche Nutzung von Firmenequipment.
Arbeitgeber und HR-Profis verlassen sich auf Leistungsmanagementsysteme, um den Fortschritt und die Leistung der Mitarbeiter zu verwalten. Unternehmen nutzen diese Software auch, um bedeutungsvolle und fortlaufende Gespräche zwischen Managern und direkten Mitarbeitern zu erleichtern, insbesondere wenn schriftliche Verwarnungen notwendig sind.
Warum sind Berichte wichtig?
Berichte sind sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter wichtig. Als Arbeitgeber kann die Bereitstellung formalisierter Dokumentation wie eines Berichts vor der Entlassung eines Mitarbeiters dazu beitragen, unrechtmäßige Kündigungsklagen in Staaten ohne "at-will"-Beschäftigung zu reduzieren oder zu verhindern. Diese Maßnahmen bieten schriftliche Beweise dafür, dass ein Arbeitgeber und das HR-Team alle möglichen Maßnahmen ergriffen haben, um eine Kündigung zu vermeiden.
Gleichzeitig können Berichte den Mitarbeitern helfen, zu lernen, wie sie sich als Fachleute weiterentwickeln und Probleme bei der Arbeit entsprechend angehen können. Je nach Schwere des Fehlverhaltens kann ein Mitarbeiter eine schriftliche Verwarnung benötigen, um wieder auf den richtigen Weg zu kommen.
Während einige Verhaltensweisen in einem Arbeitsumfeld nicht toleriert werden, können schlechte Leistung und Zuspätkommen Bereiche sein, in denen sich Mitarbeiter durch einen Leistungsverbesserungsplan (PIP) verbessern und neu überdenken können.
Grundelemente von Berichten
Organisationen sollten Berichtsvorlagen erstellen, die den Bedürfnissen ihrer Teammitglieder und Richtlinien entsprechen. Die meisten Mitarbeiterberichte enthalten Folgendes:
- Identifizierungsinformationen über den Mitarbeiter, einschließlich seines Namens, seiner Berufsbezeichnung und seines Teams. Der Bericht sollte alle Teammitglieder identifizieren, wenn ein Vorfall mehr als einen Mitarbeiter betrifft. Die Person, die den Bericht ausstellt, sollte auch ihren Namen und das Ausstellungsdatum angeben.
- Eine gründliche Beschreibung des Verhaltens oder der Leistung, die den Bericht gerechtfertigt hat, sollte den Großteil des Dokuments ausmachen. Die Beschreibung sollte so viele Details wie möglich enthalten, einschließlich Datum und Zeitstempel, wie sich die Handlungen abgespielt haben und wer beteiligt war. Kopien dieser Aufzeichnungen sollten ebenfalls beigefügt werden, wenn es unterstützende Dokumente gibt, die die angegebenen Details untermauern.
- Unternehmensrichtlinien und -erwartungen, die der Mitarbeiter verletzt hat, sollten enthalten und erklärt werden. Wenn ein Arbeitgeber beispielsweise eine schriftliche Verwarnung wegen Zuspätkommens ausstellt, sollte er alle Richtlinien einbeziehen, die die Erwartungen an Pünktlichkeit und die Konsequenzen für wiederholtes Zuspätkommen umreißen. Arbeitgeber können Zeiterfassungssoftware verwenden, um den Mitarbeitern zu zeigen, wann sie gegen die Richtlinien des Unternehmens verstoßen haben.
- Ein Verbesserungsplan sollte umrissen und von der Person, die den Bericht ausstellt, und dem Mitarbeiter, der den Bericht erhält, vereinbart werden. Der Bericht sollte klar darlegen, was vom Mitarbeiter in Zukunft erwartet wird und welche Maßnahmen ergriffen werden, falls sich sein Verhalten nicht verbessert.
- Unterschriften zur Kenntnisnahme sind notwendig, um anzuzeigen, dass alle Parteien den Bericht verstehen und sich über die nächsten Schritte einig sind.
Beste Praktiken für Berichte
Zusätzlich zur Aufnahme der oben genannten Informationen können die folgenden besten Praktiken die Effektivität und die Wahrscheinlichkeit einer Veränderung nach der Ausstellung eines Berichts erhöhen:
- Verstehen Sie, um welche Art von Problem es sich handelt. Die meisten Mitarbeiterberichte beziehen sich entweder auf Leistung oder Verhalten. Leistungsprobleme müssen möglicherweise durch Schulung und Entwicklung, Coaching oder Mentoring-Programme angegangen werden, wenn eine Wissenslücke besteht. Verhaltensprobleme, die ein feindliches Arbeitsumfeld verursachen, können individuellere Aktionspläne und tiefere Gespräche mit den Mitarbeitern erfordern. Zu wissen, welche Art von Problem auftritt, ermöglicht es Arbeitgebern, individuelle Lösungen zu entwickeln, anstatt einen Einheitsansatz zu verfolgen.
- Geben Sie konkrete Beispiele. Geben Sie den Mitarbeitern so weit wie möglich konkrete Beispiele für die Handlungen, die zu einem Bericht geführt haben, und erklären Sie angemesseneres Verhalten. Diese Informationen sollten bereits im Abschnitt zur Beschreibung der Ereignisse des Berichts verfügbar sein.
- Setzen Sie klare Erwartungen mit angemessenen Fristen. Wenn Sie einen Plan für die notwendigen Änderungen erstellen, seien Sie klar mit den Erwartungen und einem Zeitrahmen für die nächsten Schritte. Vermeiden Sie es, eine Lösung ohne Zeitrahmen oder Nachverfolgung zu implementieren. Seien Sie vernünftig und fair mit den Zeitrahmen, um zu vermeiden, dass ein Mitarbeiter erneut scheitert.
Berichte vs. Aufwertungen
In der Geschäftswelt gibt es verschiedene Arten von Berichten. Ein Bericht in Bezug auf Mitarbeiterprobleme ist ein formelles Disziplinardokument, das bei Leistungs- oder Verhaltensproblemen an Mitarbeiter ausgestellt wird. Eine Aufwertung in der Finanzwelt ist eine Erhöhung des Buchwerts eines Vermögenswerts und tritt manchmal auf, wenn ein Unternehmen übernommen wird.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
