Was ist eine Leistungsbeschreibung?
Die Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW) ist ein Dokument, das häufig im Projektmanagement verwendet wird, in dem ein Vertragsbeauftragter die Ziele und Ergebnisse für ein bestimmtes Projekt oder einen Dienstleistungsvertrag festlegt. Es listet die Ziele des Projekts sowie alle Aktivitäten, Ergebnisse, den potenziellen Zeitplan und die finanziellen Details für das Projekt auf. Es ist ein äußerst detailliertes Dokument und bildet die Grundlage für den Projektplan.
Ein SOW wird oft als Teil einer Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) verwendet, ein Dokument, das zur Einholung von Angeboten von potenziellen Anbietern und Dienstleistern dient. Das SOW wird eines der ersten Dokumente sein, die Sie erstellen, um das gesamte Projektumfeld darzulegen. Da SOWs so viele Details enthalten, wird die Verwendung von Projektmanagement-Software dringend empfohlen, um das Schreiben eines SOWs zu einem nahtloseren Prozess zu machen.
Arten von Leistungsbeschreibungsdokumenten
Je nachdem, wofür eine Leistungsbeschreibung verwendet wird oder in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist, wird eine der drei verschiedenen Arten von Leistungsbeschreibungsdokumenten verwendet.
- Design-/Detail-Leistungsbeschreibung: Gibt dem Anbieter, Auftragnehmer oder Lieferanten genau vor, wie eine Aufgabe auszuführen ist und welche Schritte zu befolgen sind. Diese definiert die Anforderungen klar und wird häufig in Regierungsverträgen verwendet.
- Aufwands-/Zeit- und Material-/Einheitspreis-Leistungsbeschreibung: Wird typischerweise für stundenweise Dienstleistungsarbeiter wie Zeitarbeiter oder Vertragsarbeiter verwendet. Diese basiert auf Arbeitsstunden und dem Material, das zur Erbringung der Dienstleistung benötigt wird.
- Leistungsbasierte Leistungsbeschreibung: Beinhaltet den Zweck des Projekts, die bereitgestellten Ressourcen und die Endergebnisse. Es sollte beachtet werden, dass dieses SOW dem Auftragnehmer nicht vorgibt, wie die Aufgabe auszuführen ist, sodass es mehr Flexibilität bietet und stattdessen den Fokus auf das Ergebnis legt.
Vorteile der Verwendung einer Leistungsbeschreibung für Unternehmen
Potenzielle Dienstleister nutzen die Informationen in einem SOW, um festzustellen, ob sie die Ziele und Ergebnisse für ein bestimmtes Projekt oder einen Dienstleistungsvertrag erfüllen können und ob sie ein Angebot einreichen möchten. Einige dieser Bestimmungen umfassen:
- Bereitstellung eines Verständnisses zwischen dem Kunden und dem Projektmanager
- Hilfe für Projektleiter bei der Strukturierung ihrer Projektpläne
- Projektleitern die Möglichkeit geben, alle Projektdetails für Kunden zu erklären
- Zeit und Geld sparen, sobald es geliefert wird
- Hilfe bei der Vermeidung von Konflikten und Verwirrung innerhalb des Projekts, indem alle auf dem gleichen Stand gehalten werden
Grundlegende Elemente eines Leistungsbeschreibungsdokuments
Unabhängig vom Endziel des Projekts, das abgeschlossen werden muss, wird eine kohärente Leistungsbeschreibung die folgenden Elemente enthalten:
- Ziele: Umreißt die Ziele des Projekts und beantwortet die Frage, warum ein Unternehmen externe Mitarbeiter beauftragt. Dieser Abschnitt dient als Übersicht, um den beauftragten Mitarbeitern zu helfen, zu verstehen, was erreicht werden soll.
- Erklärung des Umfangs: Der Umfang wird als die spezifische Arbeit kommuniziert, die abgeschlossen wird, und das Ausmaß der Auswirkungen des Projekts. Es wird definieren, wie viel Arbeit ein Unternehmen leisten möchte.
- Projektergebnisse: Umreißt die Aufgaben, die ein Unternehmen ausgeführt haben möchte, und die spezifischen Anforderungen, die ein Auftragnehmer erfüllen muss, bevor er für den Job in Betracht gezogen wird.
- Unterstützende Aufgaben und verantwortliche Parteien: Legt den Rahmen fest, wer was innerhalb des Projekts tun wird und welche verschiedenen Aufgaben erforderlich sind, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen.
- Zeitplan und Meilensteine: Ein strukturierter Projektlebenszyklus oder Zeitplan, der es allen Parteien ermöglicht, sich auf das Kommende vorzubereiten sowie erwartete große Erfolge innerhalb des Zeitplans.
- Notwendige Ressourcen: Angabe aller Materialien oder Ausrüstungen, die gekauft oder gemietet werden müssen, um das Projekt abzuschließen.
- Finanzielle Details: Umreißt Zahlungsinformationen, wie z.B. was ein Unternehmen seinen Mitarbeitern zahlt. Es wird auch spezifiziert, ob es Ressourcen für eine Budgeterhöhung gibt.
- Vorschriften und Richtlinien: Ein Auffangbecken für alles, was nicht erwähnt wurde. Es kann detaillieren, was vom fertigen Produkt erwartet wird, oder spezifische Details wie wer für notwendige Reisen verantwortlich ist, abdecken.
- Bestimmungskriterien: Details, was als qualitativ hochwertige Arbeit angesehen wird und bietet eine Erklärung, wie ein Anbieter bestimmen wird, ob das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde.
- Unterzeichnete Vereinbarung: Um alles offiziell zu machen, müssen beide beteiligten Parteien unterschreiben, dass sie alle Richtlinien, Kriterien, den Umfang, die Ziele und mehr gelesen haben und dass ein Verständnis aller Erwartungen besteht.
Best Practices für das Schreiben eines Leistungsbeschreibungsdokuments
Als Projektmanager ist es entscheidend, die Details eines SOW so früh wie möglich aufzuzeichnen. Es muss umfassend, gründlich und gut ausgearbeitet sein, da es alle Fragen beantworten sollte, bevor die Aufgabe beginnt.
Das Erstellen eines Leistungsbeschreibungsdokuments ist keine leichte Aufgabe. Um den Prozess des Schreibens zu erleichtern, befolgen Sie diese Best Practices:
- Stellen Sie von Anfang an und während der Durchführung Fragen
- Betrachten Sie das Problem aus der Sicht des Kunden
- Definieren Sie Erfolg und Misserfolg
- Verstehen Sie die wichtigsten Ergebnisse und wann sie erwartet werden
- Umreißen Sie, welche Aufgaben das Ergebnis unterstützen werden
- Geben Sie die Ressourcen an, die zur Fertigstellung des Projekts benötigt werden
- Fassen Sie zusammen, wer welche Kosten wann bezahlen wird
Leistungsbeschreibung vs. Leistungsumfang
Es gibt einen klaren Unterschied zwischen einer Leistungsbeschreibung und einem Leistungsumfang. Der Leistungsumfang ist ein definierter Abschnitt innerhalb der Leistungsbeschreibung. Während eine Leistungsbeschreibung ein umfassendes Dokument mit einer Vielzahl von Details zu dem durchzuführenden Projekt ist, umreißt der Abschnitt zum Leistungsumfang, wie diese Ziele erreicht werden sollen, sowie Meilensteine und Aufgaben für das Projektteam.
Ein Leistungsumfang innerhalb eines SOW gibt ein Verständnis der Projektergebnisse und der Art der Arbeit, die geleistet wird, um den Erfolg sicherzustellen.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
