Was ist die Periodenrechnung? Wie sie funktioniert, Vor- und Nachteile

Im Jahr 1916 revolutionierte eine neue Form der Buchhaltung die Art und Weise, wie wir arbeiten.

Mit der Einführung der periodengerechten Buchführung war es für ein Unternehmen nicht mehr notwendig, Bargeld zu haben, um seine Einnahmen zu deklarieren. Ein Vorläufer der Kreditkarten, es etablierte ein System der periodengerechten Buchführung.

Periodengerechte Buchführung ist eine Buchhaltungsmethode, die Unternehmen verwenden, um Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, sobald sie entstehen, anstatt wenn das Geld den Besitzer wechselt. Die periodengerechte Methode ermöglicht es Unternehmen, Ausgaben zu erkennen, während die Verbindlichkeit entsteht, anstatt zum Zeitpunkt der Zahlung.

Bargeld ist für Millionen von Menschen immer noch König, und es ist nichts falsch daran, Ihr kleines Unternehmen mit der traditionellen bargeldbasierten Buchhaltung zu führen. Mit ein wenig Hilfe von Buchhaltungssoftware ist die Verwaltung Ihrer Bücher und das Verfolgen Ihrer Papierdokumente mit der Bargeldmethode schnell und schmerzlos.

Aber das Verständnis der periodengerechten Buchführung ist ein kluger Schachzug, egal wie man es betrachtet, besonders wenn Sie planen zu wachsen. Kein Druck, aber: Wir lieben Ihr Unternehmen so, wie es ist.

In gewisser Weise ist die periodengerechte Buchführung ein Ehrensystem. Wenn Sie täglich Hunderte oder sogar Tausende von Transaktionen ausführen — viele mit verspäteten Zahlungsterminen oder Ratenzahlungen — ist Bargeld selbst flüssig und manchmal schwer fassbar. Dies macht es schwierig, Ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Die periodengerechte Buchführung ermöglicht es Ihnen, Entscheidungen auf der Grundlage des Kapitals zu treffen, das Ihnen versprochen wird, zusätzlich zu den echten Vermögenswerten in Ihren Konten.

Die periodengerechte Buchführung vereint zwei Buchhaltungsprinzipien:

• Matching-Prinzip besagt, dass Sie Ausgaben im gleichen Zeitraum erkennen sollten, in dem die Einnahmen, die sie generieren, entstehen.
• Ertragsanerkennungsprinzip besagt, dass Sie Einnahmen entweder zum Zeitpunkt des Verdienens oder der Realisierung erkennen sollten.

Ein periodengerechtes Buchhaltungssystem bietet bessere Einblicke in die Rentabilität, indem es ein genaues Bild von Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerten und Verbindlichkeiten auf der Bilanz zeichnet. Deshalb erkennen die Allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) die periodengerechte Methode an. Die Securities and Exchange Commission (SEC) verlangt auch, dass börsennotierte Unternehmen die periodengerechte Buchführung anwenden.

Wie funktioniert die periodengerechte Buchführung?

In einem Szenario der periodengerechten Buchführung werden Ihre verschiedenen Einnahmen als „verdient“ erfasst, wenn der Verkauf erfolgt, unabhängig vom Zahlungsplan. Transaktionen ohne Bargeld in der Hand werden in Ihren aktuellen Vermögenswerten unter dem Abschnitt „Forderungen“ in Ihren Bilanzen gebucht.

Typischerweise, wenn diese Buchungseinträge innerhalb eines Jahres oder weniger bezahlt werden, können sie als kurzfristige Vermögenswerte betrachtet werden. Alles, was Ihnen noch geschuldet wird, wird auch als „Verbindlichkeit“ bezeichnet.

Sie und Ihre Kunden schließen eine Vereinbarung, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Mit der entsprechenden Überprüfung und dem etablierten Vertrauen durch einen Vertrag sollte dies kein Problem sein. Aber die Möglichkeit, dass Geld nicht eingeht, so gering sie auch sein mag, ist ein angenommenes Risiko bei dieser Art der Buchführung.

In Bezug auf Ihren Cashflow können Sie das Geld, das für Waren, Dienstleistungen und andere Gläubiger geschuldet wird, im Abschnitt „Verbindlichkeiten“ Ihrer Finanzberichte verfolgen.

Sie können sich für einen großen Kauf entscheiden und die endgültigen Kosten von Ihren kurzfristigen Vermögenswerten in den Forderungen abziehen. Diese Käufe erhöhen Ihre Gesamtverbindlichkeiten, aber dies ermöglicht es Ihnen, Ihre liquiden Mittel sicher auf der Bank zu halten und diese Abschnitte Ihres Kassenbuchs unberührt zu lassen.

Auf diese Weise ist das periodengerechte System wie eine Drehtür von kurzfristigen Vermögenswerten, die von Ihren langfristigen Vermögenswerten getrennt gehalten werden. Wenn Sie jedoch Ihr Endergebnis betrachten, können Sie beide Beträge berücksichtigen.

Periodengerechte vs. bargeldbasierte Buchführung

Periodengerechte Buchführung ist ein Buchhaltungsstandard, der es ermöglicht, Transaktionen zu erfassen, sobald sie geschehen, anstatt wenn der Geldwechsel stattfindet. So können Sie Einnahmen und Ausgaben erkennen, sobald Sie sie verdienen oder anfallen, ohne darauf zu warten, dass Sie Bargeldzahlungen erhalten oder leisten.

Bargeldbasierte Buchführung erfordert, dass Sie Einkommen im Steuerjahr melden, in dem Sie es erhalten, und Ausgaben im Steuerjahr abziehen, in dem Sie die Ausgaben bezahlen. Die bargeldbasierte Buchführung wird häufig von kleinen Unternehmen verwendet, die Steuern über die persönlichen Steuererklärungen der Geschäftsinhaber zahlen.

Die bargeldbasierte Methode ist ziemlich einfach, da Sie Transaktionen basierend auf dem Cashflow erfassen. So fügen Sie Einnahmen hinzu, wenn Sie Bargeld von Kunden erhalten, und ziehen Ausgaben ab, wenn Sie Bargeldzahlungen leisten. Infolgedessen macht Buchhaltung mit der bargeldbasierten Buchführung es einfach, Ihre finanzielle Position zu verfolgen.

Wann sollte die periodengerechte Buchführung verwendet werden?

Wenn Ihr Unternehmen in den USA tätig ist und in eine bestimmte Kategorie fällt, verlangt der Internal Revenue Service (IRS) die periodengerechte Buchführung für Steuerberichterstattungszwecke. Diese beinhalten die folgenden Bedingungen:

• Führen von Inventar
• Verkäufe auf Kredit tätigen
• C-Körperschaften
• Große Unternehmen mit einem durchschnittlichen jährlichen Bruttoumsatz von mehr als 25 Millionen US-Dollar über die letzten drei Jahre des Abrechnungszeitraums

Diese Einschränkungen begrenzen sicherlich die Kandidaten für die bargeldbasierte Buchführung.

Wenn Sie ein kleines Startup sind, das nur eine Dienstleistung anbietet, ist die bargeldbasierte Methode eine sinnvolle Möglichkeit, Ihre Finanzen zu verwalten und Ihre Vermögenswerte im Auge zu behalten.

Wenn Sie ein landwirtschaftliches Unternehmen betreiben, sind Sie auch berechtigt, die bargeldbasierte Methode zu verwenden. In den meisten anderen Fällen scheint jedoch die periodengerechte Buchführung nicht nur vorteilhaft, sondern gesetzlich vorgeschrieben zu sein.

Vorteile der periodengerechten Buchführung

Es gibt erhebliche Vorteile der periodengerechten Buchführung, wenn alles reibungslos läuft.

Einnahmen und Ausgaben werden sofort abgeglichen. Wenn Sie beispielsweise 1.000 US-Dollar für Materialien ausgeben, aber 5.000 US-Dollar für die Arbeit garantiert sind, können Sie eine Nettogewinnmarge von 4.000 US-Dollar buchen, auch wenn es einige Monate dauert, bis dieses Geld eingeht. Dies ist hilfreich für das Management, da es Entscheidungen trifft und Grundlagen für die Zukunft legt. In der bargeldbasierten Buchführung kann ein Job mit höheren momentanen Ausgaben als Einnahmen als Verlust angesehen werden und bestimmte Entscheidungsfähigkeiten beeinträchtigen.

Wenn Ihr Büro Ausrüstung oder eine talentierte IT-Einstellung benötigt, kann es schwierig sein, diese Entscheidungen zu rechtfertigen, ohne das Geld in der Hand zu haben. Der größte Vorteil der periodengerechten Buchführung ist, dass sie kluge Entscheidungen ermöglicht, die sofort Ihre betriebliche Effizienz und Gewinnpotenzial steigern.

Viele Unternehmen wählen die periodengerechte Buchführung für eine genaue Finanzberichterstattung und um GAAP-konform zu bleiben. Startups, die die bargeldbasierte Methode verwenden, wechseln auch zur periodengerechten Methode, bevor sie Mittel beschaffen.

Herausforderungen der periodengerechten Buchführung

Die periodengerechte Methode kann zu finanziellen Problemen führen, wenn sie nicht sorgfältig gehandhabt wird. Wenn Ihnen zu irgendeinem Zeitpunkt das Bargeld ausgeht, können Sie rechtliche Probleme mit Ihren Gläubigern haben und das Risiko einer Insolvenz eingehen, selbst wenn Ihre Bilanz Rentabilität ausweist. Wiederum sind die Chancen dafür gering, wenn Sie aufmerksam sind und notwendige Anpassungen an Ihren Ausgaben vornehmen, aber es ist eine unglückliche Realität für viele Unternehmen. Ein paar kleine Fehler können fatal sein.

Es gibt einen Grad an Schätzung bei der periodengerechten Buchführung. Die Wahrscheinlichkeit von veraltetem Inventar und Produktretouren muss beispielsweise in die Gleichung einbezogen werden. Aus diesem Grund und anderen hat die periodengerechte Methode eine steilere Lernkurve als die bargeldbasierte Methode. Sie können mit einer Buchhaltungsfirma oder einem Finanzberatungsanbieter zusammenarbeiten, um Ihre Buchhalter zu schulen und eine reibungslose Fahrt zu gewährleisten, wenn und wann Sie diesen Weg gehen.

Wenn nicht mit Sorgfalt und Adleraugen-Präzision behandelt, kann die periodengerechte Methode zu übergroßen Fehlern führen. Wenn ein oder zwei Zahlungen nicht rechtzeitig eingehen, kann dies durch Ihre gesamte Operation widerhallen.

Ist die periodengerechte Buchführung das Richtige für Sie?

Die periodengerechte Buchführung ist nicht ideal für Unternehmen, die Bargeldzahlungen für Einnahmen und Ausgaben verwenden. Unternehmen, die Kredit von Lieferanten erhalten oder auf Kredit verkaufen, können die periodengerechte Buchführung verwenden, um ein genaues Bild der finanziellen Gesundheit auf ihren Gewinn- und Verlustrechnungen zu erhalten. Jedes Unternehmen mit einer längeren Zahlungszeitverzögerung kann sich für die periodengerechte Buchführung entscheiden.

Denken Sie auch daran, dass börsennotierte Unternehmen oder Unternehmen mit mehr als 25 Millionen US-Dollar Umsatz die periodengerechte Buchführung verwenden müssen.

Buchhaltungssoftware für die periodengerechte Buchführung

Viele Unternehmen scheuen sich davor, die periodengerechte Buchführung zu verwenden, hauptsächlich wegen des Aufwands, komplexe Vermögenskonten, Forderungen und Verbindlichkeiten zu verwalten. Außerdem müssen Sie das Buch monatlich schließen, um periodengerechte Methoden zu verwenden. Sie können all diese Herausforderungen mit Buchhaltungslösungen leicht bewältigen.

Buchhaltungssoftware macht es Ihnen mühelos, Buchungseinträge zu erfassen, Nebenbuchkonten abzugleichen und mehr. Darüber hinaus können Sie auch Finanzberichterstattung und Ausgabenmanagement mit Buchhaltungstools verwalten.

Verstehen Sie Ihren Buchhaltungsprozess

Solide finanzielle Praktiken sind ein Eckpfeiler des Erfolgs, und es gibt sicherlich viel zu verdauen zu diesem Thema. Die Implementierung von hochwertiger Buchhaltungssoftware und die sorgfältige Führung Ihrer Aufzeichnungen ist ein Muss für jedes Unternehmen in seinen frühen Phasen. Sie können kostenlose Buchhaltungssoftware finden, um loszulegen. Es gibt auch Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen, die sich an Einzelunternehmer und kleinere Teams richtet.

Schauen Sie sich die beste Buchhaltungssoftware an, die Ihnen helfen kann, Vermögens-, Einnahmen-, Ausgaben- und Einnahmenmanagement zu optimieren.

Dieser Artikel wurde ursprünglich 2019 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.