CivicRecordsOnline è un software di gestione delle richieste di documenti pubblici progettato per i segretari comunali e gli specialisti dei documenti presso le agenzie governative locali. Tiene traccia di ogni richiesta di documenti in un unico posto: chi ha chiesto, cosa necessita, quando è dovuto secondo la legge statale, cosa è stato inviato e una storia completa di ogni azione intrapresa. Le richieste arrivano tramite un portale pubblico, un'email inoltrata o un inserimento manuale. Il conto alla rovescia per la scadenza inizia automaticamente. Il prodotto supporta le leggi sui documenti pubblici di tutti i 50 stati, conta i giorni lavorativi, salta le festività e mostra cosa è dovuto questa settimana. Il personale riceve promemoria prima che qualcosa sia in ritardo, e un supervisore viene avvisato se qualcosa sfugge.
La redazione è inclusa in ogni livello. Non c'è nessun componente aggiuntivo a pagamento per la redazione. La Scansione Privacy Istantanea trova nomi, indirizzi, numeri di telefono, numeri di previdenza sociale, date di nascita, numeri di patente di guida e numeri di carta di credito, e li segnala come bozze di redazione per la revisione prima che qualcosa venga rilasciato. Trova & Risolvi Ovunque cancella un nome, una frase o un modello su ogni pagina di un documento in un solo passaggio. Il Blocco di Sicurezza Permanente brucia le redazioni pubblicate in una copia rilasciata appiattita che il destinatario non può invertire, mentre il file originale rimane intatto nella traccia di controllo. La Cattura Medica Intelligente segnala i dettagli sanitari e i nomi dei minori in modo che i dettagli legalmente protetti non sfuggano a una ricerca ordinaria. Il motore di redazione è un abbinamento di modelli deterministico: lo stesso input produce lo stesso output ogni volta, e i documenti non addestrano mai un modello esterno. La lettura di documenti scansionati estende la scansione della privacy ai PDF scansionati e alle immagini.
I richiedenti controllano il proprio stato su una semplice pagina pubblica senza account o password. Il Portale dei Documenti Rilasciati consente ai richiedenti di scaricare documenti già rilasciati, riducendo il lavoro duplicato. Il tracciamento delle tariffe registra gli importi valutati, pagati, dovuti e annullati senza memorizzare i dati della carta. Ogni azione è registrata in una traccia di controllo che viene esportata come PDF. Gli aggiornamenti via email provengono dall'indirizzo della città. Un importatore di massa legge le esportazioni di richieste CSV da NextRequest, GovQA, JustFOIA, FOIAXpress e MyGovHub, in modo che le agenzie possano portare con sé la loro storia delle richieste in modalità self-service.
I prezzi sono pubblicati: District è $99 al mese, Town è $199, City è $299 e Metro è $499. Ogni livello è fatturato mensilmente senza contratto e senza tassa di implementazione, e ogni livello include l'intera suite di redazione. Le agenzie governative ottengono una prova gratuita di 14 giorni senza necessità di dettagli di pagamento. L'esportazione completa dei dati è disponibile in qualsiasi momento in formati standard.
