Gestione delle risorse

Che cos'è la gestione delle risorse? 

La gestione delle risorse è la pratica di organizzare le risorse, come il tempo e il budget, per fornire il massimo beneficio all'azienda.

Attraverso la pianificazione strategica, la programmazione e l'allocazione delle risorse, le aziende garantiscono che gli aspetti giusti di un progetto siano disponibili quando necessario, aumentando la possibilità di raggiungere con successo l'obiettivo desiderato.

Con così tanti tipi diversi di risorse all'interno di un'azienda, utilizzare software di gestione delle risorse è il modo migliore per monitorarle e ottimizzarle.

Tipi di gestione delle risorse 

Il tipo di gestione necessario dipende dalle risorse che un'azienda possiede e dal tipo di risorse che devono essere distribuite.

• Membri del team. I dipendenti di un'azienda sono una delle risorse più importanti. Gli sforzi di reclutamento sono spesso guidati dalla necessità di più membri del team per gestire i progetti in un'azienda in crescita.
• Finanziarie. Una buona comprensione del budget disponibile aiuta a mantenere le aziende stabili e pronte a finanziare i progetti futuri. Spostare il budget da progetto a progetto o da dipartimento a dipartimento per massimizzare la redditività è una parte fondamentale della gestione delle risorse.
• Strutture. Le aziende che possiedono più edifici, come uffici o data center, dovrebbero includere anche queste strutture in una piattaforma di gestione delle risorse.
• Digitali. Le risorse digitali possono essere importanti quanto le risorse fisiche. Se l'hardware è limitato o se il software deve essere condiviso in tutta l'azienda a causa delle licenze, queste risorse devono essere gestite in modo appropriato.
• Inventario. Le aziende che vendono prodotti fisici spesso hanno una grande quantità di inventario a disposizione. Controllare e ottimizzare questo inventario attorno ai cicli di vendita regolari, insieme ai periodi promozionali, può avere un impatto significativo sui ricavi.

Elementi di base della gestione delle risorse 

Una gestione efficace delle risorse si muove continuamente secondo il ciclo di vita a quattro fasi che determina cosa deve accadere successivamente. 

• Analisi delle risorse. Prima che possa avvenire qualsiasi allocazione o programmazione, i team devono analizzare le risorse attuali. La leadership determina le prestazioni precedenti e la disponibilità per pianificare quali risorse vanno dove per i progetti futuri.
• Pianificazione delle risorse. I team dovrebbero registrare informazioni sulle singole risorse nel loro piano delle risorse. Dovrebbe includere quali sono le risorse, le loro quantità e qualsiasi altro dettaglio generale.
• Allocazione delle risorse. Decidere dove le risorse sono più efficaci è un processo continuo. I dipendenti possono assegnare risorse a un certo progetto e poi riassegnarle altrove se le priorità cambiano. 
• Programmazione delle risorse. Il programma delle risorse dovrebbe mostrare la disponibilità di qualsiasi risorsa in qualsiasi momento. Questo dovrebbe adattarsi ai programmi di progetto già in uso, con calendari condivisi per determinare quali elementi devono lavorare insieme per un progetto di successo.
• Monitoraggio delle risorse. Le prestazioni continue delle risorse, sia quelle in uso che quelle che possono essere inattive, dovrebbero essere valutate per l'affidabilità e il loro contributo complessivo all'azienda.

Vantaggi della gestione delle risorse 

Ci sono molti vantaggi nella gestione delle risorse, come:

• Ridurre il burnout dei membri del team. Una gestione efficiente porta a prestazioni efficaci del team. I team si sentono più equilibrati e supportati quando il loro tempo è gestito correttamente.
• Evitare possibili problemi. I progetti affrontano sempre problemi imprevisti, ma pianificare le risorse per il progetto in anticipo può anticipare possibili intoppi e affrontarli prima che si verifichino.
• Costruire trasparenza. Centralizzare la gestione delle risorse rende tutto visibile al team più ampio. Ciò significa che i leader possono fare il miglior uso delle risorse che hanno e sapere quali funzionano bene con altre.
• Misurare l'efficienza. Quando i progetti vanno bene, il monitoraggio delle risorse mostra quali aree hanno contribuito a questo successo. In alternativa, i team possono facilmente trovare errori e apportare correzioni prima del prossimo progetto.

Best practice della gestione delle risorse 

Il modo in cui un'azienda sceglie di gestire le proprie risorse dipende dal tipo di risorse che ha e dai tipi di progetti su cui lavora. In generale, le best practice che i team dovrebbero seguire includono:

• Conoscere quali risorse sono scarse. Esaurire una risorsa o sovraccaricare un team causa problemi sostanziali per un progetto. Rivedere le risorse in anticipo e concentrarsi su quelle che devono essere rifornite.
• Lavorare collettivamente in tutta l'azienda. Quando le risorse sono condivise tra i team, è facile che ognuno voglia dare priorità ai propri progetti. Lavorare collettivamente per determinare ciò che è meglio per le esigenze complessive dell'azienda e quali progetti avranno maggiore successo è il modo migliore per allocarle per il risultato più positivo.
• Tenere conto del tempo non dedicato ai progetti. Soprattutto quando si tratta di risorse come i membri del team e il loro tempo, anche i compiti amministrativi devono essere programmati. Inserire questo tempo in qualsiasi agenda.

Gestione delle risorse vs. gestione dei progetti 

È comune confondere la gestione delle risorse con la gestione dei progetti, ma le loro differenze sono importanti.

La gestione delle risorse si concentra principalmente sulla gestione di tutte le risorse in tutta l'azienda e sulla determinazione di dove sono meglio allocate in qualsiasi momento. Questo può coprire più progetti; il processo è spesso pianificato su base semestrale o annuale. 

La gestione dei progetti esamina come le risorse sono meglio allocate per un progetto specifico o un obiettivo di team, utilizzando software per annotare i singoli compiti e le scadenze. Il software di gestione delle risorse deve integrarsi con qualsiasi strumento di gestione dei progetti quando si lavora su un progetto specifico.

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