Gestione della Conformità alle Politiche

Che cos'è la gestione delle politiche e della conformità?

La gestione delle politiche e della conformità è un approccio per gestire centralmente standard, politiche e processi di controllo interno mappati in modo incrociato con gli standard normativi esterni. Serve come punto di integrazione per l'importazione di quadri di conformità normativa.

Le aziende adottano software di gestione delle politiche e della conformità per ottenere un flusso di lavoro strutturato per l'identificazione, la valutazione e il monitoraggio continuo delle attività di controllo. Le aziende che operano a livello globale o in una regione specifica devono conformarsi ai requisiti normativi specifici per la loro posizione e attività. Le soluzioni di gestione delle politiche e della conformità riuniscono tutti i controlli per garantire che le organizzazioni non manchino di conformarsi a più standard a causa di lievi differenze.

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Vantaggi della gestione delle politiche e della conformità

Una gestione efficace delle politiche e della conformità mitiga il rischio associato alla gestione di diversi requisiti di conformità e all'istituzione di controlli interni per soddisfare tali requisiti.

• Minimizza i rischi aziendali: La gestione delle politiche e della conformità integra diversi processi aziendali con l'aiuto di una soluzione software unificata. Serve come un archivio centrale per gestire le informazioni e le applicazioni critiche di un'azienda, consentendo ai professionisti della sicurezza di rilevare minacce e mitigare i rischi aziendali se trovano anomalie o violazioni della conformità.

• Garantisce la sicurezza: Le soluzioni di gestione delle politiche e della conformità sono dotate di solidi protocolli di autenticazione, garantendo la sicurezza dei beni vitali e prevenendoli da hacker malevoli.

• Valuta il rischio in più aree: La gestione delle politiche e della conformità consente ai team di condurre una corretta valutazione del rischio in tutte le aree funzionali di governance, rischio e conformità (GRC). L'approccio facilita audit interni, garanzia di qualità, competenza e mantiene registri dei rischi, conformità normativa e reputazione.

• Mappa i requisiti con i controlli: Con la gestione delle politiche e della conformità, ogni cambiamento nei requisiti può essere mappato in modo incrociato con i controlli che soddisfano tali requisiti. Quando i requisiti cambiano, il controllo riflette questo in un processo efficace di gestione delle politiche e della conformità. Aiuta a garantire una gestione senza soluzione di continuità di vari standard normativi, aiutando i responsabili della conformità a dare priorità a funzioni aziendali più critiche.

Elementi essenziali della gestione delle politiche e della conformità

Il processo di gestione delle politiche e della conformità contiene alcuni componenti importanti progettati per rendere più gestibili i compiti amministrativi di un'organizzazione.

• Programma di conformità: Le aziende devono avere un programma di conformità ben definito per accogliere ogni requisito legale essenziale per fare affari in una regione specifica. La gestione delle politiche e della conformità comporta politiche e processi e coinvolge formazione, monitoraggio e attuazione di azioni correttive per fornire un programma di conformità efficace.

• Archivio centralizzato di politiche e conformità: Mantenere un sistema centralizzato per identificare, valutare e monitorare le politiche interne e le conformità serve come unica fonte di verità per le aziende per gestire le loro politiche e dimostrare la conformità.

• Controllo delle versioni delle revisioni e approvazioni delle politiche: Per ogni cambiamento nella politica, le aziende devono notificare ai loro dipendenti e essere trasparenti al riguardo. La gestione delle politiche e della conformità consente alle aziende di comunicare efficacemente ogni revisione. Si occupa anche del processo di approvazione di eventuali modifiche alle politiche prima che vengano pubblicate.

• Tracciamento e reportistica: Un processo di gestione delle politiche e della conformità include il tracciamento di ogni revisione delle politiche con dettagli su chi ha ricevuto, esaminato e attestato qualsiasi cambiamento alla politica. Dimostra la conformità e riduce la responsabilità.

• Maturità della conformità: Qualsiasi cambiamento nei requisiti di conformità richiede alle aziende di modificare i loro obiettivi di controllo per conformarsi alla revisione. Con soluzioni di gestione delle politiche e della conformità, le aziende possono modificare efficacemente le entità che dimostrano la conformità attraverso modelli di indicatori, modelli di test e attestazioni per dimostrare il livello di conformità.

Migliori pratiche per la gestione delle politiche e della conformità

Le organizzazioni possono adottare le seguenti migliori pratiche per garantire una gestione efficace delle politiche e della conformità:

• Sfrutta il software di gestione delle politiche e della conformità per automatizzare i processi nei programmi di gestione avanzata.
• Sii proattivo, non reattivo, nel rivedere i cambiamenti delle politiche e apportare gli aggiornamenti necessari prima che sorgano problemi.
• Stabilisci una procedura standard per creare e distribuire nuove politiche ai dipendenti e ottenere la loro attestazione.
• Rendi la gestione delle politiche e della conformità una responsabilità trasversale e coinvolgi diversi dipartimenti nelle revisioni delle politiche.
• Limita l'autorità decisionale alla gestione, con il consiglio che svolge un ruolo consultivo. Le organizzazioni possono fare eccezioni nel prendere decisioni che coinvolgono rischi più elevati o il codice di condotta.
• Stabilisci una politica di escalation per chiarire i dettagli di ciò che può essere escalato, a chi e il tempo associato ad esso.
• Invece di saltare direttamente ai requisiti di conformità, le aziende dovrebbero lavorare a ritroso dai risultati finali previsti. Ciò comporta l'esame degli obiettivi, l'identificazione di obiettivi precisi e l'impostazione di metriche chiare per tracciare quanto efficacemente viene raggiunta la conformità.
• Comprendi chiaramente le normative sulla conformità e sovrintendi ai controlli interni.
• Stabilisci una base degli sforzi di conformità attuali dell'azienda e conduci audit per verificare l'efficacia del programma di gestione delle politiche e della conformità di un'organizzazione.
• Sviluppa un programma di formazione continua sulla conformità invece di un workshop di un giorno. Le aziende devono formare i loro dipendenti per ogni cambiamento di politica, e la formazione continua sulla conformità aiuta ad accoglierlo.
• Assicurati che le revisioni delle politiche e della conformità avvengano regolarmente. Imposta promemoria per condurre queste revisioni periodicamente piuttosto che in risposta a violazioni.