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Che cos'è il docketing?

Il docketing è un processo per raccogliere e gestire documenti e scadenze. È più comunemente utilizzato con la proprietà intellettuale (IP) durante il processo di applicazione di brevetti e marchi e dagli studi legali per gestire appuntamenti in tribunale e documenti dei clienti.

Strumenti specialistici sono tipicamente utilizzati per gestire questi dockets, come la privacy dei dati e software di gestione della proprietà intellettuale. Questo mantiene qualsiasi documentazione conforme alle leggi sulla privacy dei dati come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell'UE.

Il docketing digitalizzato significa che i professionisti possono rimanere al passo con date e scadenze importanti senza dover registrare informazioni importanti a mano.

Tipi di docketing

Molte industrie diverse utilizzano il docketing come mezzo per gestire le loro date chiave.

• Avvocati spesso utilizzano sistemi di docketing per gestire casi, documenti di casi e scadenze in tribunale per i loro clienti.
• Professionisti sanitari si rivolgono a sistemi di docketing per memorizzare appuntamenti medici per i pazienti, formazione per i team e documentazione critica. In molti casi, questi sistemi aiutano i pazienti a ricevere cure in modo più efficiente.
• Agenzie governative utilizzano il docketing per documenti relativi alla conformità legale o all'interno del loro ramo del governo.
• Professionisti della proprietà intellettuale sono alcuni dei maggiori utilizzatori del docketing. Quando vengono depositati brevetti o marchi, deve seguire un lungo processo legale. Il docketing traccia date importanti e gestisce la documentazione relativa a queste applicazioni di marchi e brevetti.

Elementi di base del docketing

Sebbene i sistemi di docketing cambino a seconda dell'industria che li utilizza, la maggior parte presenta funzioni simili, tra cui:

• Calendari. Un semplice calendario può essere sufficiente per molti professionisti, ma altri necessitano di sistemi più estesi che possono gestire centinaia, persino migliaia, di date diverse contemporaneamente. Alcuni possono essere legati a clienti o casi specifici, mentre altri possono essere date generali di cui le aziende devono essere a conoscenza nel loro settore.
• Archiviazione documenti. In particolare nel settore legale, sanitario e proprietà intellettuale, molti documenti richiedono frequenti riferimenti. Buoni strumenti di docketing consentono la loro gestione e accesso.
• Moduli per i clienti. Quando le aziende devono raccogliere dettagli dai clienti, i moduli possono essere particolarmente utili. Poiché la gestione dei dati è una parte fondamentale del docketing, i moduli che raccolgono facilmente queste informazioni sono solitamente integrati nel sistema per renderlo più facile da fornire ai clienti.
• Strumenti di comunicazione. Le email si perdono quando vari individui contattano un cliente riguardo al loro caso. Gli strumenti di docketing spesso consentono il caricamento di email per condividere informazioni all'interno del team mentre le collegano a un caso. Molti hanno anche opzioni per creare modelli e programmare email precompilate da inviare ai clienti a intervalli prestabiliti con aggiornamenti sullo stato dei loro casi.

Vantaggi del docketing

Oltre a rendere i team più efficienti e mantenere i dati organizzati, il docketing include vantaggi come:

• Mantenere la qualità dei documenti. Qualsiasi cosa all'interno del sistema di docketing deve rispettare un certo standard di qualità d'uso. Questo affina tutti i dati all'interno del sistema.
• Fornire aggiornamenti in tempo reale. Le date e le scadenze programmate nel calendario possono automaticamente innescare diverse azioni in tempo reale. Queste potrebbero essere avvisi per una chiamata imminente con un cliente, un appuntamento con un team legale o qualsiasi altra notifica critica nel tempo. Qualsiasi documentazione aggiunta al sistema può anche essere rivista non appena un membro del team la salva.
• Ridurre i costi operativi. Con un sistema che può gestire documenti e programmi, c'è meno bisogno di un grande team amministrativo per gestire questi compiti. L'automazione all'interno del software può risparmiare centinaia di ore ogni anno.

Migliori pratiche per il docketing

Implementare un sistema di docketing efficace richiede tempo, ma può migliorare significativamente le prestazioni dei team interni. Quando si pensa di aggiornare o creare un sistema di docketing, è importante considerare:

• Scegliere un sistema adatto al settore. Non tutti i campi necessitano di tutte le funzionalità di docketing. È fondamentale che gli strumenti giusti soddisfino le esigenze dell'azienda, che si tratti di gestione documentale di alto livello che possa mantenere i file correttamente o di un calendario che avvisi gli utenti delle scadenze imminenti.
• Programmare promemoria. Con molti casi da gestire contemporaneamente, è facile dimenticare le scadenze. In alcuni casi, come IP o legale, perdere queste date può essere un errore costoso. Programmare le date nel calendario non appena vengono confermate è il modo migliore per tenere il passo con le scadenze importanti in anticipo.
• Eseguire rapporti frequenti. Tutto il software di docketing dovrebbe avere funzionalità di reporting integrate nel sistema. Eseguire rapporti che guardano ai dati del mese precedente e al mese successivo mantiene il team allineato e garantisce che tutto il lavoro cruciale sia stato completato.

Mantieni i file più importanti e gestisci più casi di clienti rimanendo conforme con software di gestione della privacy dei dati.