Migliori Fornitori di Servizi di Archiviazione dei Documenti - Pagina 2

I fornitori di servizi di archiviazione dei documenti offrono opzioni di archiviazione fisica dei documenti e dei file fuori sede per le aziende. I fornitori di servizi di archiviazione dei documenti conservano i documenti in un ambiente a temperatura controllata che protegge i documenti dai segni di invecchiamento e danni. Oltre all'ambiente sicuro, i fornitori organizzano anche i documenti in un inventario controllato che aiuta le aziende a localizzare e recuperare documenti specifici con facilità.

I fornitori di servizi di archiviazione dei documenti aiutano le aziende a liberarsi di grandi quantità di documenti e file fisici che potrebbero ingombrare la loro sede. Le aziende che ricevono un alto volume di posta fisica e documenti traggono vantaggio anche dall'archiviazione dei documenti. In molti casi, nonostante l'onere di raccogliere i documenti, le aziende devono conservare tutti i documenti fisici che creano per riferimento, ma non hanno un bisogno immediato dei documenti. L'archiviazione fuori sede garantisce che i documenti siano sicuri e facilmente accessibili, quando necessario. Un'azienda tipica conserverà vecchi documenti dei pazienti, file riservati obsoleti o altri tipi di documenti.

Oltre all'archiviazione dei documenti, molte aziende potrebbero assumere un fornitore di servizi di scansione dei documenti per scansionare i documenti che stanno archiviando. Questo consente alle aziende un modo più semplice per accedere ai loro file archiviati senza dover visitare una struttura di archiviazione dei documenti fuori sede. Inoltre, un'azienda può scegliere di distruggere i propri documenti fisici dopo un certo periodo di tempo. Per fare questo, un fornitore di servizi di distruzione dei documenti fisici può essere assunto per distruggere in modo sicuro un alto volume di documenti.

Per qualificarsi per l'inclusione nella Categoria dei Fornitori di Servizi di Archiviazione dei Documenti, un fornitore di servizi deve:

Conservare in modo sicuro i documenti fisici in una struttura fuori sede Consentire alle aziende di recuperare i documenti fisici dalla struttura fuori sede Conservare i documenti in un'area a temperatura controllata per garantire la longevità Archiviare i documenti in un inventario organizzato e controllato