Uno degli aspetti più importanti della gestione di un'azienda è tenere traccia delle finanze aziendali.

Sebbene le aziende spesso credano di avere le risorse e il denaro per mantenere un flusso di cassa positivo, potrebbero non avere conoscenza o comprensione di quanto sia facile rimanere indietro nei pagamenti. Questo contribuisce al motivo per cui l'82 percento di tutte le aziende fallisce a causa di una gestione del flusso di cassa scarsa o negativa.

Con molte aziende che non riescono a vedere le insidie finanziarie che hanno davanti, è ovvio che la maggior parte delle aziende non comprende come determinare accuratamente la salute delle proprie finanze. Ogni azienda dovrebbe prendersi il tempo per assicurarsi di registrare e analizzare ogni stato finanziario. È qui che entra in gioco la contabilità.

Cos'è la contabilità?

Alla base, la contabilità riguarda il tenere traccia delle finanze della tua azienda.

Quando le aziende si riferiscono a pratiche contabili solide, intendono la capacità di un'azienda di tenere traccia di tutte le transazioni finanziarie che avvengono.

Tenere traccia di tutte le finanze della tua azienda offre una varietà di benefici: aiuta a identificare i problemi finanziari il prima possibile, mostra agli investitori che la tua azienda è finanziariamente sana e aiuta a gestire il flusso di cassa.

In definitiva, sono le tue pratiche contabili che ti permetteranno anche di presentare rapporti fiscali accurati e di evitare che la tua azienda venga sottoposta a revisione contabile.

Sia che si tratti dell'uso di software di contabilità o dell'utilizzo di servizi di contabilità, mantenere un sistema contabile coerente e accurato è fondamentale per comprendere lo stato delle finanze della tua azienda.

Nozioni di base sulla contabilità

Prima di approfondire i diversi modi in cui puoi eseguire la contabilità, è importante comprendere alcuni principi contabili di base.

Esistono essenzialmente due sistemi principali che vengono utilizzati costantemente: la contabilità a partita singola e la contabilità a partita doppia.

1. Contabilità a partita singola

richiede che la tua azienda registri una transazione finanziaria solo una volta. Ciò significa che ogni volta che la tua azienda effettua o riceve un pagamento, inserisci quella spesa nella colonna del credito (ricezione di denaro) o del debito (pagamento di denaro). Se ricevi un pagamento, inserisci quel denaro nella colonna del credito, e se effettui un pagamento, lo metti nella colonna del debito. Il sistema di contabilità a partita singola è spesso utilizzato da piccole e nuove aziende. Questo perché queste aziende hanno un basso livello di transazioni e non necessitano di molta attenzione.

2. Contabilità a partita doppia

richiede che tu inserisca una transazione finanziaria due volte. Ciò significa che ogni volta che la tua azienda effettua o riceve un pagamento, inserisci quella spesa sia nella colonna del credito che in quella del debito. I professionisti della contabilità utilizzano questo sistema in modo che nessuna voce finanziaria venga mai trascurata. Garantisce che ogni volta che effettui un pagamento, stai sottraendo quel denaro sia dal tuo conto debito che credito. Se un sistema di contabilità a partita doppia viene eseguito correttamente, il numero totale nelle tue voci contabili dovrebbe essere pari a zero. Ciò significa che il totale del debito è uguale al totale del credito. Questo significherebbe che hai contabilizzato accuratamente ogni pagamento ricevuto e ogni pagamento effettuato. Sebbene questo sistema sia più tedioso e spesso richieda il tempo di un contabile dedicato, garantisce un livello più elevato di accuratezza nel mantenere le finanze della tua azienda.

È utile avere una migliore comprensione di questi principi di base poiché ti familiarizzerà sia con la contabilità manuale che con la comprensione di cosa fa un contabile.

Come fare contabilità

Come proprietario di un'azienda hai un paio di opzioni quando si tratta di impostare un sistema contabile. Se sei una piccola impresa con poche persone, potrebbe risultare più facile ed economico fare la contabilità da solo. Questo può essere fatto manualmente a mano, o con software di contabilità. Se sei una grande azienda che deve gestire un insieme più ampio di finanze, allora sarà utile utilizzare servizi di contabilità o anche un software ERP. Che tu sia una grande impresa o una startup in crescita, delineeremo le tue opzioni e troveremo il modo più efficace per gestire le finanze della tua azienda.

Software di contabilità

Il software di contabilità e contabilità sta diventando un'opzione sempre più popolare per le piccole imprese. Le ricerche mostrano che solo il 14 percento delle piccole imprese esternalizza i propri servizi di contabilità, il che significa che la maggior parte delle piccole imprese opta per completare la contabilità internamente.

Il software di contabilità è una soluzione eccellente per le piccole imprese poiché la maggior parte non è disposta a spendere soldi per pagare il personale contabile. Il software di contabilità consente alle aziende di gestire tutte le loro finanze digitalmente e di inserire tutte le loro transazioni giornaliere. Consente inoltre alle aziende di registrare profitti/perdite, spese e visualizzare il loro reddito complessivo.

I vantaggi di fare la contabilità da soli includono il risparmio sui costi del lavoro e l'assunzione di responsabilità sulle finanze della tua azienda. D'altra parte, la contabilità può risultare tediosa e può richiedere del tempo per essere appresa. Man mano che la tua azienda cresce, sarà importante valutare a che punto sarebbe intelligente trasferire le responsabilità contabili a un contabile a tempo pieno.

Servizi di contabilità

Sebbene ti costerà più del metodo fai-da-te, i vantaggi di esternalizzare la tua contabilità includono liberare tempo e una maggiore possibilità di registrazione finanziaria accurata.

Di seguito sono riportati una serie di servizi di contabilità di cui un'azienda può avvalersi.

Contabilità virtuale

La contabilità virtuale è quando un contabile fornisce servizi di contabilità a un'azienda o cliente da una posizione remota. L'esternalizzazione dei lavori contabili è diventata sempre più popolare negli ultimi anni poiché la tendenza si dimostra più conveniente e flessibile sia per i datori di lavoro che per i lavoratori. Questa potrebbe essere un'opzione interessante per le piccole imprese poiché non devono fornire al contabile alcuna assicurazione, benefici o forniture per ufficio.

Servizi di contabilità mensile

I servizi di contabilità mensile sono i tuoi servizi di contabilità standard. Un servizio di contabilità mensile è un servizio collettivo che include il monitoraggio dei conti bancari, avvisi per transazioni sospette, la gestione dei budget aziendali e molto altro. Il prezzo medio per esternalizzare la tua contabilità varia da $500 a $2,500 al mese a seconda del numero di transazioni e della complessità dei servizi richiesti. Di seguito è riportato un esempio di come un'azienda potrebbe scegliere di addebitare alle aziende in base a ciò che devono essere completati.

Assumere un contabile interno

Il 40 percento dei proprietari di piccole imprese afferma che la contabilità e le tasse sono la parte peggiore della gestione di un'azienda. Come evitare questo? Assumere un contabile interno, che può essere estremamente vantaggioso per un'azienda. Avere un incontro quotidiano con un contabile ti consente di visualizzare lo stato delle finanze della tua azienda e può influenzare le decisioni che prendi su base giornaliera. Questo può aiutare a stabilire obiettivi di vendita, analizzare quanti clienti hai e identificare le tendenze finanziarie. Sebbene possa risultare costoso, molti proprietari di aziende pagano il costo poiché comprendono quanto valore un contabile possa portare a un'azienda.

Contabilità vs. contabilità

Con la contabilità e la contabilità strettamente correlate, molti proprietari di aziende spesso si chiedono quale sia la differenza tra le due.

Mentre la contabilità si occupa di interpretare, classificare e analizzare i dati finanziari, la contabilità è più preoccupata di registrare tutte le transazioni finanziarie.

In questo senso è cruciale comprendere che un contabile può anche agire come consulente che comprende come analizzare i dati finanziari e prendere decisioni informate basate su tali dati. Un contabile ha un alto livello di competenza ed è tipicamente molto esperto nel dare un senso ai dati finanziari complessi.

I contabili, d'altra parte, sono più limitati nella loro competenza. I contabili generalmente mantengono il quadro finanziario per le aziende e tipicamente non sono incaricati di fornire un'analisi approfondita delle finanze aziendali.

Mentre alcune aziende scelgono di avere sia un contabile che un contabile, la realtà è che un contabile generalmente possiede le competenze per fare entrambi. Inoltre, poiché il software di contabilità può automatizzare la maggior parte delle responsabilità di un contabile, le aziende con un budget più ristretto spesso scelgono di assumere solo un contabile.

D'altra parte, le aziende che possono permettersi di avere sia un contabile che un contabile possono avere un vantaggio competitivo. Avere un contabile che può mantenere le operazioni quotidiane delle finanze di un'azienda lascia più tempo a un contabile per analizzare i costi operativi. Se vuoi avere sia un contabile che un contabile puoi fare riferimento alle opzioni contabili che sono state dettagliate nella sezione sui servizi di contabilità.

Mentre valuti le esigenze della tua azienda, è importante comprendere che man mano che la tua azienda cresce, sarà necessaria più contabilità.

Ogni azienda dovrebbe avere un sistema contabile

La contabilità è la bussola che guida il flusso di cassa della tua azienda. Senza di essa, le aziende sono perse e non comprendono la salute finanziaria della loro azienda.

Le aziende che non riescono a tenere traccia delle loro finanze man mano che la loro azienda cresce sono le stesse aziende che falliscono a causa di una cattiva gestione del flusso di cassa. Le aziende di maggior successo utilizzano la loro contabilità come strumento per guidare le vendite, il marketing e stabilire parametri finanziari.

Pronto a implementare un software di contabilità oggi? Dai un'occhiata al nostro articolo sul miglior software di contabilità gratuito, o guarda le recensioni per scoprire quale software di contabilità funzionerebbe meglio per la tua azienda!