La trasformazione digitale è il modo in cui le aziende trovano modi per risolvere problemi tradizionali più velocemente e in modo più efficiente attraverso l'uso della tecnologia.

Sì, la trasformazione digitale (DX) è tra noi, e uno dei modi più comuni in cui i leader aziendali abbracciano la DX è attraverso l'uso dell'automazione.

Essere in grado di automatizzare anche i compiti più semplici e dispendiosi in termini di tempo è ciò che separerà le aziende con strategie DX di successo da quelle che rimarranno indietro.

Uno dei modi più efficaci e di tendenza per automatizzare i processi aziendali ripetitivi è attraverso qualcosa chiamato software di automazione dei processi robotici, noto anche come RPA.

Cos'è l'automazione dei processi robotici (RPA)?

Immagina di formare un dipendente remoto sui dettagli del software HR e payroll della tua azienda. Questo potrebbe presentare alcuni problemi.

1. I processi con cui sono familiari non sono esattamente allineati con i processi utilizzati nella tua azienda. Questo richiede un cambiamento mentale per il dipendente remoto.
2. La ripida curva di apprendimento per trattenere le informazioni relative al software.
3. Il dipendente remoto è soggetto a errori umani.

Ora, immagina di poter condividere il tuo schermo con un assistente virtuale – in questo caso, un robot codificato al computer. Passi attraverso gli stessi dettagli, solo che ora il bot registra ogni processo e trattiene le informazioni istantaneamente. Questa è la base dell'RPA.

L'RPA non è necessariamente un concetto nuovo. Nei primi anni 2000, tecnologie emergenti come l'intelligenza artificiale, l'automazione del flusso di lavoro e lo screen scraping sono state esplorate per ridurre il tempo speso su compiti semplici.

La combinazione di queste tecnologie ha dato vita all'RPA – un modo più efficiente di automazione.

Come funziona l'RPA?

Alcuni dei software RPA di oggi possono sfruttare l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per gestire compiti di volume più elevato e più complessi. Ma anche se l'RPA è composto da un numero di tecnologie, è ancora molto user-friendly anche per gli utenti tecnologici più inesperti.

Ecco alcuni modi in cui i robot sono in grado di imitare i compiti:

• Flussi di lavoro drag-and-drop – Quasi ogni soluzione RPA oggi consente agli utenti aziendali di programmare bot con editor visivi. Questi editor contengono funzionalità drag-and-drop per creare flussi di lavoro personalizzati. Queste funzionalità sono così intuitive che praticamente qualsiasi utente può programmare bot con drag-and-drop.
• Modelli predefiniti – Per un'implementazione RPA ancora più semplice, alcune soluzioni offrono modelli di flusso di lavoro drag-and-drop predefiniti.
• Registrazione del flusso di lavoro – Alcuni utenti si sentono più a loro agio nel completare i compiti da soli quando si tratta di formare altri. In questo caso, il software RPA contiene la registrazione del flusso di lavoro in modo che il bot osservi l'utente umano in tempo reale.
• Programmazione dei bot – I robot, come i nanobot possono essere programmati per completare i compiti in anticipo, o un umano può attivare il bot in qualsiasi momento per avviare il processo di automazione.
• Visione artificiale – Con il natural language processing e il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), i robot possono leggere testi e icone durante le sessioni di flusso di lavoro. La visione artificiale rafforza la capacità di un robot di completare i compiti con precisione.

Una nota importante – il software RPA non è un sostituto per l'infrastruttura IT di un'azienda. Invece, l'RPA si posiziona sopra e agisce come un complemento ai sistemi esistenti.

Inoltre, la maggior parte dei software RPA oggi offre le proprie analisi, che mostrano quanto sia efficiente il robot nel suo compito e qualsiasi errore che ha incontrato.

Cosa può fare l'RPA?

Ormai sappiamo che i robot sono in grado di imitare gli utenti umani e ripetere i compiti con estrema precisione, ma esattamente quali compiti stiamo riferendoci?

Di seguito sono riportate alcune delle caratteristiche più comuni del software RPA:  

• Estrazione e migrazione dei dati – Chiunque abbia lavorato nell'inserimento dati capisce quanto possa essere monotono. Con l'RPA, i dati strutturati possono essere estratti automaticamente da email, applicazioni interne e altre fonti. Da lì, quei dati possono essere migrati nelle aree necessarie. Ad esempio, auto-popolare moduli di richiesta di contatto per i clienti.
• Web scraping – I dati sul web come riepiloghi statistici, opzioni di prezzo, informazioni sulle azioni e altri possono essere piuttosto preziosi. Tuttavia, acquisire questi dati manualmente è incredibilmente dispendioso in termini di tempo, motivo per cui il web scraping è uno dei compiti più importanti che un bot automatizzerà.
• Gestione dei dati – Consolidare i dati da più fonti, assicurandosi che siano standardizzati e non duplicati è semplicemente snervante. I robot possono essere impiegati per gestire i dati con iper-precisione. Questo è particolarmente utile quando si tratta di dati dei clienti nel software CRM. 

• Segmentazione dei clienti – I robot possono essere programmati per monitorare le attività dei clienti, identificare opportunità di up-sell e assegnare i clienti a specifiche campagne di marketing. Questo consente una segmentazione più approfondita dei clienti.

I compiti sopra elencati sono solo alcuni dei più comuni e comprendono anche compiti più piccoli che elencheremo di seguito utilizzando alcuni esempi di settore.

5 esempi di settore che utilizzano l'RPA

Ogni settore può beneficiare in qualche modo del software RPA e dell'implementazione di una strategia di automazione. Ecco cinque esempi di settore in cui i benefici dell'RPA stanno già dando i loro frutti.

1. Amministrazione aziendale

Uno dei compiti più fastidiosi nell'amministrazione aziendale è il processo di approvvigionamento, ovvero il processo di pianificazione, monitoraggio e acquisto di un bene o servizio.

Utilizzando il software RPA, le aziende possono automatizzare molti dei compiti amministrativi associati all'approvvigionamento. Ad esempio, i robot possono essere impiegati per monitorare i livelli di inventario e attivare una risposta quando l'inventario è basso.

Passi troppo tempo sull'elaborazione delle fatture? Utilizzando l'RPA con capacità OCR, i robot possono scansionare ed estrarre i dati delle fatture con precisione e pubblicarli nel sistema contabile.

2. Sanità

I turni in ospedale possono essere mentalmente e fisicamente estenuanti, e l'ultima cosa di cui un tecnico medico ha bisogno è rimanere aggiornato su compiti ripetitivi e di bassa priorità.

Il software RPA può facilmente mantenere aggiornati i record medici, automatizzare l'inserimento degli ordini, il supporto decisionale e l'elaborazione delle richieste. Questo potrebbe liberare tempo per i tecnici medici, permettendo loro di realizzare di più durante la giornata.

3. Servizi finanziari

La valutazione accurata del credito e la rilevazione delle frodi sono alcuni dei compiti più tediosi ma necessari nel settore dei servizi finanziari. Fortunatamente, molti bot possono essere impiegati contemporaneamente per esaminare conti e dati delle transazioni per rilevare comportamenti fraudolenti.

Nel settore bancario, il software RPA sta riducendo con successo la necessità di costosi analisti umani attraverso l'automazione delle chiusure di conti, delle cancellazioni di addebiti diretti, dei rapporti di audit e molto altro.

4. Risorse umane

Ci sono una varietà di benefici che l'RPA può fornire oggi per le risorse umane (HR). Alcuni di questi benefici sono l'automazione dei sistemi di tracciamento dei candidati, l'aggiornamento dei record attraverso i database e la creazione di nuova documentazione nei sistemi di payroll.

Quando si tratta di onboarding, ci sono anche benefici. Ad esempio, documenti di formazione dei dipendenti più personalizzati distribuiti nei momenti giusti. Questo può essere programmato o attivato dai responsabili delle assunzioni.

5. Contabilità

L'RPA può essere facilmente integrato con il software di contabilità di un'azienda. Uno dei benefici di questa integrazione è l'elaborazione più rapida delle fatture. 

Prima, i bot verranno impiegati utilizzando l'OCR per scansionare ed estrarre dati strutturati dalle fatture. Poi, assembleranno i dati in un modello e li faranno passare attraverso un sistema ERP per convalidare le fatture. Le fatture non convalidate verranno archiviate per un operatore umano che le invierà nuovamente al cliente.

Ci sono molti altri esempi di settore che utilizzano l'RPA, riesci a pensare a qualcuno che sia rilevante per il giorno per giorno della tua azienda?

L'RPA è adatto alla mia azienda?

L'obiettivo del software RPA è minimizzare gli errori umani, ridurre i costi operativi e liberare tempo prezioso per i dipendenti. Se automatizzare compiti ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo è una priorità per la tua azienda, allora potrebbe essere il momento di considerare l'RPA.

I robot sono generalmente a basso costo da impiegare, e come abbiamo appreso in precedenza, sono piuttosto semplici da programmare per i compiti poiché non è richiesta una conoscenza approfondita del software.

Tuttavia, come qualsiasi pezzo di software, è sempre consigliato avere un operatore umano a disposizione per intervenire e risolvere i problemi quando necessario. Lo stesso vale per il software RPA, specialmente quando si tratta di automazione di massa.

Un'altra cosa da toccare è che l'apprendimento automatico e l'intelligenza artificiale non sono ancora ampiamente incorporati con il software RPA. Tuttavia, la maggior parte delle soluzioni oggi sta dando priorità agli investimenti nelle capacità AI/ML per garantire che i bot stiano eseguendo i loro compiti in modo più "intelligente" e siano in grado di adattarsi in più circostanze.

L'RPA è un pilastro importante della trasformazione digitale, tuttavia, ci sono molte altre tendenze da considerare se stai cercando di implementare una strategia DX di successo. Ecco le 14 principali tendenze della trasformazione digitale da tenere d'occhio nel 2019.