I prodotti e i servizi che la tua azienda fornisce sono il tuo linfa vitale.

Sono ciò che ti fa alzare la mattina per dare il massimo al lavoro e ciò che guida il nucleo delle tue decisioni aziendali. Con tutta questa attenzione nel fornire un output di qualità per i tuoi clienti, hai bisogno di un modo efficiente e facilmente tracciabile per gestire il denaro che entra ed esce dalla tua azienda.

La contabilità per cassa è un metodo che puoi utilizzare per farlo.

Esamineremo alcuni degli elementi essenziali della contabilità per cassa e come può essere vantaggiosa per le esigenze contabili della tua azienda.

Contabilità per cassa: vantaggi, svantaggi e quando è adatta alla tua azienda

La contabilità per cassa non è per tutte le aziende. Tuttavia, se fai parte di una piccola impresa che effettua transazioni relativamente semplici basate sul contante, può essere un modo semplice per tenere traccia del denaro che cambia di mano.

Vantaggi della contabilità per cassa

I vantaggi della contabilità per cassa risiedono principalmente nella sua semplicità. Molte piccole imprese scelgono la contabilità per cassa rispetto ad altri tipi perché è facile determinare quando avvengono le transazioni e non c'è bisogno di tracciare ricevute o debiti.

Un altro vantaggio della contabilità per cassa si presenta quando si fa il punto delle finanze della tua azienda, poiché uno sguardo a un conto bancario mentre si utilizza la contabilità per cassa mostra l'esatta quantità di denaro che la tua azienda possiede. Non ci sono debiti o spese future da considerare, né c'è denaro riflesso nel conto della tua azienda che non è presente al momento esatto dell'analisi delle finanze della tua azienda.

Per questi motivi, la contabilità per cassa è più facile da gestire rispetto alla contabilità per competenza, poiché non c'è bisogno di tracciare crediti o debiti. Il denaro che la tua azienda possiede è in banca.

Svantaggi della contabilità per cassa

Uno svantaggio della contabilità per cassa è che può sovrastimare la salute finanziaria di un'azienda. Come? Se un'azienda ha molto denaro in suo possesso ma ha ancora molti debiti da pagare, può sembrare che l'azienda sia in una posizione finanziaria migliore di quanto non sia realmente.

Se la tua azienda ha acquistato articoli a credito o deve ricevere denaro da un cliente ma non l'ha ancora ricevuto, questi elementi delle tue finanze non saranno presi in considerazione dalla contabilità per cassa.

Questi aspetti della contabilità per cassa mostrano perché potrebbe essere adatta solo per le piccole imprese che non acquistano o vendono la maggior parte dei prodotti o servizi a credito.

Contabilità per cassa vs. per competenza

Ecco un vantaggio che la contabilità per cassa ha rispetto alla contabilità per competenza. Poiché la contabilità per competenza non traccia il flusso di cassa, un'azienda può sembrare finanziariamente sana a lungo termine utilizzando la contabilità per competenza mentre è in una grave carenza di liquidità a breve termine. Essenzialmente, la contabilità per cassa fornisce un'istantanea realistica di dove si trova esattamente un'azienda finanziariamente in un momento specifico.

Ad esempio, consideriamo un'azienda che vende prodotti per un valore di $5,000 in ottobre, ma non viene pagata fino a novembre. Se questa azienda utilizza la contabilità per cassa, riconosce questa vendita a novembre, quando riceve effettivamente i fondi per i prodotti venduti.

Se l'azienda utilizza la contabilità per competenza, riconosce questa vendita in ottobre, quando la transazione è stata concordata. Questo stesso principio si applica anche alle spese pagate.

Mentre la contabilità per competenza è più tipicamente utilizzata da aziende più grandi perché fornisce un quadro a lungo termine della posizione finanziaria di un'azienda, la contabilità per cassa ha molti vantaggi per le aziende più piccole senza una grande parte delle loro finanze legate a crediti o debiti.

Quali tipi di aziende dovrebbero utilizzare la contabilità per cassa?

Se fai parte di una piccola impresa, la contabilità per cassa dovrebbe essere la tua opzione preferita per tenere traccia delle tue finanze. La contabilità per cassa può beneficiare le aziende con ricavi lordi medi inferiori a $5,000,000 all'anno, aziende non quotate in borsa che non devono divulgare le loro finanze all'IRS su base trimestrale, o aziende in cui la maggior parte delle operazioni aziendali è dedicata ai servizi che fornisci.

D'altra parte, alcune aziende non possono utilizzare la contabilità per cassa perché dipingerebbe un quadro inaccurato delle loro operazioni finanziarie. La contabilità per cassa non consente alla tua azienda di tenere conto del denaro futuro che verrà raccolto o pagato, quindi se la tua azienda vende prodotti o acquista servizi a credito, dovrai utilizzare la contabilità per competenza. Non puoi nemmeno utilizzare la contabilità per cassa se parte del tuo reporting finanziario include la segnalazione dell'inventario a fine anno. Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda o dal metodo contabile preferito, il software di contabilità può essere una risorsa importante per tenere traccia delle informazioni finanziarie di un'azienda.

Andando avanti

La contabilità per cassa può essere una soluzione ideale per una piccola impresa che cerca un modo semplice per tenere traccia della sua salute finanziaria. Per ulteriori informazioni sulla contabilità per la tua piccola impresa, consulta questa guida alla contabilità per piccole imprese. Consulta anche la nostra guida su come calcolare la varianza per assicurarti che i tuoi libri contabili siano pronti per il futuro.