Che cos'è la contabilità per competenza? Come funziona, vantaggi e svantaggi

Nel 1916, una nuova forma di contabilità rivoluzionò il nostro modo di lavorare.

Con l'introduzione della contabilità per competenza, il denaro non era più necessario per un'azienda per dichiarare i propri ricavi. Un precursore delle carte di credito, stabilì un sistema di contabilità per competenza.

La contabilità per competenza è un metodo di contabilità che le aziende utilizzano per registrare i ricavi e abbinare le spese man mano che vengono generate, invece di quando il denaro cambia di mano. Il metodo per competenza consente alle aziende di riconoscere le spese mentre si assume la responsabilità, invece che al momento del pagamento.

Il denaro è ancora il re per milioni di persone, e non c'è nulla di sbagliato nel gestire la tua piccola impresa con la tradizionale contabilità basata sul denaro. Con un piccolo aiuto da parte di software di contabilità, gestire i tuoi libri contabili e seguire la tua traccia cartacea con il metodo del denaro è rapido e indolore.

Ma comprendere la contabilità per competenza è una mossa intelligente, in qualunque modo la si guardi, specialmente se si prevede di crescere. Nessuna pressione, però: amiamo la tua azienda così com'è.

In un certo senso, il metodo di contabilità per competenza è un sistema d'onore. Quando si eseguono centinaia o addirittura migliaia di transazioni al giorno — molte con date di pagamento posticipate o rate — il denaro stesso è fluido e talvolta sfuggente. Questo rende difficile operare al massimo delle proprie potenzialità. Il metodo per competenza ti consente di prendere decisioni basate sul capitale che ti è promesso, oltre che sui beni autentici nei tuoi conti.

Il metodo di contabilità per competenza unisce due principi contabili: 

• Il principio di abbinamento afferma che dovresti riconoscere le spese nello stesso periodo in cui generano i ricavi.
• Il principio di riconoscimento dei ricavi afferma che dovresti riconoscere i ricavi al momento del guadagno o della realizzazione.

Un sistema di contabilità per competenza offre migliori intuizioni sulla redditività dipingendo un quadro accurato di ricavi, spese, attività e passività nel bilancio. Ecco perché i Principi Contabili Generalmente Accettati (GAAP) riconoscono il metodo per competenza. Anche la Securities and Exchange Commission (SEC) richiede alle società quotate in borsa di seguire la contabilità per competenza. 

Come funziona la contabilità per competenza?

In uno scenario di contabilità per competenza, i tuoi vari ricavi vengono registrati come "guadagnati" quando avviene la vendita, indipendentemente dal programma di pagamento. Le transazioni senza denaro in mano vengono registrate nei tuoi attivi correnti sotto la sezione "crediti" nei tuoi bilanci.

Tipicamente, se queste registrazioni contabili vengono saldate in un anno o meno, possono essere considerate attività a breve termine. Qualsiasi cosa che ti è ancora dovuta è anche chiamata "passività".

Tu e i tuoi clienti stipulate un accordo che le fatture verranno pagate in tempo. Con lo screening appropriato e la fiducia stabilita con un contratto, questo non dovrebbe essere un problema. Ma la possibilità che il denaro non venga ricevuto, per quanto piccola, è un rischio assunto con questo tipo di contabilità.

Per quanto riguarda il tuo flusso di cassa, puoi tracciare il denaro dovuto per beni, servizi e altri creditori nella sezione "debiti" dei tuoi bilanci finanziari.

Puoi decidere un grande acquisto e sottrarre il costo finale eventuale dalle tue attività a breve termine nei crediti. Questi acquisti si aggiungono alle tue passività complessive, ma questo ti consente di mantenere i tuoi attivi liquidi al sicuro in banca e quelle sezioni del tuo libro contabile indisturbate.

In questo modo, il sistema per competenza è come una porta girevole di attività a breve termine tenute separate dalle tue attività a lungo termine. Tuttavia, quando consideri il tuo risultato finale, puoi tenere conto di entrambi gli importi. 

Contabilità per competenza vs. contabilità per cassa

La contabilità per competenza è uno standard contabile che consente di registrare le transazioni man mano che avvengono invece di quando avviene lo scambio di denaro. Quindi, puoi riconoscere i ricavi e le spese man mano che li guadagni o li sostieni senza aspettare di ricevere o effettuare pagamenti in contanti.

La contabilità per cassa richiede di riportare il reddito nell'anno fiscale in cui lo si riceve e di dedurre le spese nell'anno fiscale in cui si pagano le spese. La contabilità per cassa è comunemente utilizzata dalle piccole imprese che pagano le tasse tramite le dichiarazioni fiscali personali dei proprietari dell'azienda.

Il metodo per cassa è piuttosto semplice poiché si registrano le transazioni in base al flusso di cassa. Quindi, aggiungerai i ricavi man mano che ricevi denaro dai clienti e dedurrai le spese man mano che effettui pagamenti in contanti. Di conseguenza, la contabilità con la contabilità per cassa rende facile tracciare la tua posizione finanziaria. 

Quando utilizzare il metodo di contabilità per competenza

Se la tua azienda opera negli Stati Uniti e rientra in una determinata categoria, l'Internal Revenue Service (IRS) richiede il metodo di contabilità per competenza per scopi di dichiarazione fiscale. Queste condizioni includono:

• Gestione di inventario
• Effettuare vendite a credito
• Società C
• Grandi aziende con un ricavo lordo medio annuo di oltre 25 milioni di dollari negli ultimi tre anni del periodo contabile

Queste restrizioni limitano certamente i candidati per la contabilità per cassa.

Se sei una piccola startup che offre solo un servizio, la contabilità per cassa è un modo sensato per gestire le tue finanze e tenere traccia dei tuoi beni.

Se gestisci un'azienda agricola, sei anche autorizzato dall'IRS a utilizzare il metodo per cassa. Nella maggior parte degli altri casi, tuttavia, sembra che il metodo per competenza non sia solo vantaggioso, ma sia richiesto dalla legge.

Vantaggi della contabilità per competenza

Ci sono significativi vantaggi nella contabilità per competenza quando le cose funzionano senza intoppi.

I ricavi e le spese sono abbinati sul posto. Ad esempio, se spendi 1.000 dollari in materiali ma sei garantito 5.000 dollari per il lavoro, puoi registrare un margine di profitto netto di 4.000 dollari, anche se passano alcuni mesi prima che quel denaro arrivi. Questo è utile per la gestione poiché prende decisioni e getta le basi per il futuro. Nella contabilità per cassa, un lavoro con spese maggiori nel momento rispetto ai profitti può essere visto come una perdita e ostacolare alcune capacità decisionali.

Se il tuo ufficio ha bisogno di attrezzature o di un talentuoso assunto IT, può essere difficile giustificare queste scelte senza il denaro in mano. Il più grande vantaggio della contabilità per competenza è che consente decisioni sagge che aumentano istantaneamente l'efficienza operativa e il potenziale di profitto.

Molte aziende scelgono il metodo di contabilità per competenza per una rendicontazione finanziaria accurata e per rimanere conformi ai GAAP. Le startup che utilizzano il metodo per cassa passano anche al metodo per competenza prima di raccogliere fondi. 

Sfide della contabilità per competenza

Il metodo per competenza può portare a problemi finanziari se non gestito con delicatezza. Se rimani senza denaro in qualsiasi momento, potresti affrontare problemi legali con i tuoi creditori e rischiare la bancarotta, anche se il tuo bilancio riporta redditività. Ancora una volta, le possibilità di questo sono scarse se sei attento e fai gli aggiustamenti necessari ai tuoi flussi di uscita, ma è una realtà sfortunata per molte aziende. Alcuni piccoli errori possono essere fatali.

C'è un grado di stima con la contabilità per competenza. La probabilità di inventario obsoleto e resi di prodotti, ad esempio, deve essere considerata nell'equazione. Per questo motivo e altri, la contabilità per competenza ha una curva di apprendimento più ripida rispetto alla contabilità per cassa. Puoi lavorare con uno studio contabile o un fornitore di consulenza finanziaria per educare i tuoi contabili e garantire un viaggio tranquillo se e quando scegli questa strada.

Se non viene data cura e precisione da falco, il metodo per competenza può portare a errori di dimensioni considerevoli. Se uno o due pagamenti non arrivano in tempo, può riverberarsi attraverso tutta la tua operazione.

La contabilità per competenza è adatta a te? 

La contabilità per competenza non è ideale per le aziende che utilizzano pagamenti in contanti per ricavi e spese. Le aziende che ottengono credito dai fornitori o vendono a credito possono utilizzare la contabilità per competenza per ottenere un quadro accurato della salute finanziaria nei loro conti economici. Qualsiasi azienda con un ritardo di pagamento più elevato può optare per la contabilità per competenza. 

Inoltre, ricorda che le società quotate in borsa o le aziende con più di 25 milioni di dollari di ricavi devono utilizzare la contabilità per competenza. 

Software di contabilità per la contabilità per competenza 

Molte aziende evitano di utilizzare la contabilità per competenza principalmente a causa del fastidio di gestire conti di attività complessi, crediti e debiti. Inoltre, è necessario chiudere il libro mensilmente per utilizzare i metodi per competenza. Puoi gestire facilmente tutte queste sfide con soluzioni di contabilità. 

I software di contabilità rendono facile per te catturare le registrazioni contabili, riconciliare i conti del libro sussidiario e altro ancora. Inoltre, puoi anche gestire la rendicontazione finanziaria e la gestione delle spese con strumenti di contabilità. 

Comprendere il tuo processo contabile

Pratiche finanziarie solide sono un pilastro del successo, e c'è sicuramente molto da digerire sull'argomento. Implementare software di contabilità di qualità ed essere diligenti con i tuoi registri è un must per qualsiasi azienda nelle sue fasi iniziali. Puoi trovare software di contabilità gratuiti per iniziare. Ci sono anche software di contabilità per piccole imprese che si rivolgono a solopreneur e team più piccoli.

Dai un'occhiata ai migliori software di contabilità che possono aiutarti a semplificare la gestione di attività, ricavi, spese e ricavi. 

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2019. È stato aggiornato con nuove informazioni.