Auditoria de Arrendamento

O que é auditoria de arrendamento?

A auditoria de arrendamento é o processo de auditar os contratos de arrendamento imobiliário de uma empresa para identificar maneiras de economizar dinheiro. É especialmente benéfico para empresas que alugam propriedades em muitas cidades, pois isso é difícil de gerenciar. A auditoria de arrendamento é realizada por corretores ou por software.

A auditoria de arrendamento faz parte do programa de contenção de custos de uma empresa. O objetivo da auditoria de arrendamento é avaliar se a empresa está pagando a mais pelos arrendamentos de propriedades e geralmente é feita usando software de administração de arrendamentos. Isso significa que o objetivo da auditoria de arrendamento não é alterar as transações de arrendamento da empresa, mas sim garantir que a empresa não esteja pagando a mais.

Pagar a mais é uma ocorrência comum entre os inquilinos porque a maioria das empresas não presta muita atenção às contas e paga acidentalmente mais do que é devido. Mesmo o menor pagamento a mais pode se acumular ao longo de um contrato de arrendamento de longo prazo. A auditoria de arrendamento ajuda as empresas a evitar cometer os mesmos erros ano após ano.

Tipos de serviços de auditoria de arrendamento

Os serviços profissionais de auditoria de arrendamento são oferecidos com base em honorários por hora, fixos ou de contingência. Embora a estrutura de preços varie, os serviços permanecem os mesmos.

• Taxa por hora: Semelhante à estrutura de honorários de um escritório de advocacia. A empresa paga as taxas horárias estabelecidas, independentemente do resultado.
• Taxa fixa: Calculada estimando quanto tempo será necessário para concluir a auditoria e também é devida independentemente do resultado.
• Taxa de contingência: Esta é a abordagem sem risco, baseada em resultados. A empresa de auditoria recebe uma porcentagem das reduções de aluguel concedidas ao inquilino.

O software de auditoria de arrendamento é frequentemente usado por empresas para agilizar o processo de auditoria. Uma amostra da contabilidade de arrendamento da empresa é carregada no software para auditar despesas ou medir cálculos para arrendamentos revisados.

Benefícios da auditoria de arrendamento

A auditoria de arrendamento é uma maneira para as empresas reduzirem despesas com aluguel e informarem decisões sobre a renovação de arrendamentos. Também ajuda as empresas a identificar quando estão sendo cobradas a mais por transações de arrendamento. Alguns dos principais benefícios da auditoria de arrendamento são:

• Identificar erros de cobrança. Os proprietários frequentemente cometem erros ao cobrar por despesas operacionais. A auditoria de arrendamento identifica esses erros e dá às empresas a oportunidade de recuperar os custos.
• Reconhecer quando as despesas são muito altas. A auditoria de arrendamento mostra às empresas se suas despesas estão alinhadas com as estimativas iniciais. Se as despesas forem maiores do que as estimativas fornecidas quando o arrendamento foi assinado, as empresas podem usar a auditoria de arrendamento para resolver esse problema.
• Informar decisões de renovação de arrendamento. As despesas se acumulam ao longo de um contrato de arrendamento de vários anos. A auditoria de arrendamento é uma boa etapa de contenção de custos para as empresas tomarem antes de renovar um arrendamento.
• Reduzir a despesa total de aluguel. A auditoria de arrendamento é uma maneira para as empresas economizarem dinheiro em transações de arrendamento, eliminando cobranças excessivas e acompanhando a trajetória das despesas operacionais.

Elementos básicos da auditoria de arrendamento

O processo de auditoria de arrendamento envolve o contrato de arrendamento e todos os dados contábeis relacionados ao arrendamento. Uma auditoria de arrendamento abrangente investiga todos os aspectos relevantes do arrendamento e das transações relacionadas, incluindo os seguintes:

• Cálculos do ano base
• Verificação de medição de espaço
• Seguro
• Participação proporcional
• Cálculos de aumento
• Reconciliações anuais, despesas operacionais e despesas de gestão de áreas comuns
• Índices de escalonamento
• HVAC e utilidades
• Custos relacionados à ocupação e cobranças
• Despesas de arrendamento impermissíveis e despesas de capital
• Cobranças específicas para o inquilino e cobranças de horas extras
• Auditoria de energia

Melhores práticas de auditoria de arrendamento

A auditoria de arrendamento é demorada e técnica. Embora as empresas possam ter funcionários capazes de realizar uma auditoria de arrendamento, alocar esses recursos para a auditoria de arrendamento nem sempre é a melhor decisão.

Às vezes, é melhor terceirizar. Abaixo estão as duas principais melhores práticas de auditoria de arrendamento a serem consideradas:

• Procure ajuda profissional. A auditoria de arrendamento é complicada, e o conhecimento especializado em arrendamento comercial e contabilidade é essencial para obter resultados ótimos. Alguns arrendamentos até exigem um CPA para que as auditorias de arrendamento sejam consideradas.
• Audite consistentemente. Alguns arrendamentos consideram uma conta correta se não contestada dentro de um período de tempo definido. Nesse caso, a auditoria consistente é necessária para se antecipar a possíveis erros.

Auditoria de arrendamento vs. contabilidade de arrendamento

Contabilidade de arrendamento é o processo que as empresas usam para registrar os impactos financeiros de todas as atividades relacionadas ao arrendamento. Dependendo de certas classificações, os arrendamentos devem ser registrados nas demonstrações financeiras da empresa por meio da contabilidade de arrendamento.

Enquanto a contabilidade de arrendamento rastreia o impacto financeiro das transações de arrendamento, a auditoria de arrendamento simplesmente garante que as empresas não estejam pagando a mais por essas transações.

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