Revisione dei contratti di locazione

Che cos'è l'audit dei contratti di locazione?

L'audit dei contratti di locazione è il processo di verifica dei contratti di locazione immobiliare di un'azienda per identificare modi in cui l'azienda può risparmiare denaro. È particolarmente vantaggioso per le aziende che affittano proprietà in molte città, poiché è difficile da gestire. L'audit dei contratti di locazione è fornito da broker o software.

L'audit dei contratti di locazione fa parte del programma di contenimento dei costi di un'azienda. Lo scopo dell'audit dei contratti di locazione è valutare se l'azienda sta pagando troppo per i contratti di locazione e viene tipicamente eseguito utilizzando software di amministrazione dei contratti di locazione. Ciò significa che l'obiettivo dell'audit dei contratti di locazione non è cambiare le transazioni di locazione dell'azienda, ma semplicemente garantire che l'azienda non stia pagando troppo.

Pagare troppo è un evento comune tra gli inquilini perché la maggior parte delle aziende non presta molta attenzione alle bollette e paga accidentalmente più del dovuto. Anche il minimo pagamento eccessivo può accumularsi nel corso di un contratto di locazione a lungo termine. L'audit dei contratti di locazione aiuta le aziende a evitare di commettere gli stessi errori anno dopo anno.

Tipi di servizi di audit dei contratti di locazione

I servizi professionali di audit dei contratti di locazione sono offerti su base oraria, fissa o a contingenza. Sebbene la struttura dei prezzi vari, i servizi rimangono gli stessi.

• Tariffa oraria: Simile alla struttura tariffaria di uno studio legale. L'azienda paga le tariffe orarie stabilite, indipendentemente dal risultato.
• Tariffa fissa: Calcolata stimando quanto tempo sarà necessario per completare l'audit ed è dovuta anche indipendentemente dal risultato.
• Tariffa a contingenza: Questo è l'approccio senza rischi basato sui risultati. La società di audit prende una percentuale delle riduzioni dell'affitto concesse all'inquilino.

Il software di audit dei contratti di locazione è spesso utilizzato dalle aziende per semplificare il processo di audit. Un campione della contabilità dei contratti di locazione dell'azienda viene caricato nel software per verificare le spese o misurare i calcoli per i contratti di locazione rivisti.

Vantaggi dell'audit dei contratti di locazione

L'audit dei contratti di locazione è un modo per le aziende di ridurre le spese di affitto e informare le decisioni sul rinnovo dei contratti. Aiuta anche le aziende a identificare quando vengono sovraccaricate per le transazioni di locazione. Alcuni dei principali vantaggi dell'audit dei contratti di locazione sono:

• Identificare errori di fatturazione. I proprietari spesso commettono errori quando addebitano le spese operative. L'audit dei contratti di locazione identifica questi errori e offre alle aziende l'opportunità di recuperare i costi.
• Riconoscere quando le spese sono troppo alte. L'audit dei contratti di locazione mostra alle aziende se le loro spese sono in linea con le stime iniziali. Se le spese sono superiori alle stime fornite al momento della firma del contratto, le aziende possono utilizzare l'audit dei contratti di locazione per affrontare questo problema.
• Informare le decisioni di rinnovo del contratto. Le spese si accumulano nel corso di un contratto di locazione pluriennale. L'audit dei contratti di locazione è un buon passo di contenimento dei costi che le aziende possono intraprendere prima di rinnovare un contratto.
• Ridurre le spese di affitto complessive. L'audit dei contratti di locazione è un modo per le aziende di risparmiare denaro sulle transazioni di locazione eliminando i sovraccarichi e mantenendo il passo con la traiettoria delle spese operative.

Elementi di base dell'audit dei contratti di locazione

Il processo di audit dei contratti di locazione coinvolge il contratto e tutti i dati contabili correlati al contratto. Un audit completo del contratto di locazione esamina tutti gli aspetti rilevanti del contratto e delle transazioni correlate, inclusi i seguenti:

• Calcoli dell'anno base
• Verifica della misurazione dello spazio
• Assicurazione
• Quota proporzionale
• Calcoli di aumento
• Riconciliazioni annuali, spese operative e spese di gestione delle aree comuni
• Indici di escalation
• HVAC e utenze
• Costi e addebiti relativi all'occupazione
• Spese di locazione impermissibili e spese in conto capitale
• Addebiti specifici per l'inquilino e addebiti per straordinari
• Audit energetico

Best practice per l'audit dei contratti di locazione

L'audit dei contratti di locazione è un'attività che richiede tempo e competenze tecniche. Sebbene le aziende possano avere dipendenti in grado di eseguire un audit dei contratti di locazione, allocare quelle risorse all'audit dei contratti di locazione non è sempre la decisione migliore.

A volte è meglio esternalizzare. Di seguito sono riportate le due principali best practice per l'audit dei contratti di locazione da considerare:

• Cercare aiuto professionale. L'audit dei contratti di locazione è complicato e la conoscenza specializzata nel leasing commerciale e nella contabilità è essenziale per ottenere risultati ottimali. Alcuni contratti richiedono persino un CPA affinché gli audit dei contratti di locazione siano considerati.
• Audit costante. Alcuni contratti considerano una bolletta corretta se non contestata entro un determinato periodo di tempo. In questo caso, è necessario un audit costante per anticipare potenziali errori.

Audit dei contratti di locazione vs. contabilità dei contratti di locazione

La contabilità dei contratti di locazione è il processo che le aziende utilizzano per registrare gli impatti finanziari di tutte le attività relative ai contratti di locazione. A seconda di determinate classificazioni, i contratti di locazione devono essere registrati nei bilanci dell'azienda attraverso la contabilità dei contratti di locazione.

Mentre la contabilità dei contratti di locazione traccia l'impatto finanziario delle transazioni di locazione, l'audit dei contratti di locazione garantisce semplicemente che le aziende non stiano pagando troppo per queste transazioni.

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