Che cos'è una controfirma?
Una controfirma è una seconda firma su un documento legale che qualcuno ha già firmato.
La seconda firma certifica l'autenticità del documento.
Le controfirme sono spesso necessarie quando si completano contratti per transazioni di alto valore monetario, come un mutuo, o per eventi significativi, come un certificato di matrimonio. A seconda della situazione, funzionari governativi, avvocati, notai o clero religioso possono fornire controfirme, ma a volte è semplicemente un'altra parte del contratto.
Quando si firmano documenti online, il software di firma elettronica facilita il processo di raccolta delle controfirme. Il software informa gli utenti su quando e dove devono firmare e cripta il documento per garantire che i documenti legali sensibili rimangano sicuri.
Tipi di documenti che richiedono una controfirma
Le controfirme sono utilizzate in una vasta gamma di transazioni legali. Alcuni esempi di documenti che richiedono una controfirma includono:
- Procura. Una procura è un documento legale che dà a una persona il diritto di agire per conto di un'altra persona. In quasi tutti gli stati, un notaio deve controfirmare una procura per renderla legalmente vincolante.
- Domande di passaporto. In alcuni paesi, le domande di passaporto e le foto richiedono controfirme prima di essere presentate. Il Regno Unito ha regole chiaramente definite su questo processo: un controfirmatario deve conoscere il richiedente da almeno due anni, essere in buona posizione legale e essere in grado di identificarlo.
- Assegni. Molti tipi di trasferimenti di denaro, come vaglia postali, assegni turistici, assegni di terzi e assegni circolari, richiedono una controfirma.
- Domande di mutuo e affitto. Una controfirma è tipicamente richiesta per fornire convalida quando un firmatario si impegna in un accordo a lungo termine che coinvolge un bene di alto valore.
- Accordi commerciali. Documenti che confermano trasferimenti di beni aziendali, come accordi di fusione e acquisizione, richiedono una seconda firma. Altri documenti legalmente vincolanti, come gli accordi tra azionisti, necessitano anche di controfirme.
Vantaggi di una controfirma
Richiedere una controfirma sui documenti può far risparmiare a un'azienda tempo, energia e denaro in futuro. Due vantaggi specifici includono:
- Un senso di sicurezza. Una controfirma fornisce ulteriore rassicurazione che qualcun altro può garantire per la parte originale o ha fornito approvazione o autorizzazione per una transazione commerciale.
- Protezione legale. Un'azienda può utilizzare una controfirma come rinforzo o verifica che la parte principale ha accettato i termini di un accordo. Questo può tornare utile se la parte principale non adempie ai termini del contratto e l'azienda decide di fare causa.
Migliori pratiche per la controfirma
Prima di controfirmare un contratto o un documento legale, un'azienda o un individuo dovrebbe considerare queste migliori pratiche:
- Leggere attentamente il documento. Quando la persona che fornisce la controfirma è una terza parte chiamata a testimoniare una transazione, potrebbe pensare di non dover leggere attentamente il contratto. Tuttavia, i controfirmatari dovrebbero sempre leggere gli accordi per capire cosa stanno firmando.
- Fare domande. Prima di fornire una controfirma, una parte dovrebbe porre eventuali domande rimanenti sul proprio ruolo e responsabilità. Se necessario, possono consultarsi con un avvocato per comprendere i termini e le condizioni.
- Cercare errori. In un accordo di più pagine, gli errori possono accadere. Le parti dovrebbero controllare che tutte le informazioni identificative, inclusi nome, nome dell'azienda e indirizzi, siano accurate e scritte correttamente.
Le controfirme sono utilizzate più spesso di quanto si pensi. Scopri di più sulla firma dei documenti e il suo ruolo nel processo di gestione dei contratti.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
