Planification des inscriptions

Qu'est-ce que la planification des inscriptions ?

La planification des inscriptions est le processus de développement et de gestion des programmes d'une institution. C'est l'une des responsabilités les plus importantes de l'équipe des admissions d'une école. Un bon plan d'inscription peut aider une université à atteindre ses objectifs, tandis qu'un plan défectueux peut causer de sérieux problèmes.

La planification stratégique des inscriptions nécessite du temps, des compétences et de l'expérience pour garantir que des ressources suffisantes sont disponibles pour répondre à la demande d'inscription projetée d'un institut. Les établissements d'enseignement utilisent des logiciels de gestion des admissions et des inscriptions pour gérer l'ensemble du processus d'admission et d'inscription des étudiants de l'école.

Dans le cadre de la gestion stratégique des inscriptions (SEM), la planification des inscriptions nécessite un processus de réflexion tactique qui prend en compte la mission de l'institution et le rôle que joue la gestion des inscriptions dans la réalisation des missions de l'institution.

La gestion des inscriptions est divisée en quatre grandes catégories :

1. Gestion des admissions : Un composant essentiel de la gestion des inscriptions et l'effort coordonné qui déplace et guide les étudiants de l'état de prospects à celui d'inscrits et au-delà. La fonction des admissions collabore stratégiquement avec les départements chargés de l'administration des inscriptions, de l'orientation, du programme d'études et de la réussite des étudiants d'une institution.
2. Rétention : La capacité d'une institution à retenir et à réinscrire les étudiants d'une année à l'autre est connue sous le nom de rétention. La réputation de chaque école indépendante repose sur la rétention. Les membres de la communauté (en particulier les enseignants, les dirigeants scolaires, les conseillers et ceux en charge des admissions) doivent être à la fois performants et alignés pour que les étudiants réussissent. Il est essentiel de recueillir et d'évaluer des données pour aider les institutions à reconnaître les individus sous-performants et ceux sur le point d'abandonner.
3. Recherche : La collecte et l'évaluation de données sur les facteurs internes et externes impactant les inscriptions, la performance des étudiants et l'image de l'institution font partie du processus de recherche. Le personnel doit effectuer des recherches quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, annuellement, voire de manière ponctuelle, et ces recherches doivent refléter adéquatement les opinions des parties prenantes de l'école et les projections d'inscription. Les données permettent aux établissements d'enseignement d'apporter des modifications basées sur les besoins à des domaines critiques qui influencent l'environnement de vie et d'apprentissage.
4. Marketing : Le processus consistant à faire correspondre les forces et les caractéristiques distinctives d'un produit ou d'un service avec les besoins, intérêts et compétences reconnus des acheteurs potentiels, puis à les promouvoir en conséquence. Les initiatives de marketing dans les établissements indépendants incluent la définition de l'image institutionnelle, la fixation d'objectifs d'inscription pour atteindre les objectifs globaux, la détermination de la niche de marché de l'institution et la combinaison des efforts de marketing et de communication.

La planification des inscriptions examine les grandes tendances environnementales et évalue comment elles impactent le bassin plus large d'étudiants éligibles à postuler à un collège ou une institution. Elle établit ensuite des objectifs pour le corps étudiant et s'engage dans des initiatives à l'échelle du campus pour s'assurer que ces objectifs sont cohérents avec les activités de marketing, de recrutement, d'admission, de fixation des frais de scolarité, d'aide financière, d'académique et de réussite des étudiants.

L'équipe de planification recueillera des informations auprès des départements des parties prenantes et analysera les objectifs clés lors de la planification stratégique de la gestion des inscriptions. Les modèles sont ensuite conçus pour représenter les nombreux scénarios potentiels pour lesquels les départements des admissions et de l'aide financière d'une institution devraient aspirer et comment les initiatives de réussite des étudiants devraient s'aligner avec la nouvelle base optimiste d'étudiants.

Le processus de planification stratégique des inscriptions est souvent réalisé par un bureau de gestion des inscriptions ou des admissions. De nombreux établissements engagent des consultants pour les aider dans ce processus.

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Pourquoi la planification des inscriptions est-elle importante ?

Alors que les collèges et universités continuent de réajuster leurs budgets pour être plus responsables sur le plan fiscal, le besoin d'une planification efficace des inscriptions devient primordial.

Bien que les établissements d'enseignement supérieur, tels que les lycées ou les collèges communautaires, ne puissent pas s'attendre à augmenter le nombre de nouveaux étudiants inscrits chaque année, ils peuvent optimiser leurs stratégies d'inscription pour s'assurer qu'ils atteignent les objectifs d'inscription pour leurs programmes académiques. Les stratégies incluent le recrutement, la rétention des étudiants, la gestion de la demande et le recrutement d'étudiants potentiels, entre autres.

Une planification efficace des inscriptions fournit des données pertinentes et précises qui sont essentielles pour l'école dans son ensemble. Elle permet à un établissement éducatif d'améliorer les affaires académiques, d'évaluer leur proposition de valeur et de présenter une histoire plus engageante aux familles et bienfaiteurs potentiels. C'est un élément essentiel de la planification de la viabilité financière et du processus de prise de décision, car il aide à repérer les mouvements du marché.

Avantages de la planification stratégique des inscriptions

La planification stratégique des inscriptions est l'un des principaux facteurs contribuant à l'excellence académique dans un établissement. La planification stratégique des inscriptions d'une école implique l'élaboration et le maintien d'un schéma d'admission adéquat et bénéfique pour augmenter la population étudiante.

La planification des inscriptions aide une institution de plusieurs manières, notamment :

• Soutenir la santé financière et des inscriptions à long terme.
• Atteindre des objectifs rentables en créant une stratégie dirigée par des actions avec le retour sur investissement à l'esprit.
• Fournir des objectifs réalistes et vérifiables pour le recrutement des étudiants, la performance des étudiants et la présence sur le marché de l'école.
• S'assurer que l'objectif de l'institution et la condition actuelle sont en phase avec le marché concurrentiel en évolution.

Éléments d'un plan stratégique d'inscription

La planification stratégique des inscriptions est une approche holistique du recrutement et de l'inscription qui aide à définir ce qui doit être fait pour atteindre les objectifs d'inscription. Un plan de gestion des inscriptions efficace intègre les éléments suivants :

• Évaluation institutionnelle et situationnelle : L'évaluation institutionnelle et situationnelle, comme une analyse SWOT, se concentre sur les forces et faiblesses institutionnelles ainsi que sur les opportunités et dangers externes. Elle inclut des données concernant les tendances d'inscription et les concurrents locaux pour des programmes académiques spécialisés et différenciés.
• Stratégie de recrutement et d'inscription des étudiants : Définit les objectifs et les buts pour le recrutement des étudiants en fonction des programmes de diplôme et du mode d'apprentissage. De plus, elle inclut les mesures exactes et les indicateurs clés de performance (KPI) que le personnel utilisera pour évaluer si les objectifs ont été atteints.
• Stratégie de rétention et de réussite des étudiants : Inclut des objectifs, des tactiques et des récits concernant des aspects critiques tels que l'engagement académique (du corps enseignant), l'aide financière, l'engagement des pairs (activités parascolaires) et les programmes de soutien académique. Cette section devrait également inclure des mesures précises et des KPI pour chacune des tactiques de rétention sélectionnées.
• Stratégie de marketing : Parce que de nombreux gestionnaires des inscriptions sont également en charge du marketing, une section sur la stratégie de marketing est cruciale pour un plan de gestion des inscriptions efficace. Le slogan, la promesse de la marque, les qualités de la marque et une brève explication des preuves pour expliquer pourquoi la stratégie de marque est pertinente et applicable devraient tous être inclus dans cette section du plan. Plus important encore, la recherche de marché, la publicité, le site Web de l'université et les techniques de marketing direct devraient tous être reconnus et abordés.
• Stratégie de soutien financier aux étudiants : Certaines universités utilisent largement les réductions de frais de scolarité, et d'autres écoles dépendent du financement gouvernemental. Si une section sur l'aide financière aux étudiants est incluse, elle devrait couvrir la méthode de réduction, les taux de réduction cibles et le revenu net des frais de scolarité pour les cohortes d'étudiants entrants.

Meilleures pratiques de planification des inscriptions

L'enseignement supérieur examine continuellement les tendances d'inscription et les démographies à venir pour fixer des objectifs pour chaque école. Cela aide à augmenter les efforts de recrutement et le taux de rétention des inscriptions de premier cycle.

Voici quelques meilleures pratiques à suivre lors de la création d'un plan de gestion stratégique des inscriptions :

• Fixez des objectifs d'inscription atteignables plutôt que des prévisions de réussite des inscriptions. Les objectifs d'inscription devraient également aller au-delà d'un seul chiffre. Ils doivent être divisés en sous-populations en fonction de leur majeure, de leur ethnie, de leur région, de leur transfert, etc.
• L'inscription est motivée par l'engagement. Avoir un bon ensemble d'indicateurs clés de performance en marketing et en recrutement à suivre aide les écoles à évaluer leurs efforts annuels et à prendre des décisions critiques sur l'allocation du budget et la stratégie. Cela leur permet également de changer leur approche en temps réel plutôt que d'attendre la fin du cycle.
• L'aide financière devrait être attribuée de manière à ce que les étudiants puissent recevoir ce dont ils ont besoin lorsqu'ils envisagent de s'inscrire. Fournissez des informations précises aux étudiants potentiels concernant les dépenses de leur institution et les possibilités, programmes et procédures d'aide financière.
• Créez une base de données de recrutement et un pool de demandes. Utilisez un logiciel de gestion des inscriptions qui s'intègre aux outils existants tels que le logiciel de systèmes d'information des étudiants (SIS) ou le logiciel de gestion scolaire pour rationaliser le partage des données des affaires étudiantes collectées par l'école.
• Maintenez la confidentialité des informations des étudiants potentiels et existants et respectez la nature privée de ces données en vertu des lois fédérales, étatiques et locales.