Auditoría de arrendamientos

¿Qué es la auditoría de arrendamientos?

La auditoría de arrendamientos es el proceso de auditar los arrendamientos inmobiliarios de una empresa para identificar formas en que la empresa puede ahorrar dinero. Es especialmente beneficioso para empresas que arriendan propiedades en muchas ciudades, ya que esto es difícil de gestionar. Los corredores o el software proporcionan auditoría de arrendamientos.

La auditoría de arrendamientos es parte del programa de contención de costos de una empresa. El propósito de la auditoría de arrendamientos es evaluar si la empresa está pagando de más por los arrendamientos de propiedades y generalmente se realiza utilizando software de administración de arrendamientos. Eso significa que el objetivo de la auditoría de arrendamientos no es cambiar las transacciones de arrendamiento de la empresa, sino simplemente una forma de asegurar que la empresa no esté pagando de más.

Pagar de más es una ocurrencia común entre los inquilinos porque la mayoría de las empresas no prestan mucha atención a las facturas y pagan accidentalmente más de lo que se debe. Incluso el más mínimo pago en exceso puede acumularse a lo largo de un arrendamiento a largo plazo. La auditoría de arrendamientos ayuda a las empresas a evitar cometer los mismos errores año tras año.

Tipos de servicios de auditoría de arrendamientos

Los servicios profesionales de auditoría de arrendamientos se ofrecen en bases horarias, fijas o de contingencia. Aunque la estructura de precios varía, los servicios siguen siendo los mismos.

• Tarifa por hora: Similar a la estructura de tarifas de un bufete de abogados. La empresa paga las tarifas horarias establecidas, independientemente del resultado.
• Tarifa fija: Calculada estimando cuánto tiempo se necesitará para completar la auditoría y también se debe pagar independientemente del resultado.
• Tarifa de contingencia: Este es el enfoque sin riesgo, basado en el resultado. La firma de auditoría toma un porcentaje de las reducciones de alquiler otorgadas al inquilino.

El software de auditoría de arrendamientos es utilizado a menudo por las firmas para agilizar el proceso de auditoría. Se carga una muestra de la contabilidad de arrendamientos de la empresa en el software para auditar los gastos o medir cálculos para arrendamientos revisados.

Beneficios de la auditoría de arrendamientos

La auditoría de arrendamientos es una forma para que las empresas reduzcan los gastos de alquiler e informen decisiones sobre la renovación de arrendamientos. También ayuda a las empresas a identificar cuándo están siendo sobrecargadas por transacciones de arrendamiento. Algunos de los principales beneficios de la auditoría de arrendamientos son:

• Identificar errores de facturación. Los propietarios a menudo cometen errores al cobrar por gastos operativos. La auditoría de arrendamientos identifica estos errores y brinda a las empresas la oportunidad de recuperar los costos.
• Reconocer cuándo los gastos son demasiado altos. La auditoría de arrendamientos muestra a las empresas si sus gastos se alinean o no con las estimaciones iniciales. Si los gastos son más altos que las estimaciones proporcionadas cuando se firmó el arrendamiento, las empresas pueden usar la auditoría de arrendamientos para abordar este problema.
• Informar decisiones de renovación de arrendamientos. Los gastos se acumulan a lo largo de un arrendamiento de varios años. La auditoría de arrendamientos es un buen paso de contención de costos para que las empresas tomen antes de renovar un arrendamiento.
• Reducir el gasto total de alquiler. La auditoría de arrendamientos es una forma para que las empresas ahorren dinero en transacciones de arrendamiento eliminando sobrecargos y manteniéndose al día con la trayectoria de los gastos operativos.

Elementos básicos de la auditoría de arrendamientos

El proceso de auditoría de arrendamientos involucra el arrendamiento y todos los datos contables relacionados con el arrendamiento. Una auditoría de arrendamientos integral profundiza en todos los aspectos relevantes del arrendamiento y las transacciones relacionadas, incluyendo lo siguiente:

• Cálculos del año base
• Verificación de medición de espacio
• Seguro
• Participación proporcional
• Cálculos de aumento
• Reconciliaciones anuales, gastos operativos y gastos de gestión de áreas comunes
• Índices de escalación
• HVAC y servicios públicos
• Costos relacionados con la ocupación y cargos por devolución
• Gastos de arrendamiento impermisibles y gastos de capital
• Cargos específicos para el inquilino y cargos por horas extras
• Auditoría energética

Mejores prácticas de auditoría de arrendamientos

La auditoría de arrendamientos consume tiempo y es técnica. Aunque las empresas pueden tener empleados capaces de realizar una auditoría de arrendamientos, asignar esos recursos a la auditoría de arrendamientos no siempre es la mejor decisión.

A veces, es mejor subcontratar. A continuación se presentan las dos principales mejores prácticas de auditoría de arrendamientos a considerar:

• Buscar ayuda profesional. La auditoría de arrendamientos es complicada, y el conocimiento especializado en arrendamiento comercial y contabilidad es imprescindible para obtener resultados óptimos. Algunos arrendamientos incluso requieren un CPA para que las auditorías de arrendamientos sean consideradas.
• Auditar consistentemente. Algunos arrendamientos consideran una factura correcta si no se impugna dentro de un período de tiempo establecido. En este caso, se requiere una auditoría consistente para adelantarse a posibles errores.

Auditoría de arrendamientos vs. contabilidad de arrendamientos

La contabilidad de arrendamientos es el proceso que las empresas utilizan para registrar los impactos financieros de todas las actividades relacionadas con arrendamientos. Dependiendo de ciertas clasificaciones, los arrendamientos deben registrarse en los estados financieros de la empresa a través de la contabilidad de arrendamientos.

Mientras que la contabilidad de arrendamientos rastrea el impacto financiero de las transacciones de arrendamiento, la auditoría de arrendamientos simplemente asegura que las empresas no estén pagando de más por estas transacciones.

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