Leasingprüfung

Was ist Lease Auditing?

Lease Auditing ist der Prozess der Überprüfung der Immobilienmietverträge eines Unternehmens, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren. Es ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die in vielen Städten Immobilien mieten, da dies schwer zu verwalten ist. Entweder Makler oder Software bieten Lease Auditing an.

Lease Auditing ist Teil eines Kostenkontrollprogramms eines Unternehmens. Der Zweck des Lease Auditing besteht darin, zu bewerten, ob das Unternehmen zu viel für Immobilienmieten zahlt, und wird typischerweise mit Lease-Management-Software durchgeführt. Das bedeutet, dass das Ziel des Lease Auditing nicht darin besteht, die Miettransaktionen des Unternehmens zu ändern, sondern lediglich sicherzustellen, dass das Unternehmen nicht zu viel zahlt.

Überzahlungen sind bei Mietern häufig, da die meisten Unternehmen Rechnungen nicht genau beachten und versehentlich mehr zahlen als geschuldet. Selbst die geringste Überzahlung kann sich im Laufe eines langfristigen Mietvertrags summieren. Lease Auditing hilft Unternehmen, Jahr für Jahr dieselben Fehler zu vermeiden.

Arten von Lease Auditing-Dienstleistungen

Professionelle Lease Auditing-Dienstleistungen werden auf Stunden-, Festpreis- oder Erfolgsbasis angeboten. Obwohl die Preisstruktur variiert, bleiben die Dienstleistungen gleich.

• Stundensatz: Ähnlich der Gebührenstruktur einer Anwaltskanzlei. Das Unternehmen zahlt die festgelegten Stundensätze, unabhängig vom Ergebnis.
• Festpreis: Berechnet durch Schätzung, wie viel Zeit für die Durchführung des Audits benötigt wird, und ist ebenfalls unabhängig vom Ergebnis fällig.
• Erfolgsbasis: Dies ist der risikofreie, ergebnisbasierte Ansatz. Die Audit-Firma erhält einen Prozentsatz der Mietminderungen, die dem Mieter gewährt werden.

Lease Auditing-Software wird häufig von Firmen verwendet, um den Audit-Prozess zu optimieren. Eine Stichprobe der Mietbuchhaltung des Unternehmens wird in die Software hochgeladen, um Ausgaben zu prüfen oder Berechnungen für überarbeitete Mietverträge zu messen.

Vorteile des Lease Auditing

Lease Auditing ist eine Möglichkeit für Unternehmen, Mietkosten zu senken und Entscheidungen über die Verlängerung von Mietverträgen zu informieren. Es hilft Unternehmen auch zu erkennen, wann sie für Miettransaktionen überladen werden. Einige der Hauptvorteile des Lease Auditing sind:

• Erkennen von Abrechnungsfehlern. Vermieter machen oft Fehler bei der Berechnung der Betriebskosten. Lease Auditing identifiziert diese Fehler und gibt Unternehmen die Möglichkeit, die Kosten zurückzufordern.
• Erkennen, wann die Ausgaben zu hoch sind. Lease Auditing zeigt Unternehmen, ob ihre Ausgaben mit den ursprünglichen Schätzungen übereinstimmen. Wenn die Ausgaben höher sind als die bei Vertragsabschluss angegebenen Schätzungen, können Unternehmen Lease Auditing nutzen, um dieses Problem anzugehen.
• Informieren von Entscheidungen zur Mietvertragsverlängerung. Ausgaben summieren sich im Laufe eines mehrjährigen Mietvertrags. Lease Auditing ist ein guter Schritt zur Kostenkontrolle, den Unternehmen vor der Verlängerung eines Mietvertrags unternehmen sollten.
• Senkung der gesamten Mietkosten. Lease Auditing ist eine Möglichkeit für Unternehmen, Geld bei Miettransaktionen zu sparen, indem Überladungen eliminiert und die Entwicklung der Betriebskosten verfolgt werden.

Grundlegende Elemente des Lease Auditing

Der Lease Auditing-Prozess umfasst den Mietvertrag und alle mietvertragsbezogenen Buchhaltungsdaten. Ein umfassendes Lease Audit untersucht alle relevanten Aspekte des Mietvertrags und der damit verbundenen Transaktionen, einschließlich der folgenden:

• Berechnungen des Basisjahres
• Verifizierung der Flächenmessung
• Versicherung
• Anteil nach Quadratmetern
• Hochrechnungen
• Jährliche Abrechnungen, Betriebskosten und Kosten für das Management gemeinsamer Bereiche
• Indexanpassungen
• Heizung, Lüftung, Klimaanlage und Versorgungsleistungen
• Belegungsbezogene Kosten und Rückbelastungen
• Unzulässige Mietausgaben und Investitionsausgaben
• Mieter spezifische Gebühren und Überstundenkosten
• Energieaudit

Best Practices für Lease Auditing

Lease Auditing ist zeitaufwendig und technisch. Während Unternehmen möglicherweise Mitarbeiter haben, die in der Lage sind, ein Lease Audit durchzuführen, ist es nicht immer die beste Entscheidung, diese Ressourcen für Lease Auditing einzusetzen.

Manchmal ist es besser, auszulagern. Nachfolgend sind die zwei wichtigsten Best Practices für Lease Auditing aufgeführt:

• Professionelle Hilfe in Anspruch nehmen. Lease Auditing ist kompliziert, und spezielles Wissen im Bereich gewerbliche Vermietung und Buchhaltung ist für optimale Ergebnisse unerlässlich. Einige Mietverträge erfordern sogar einen Wirtschaftsprüfer, damit Lease Audits anerkannt werden.
• Regelmäßig auditieren. Einige Mietverträge betrachten eine Rechnung als korrekt, wenn sie nicht innerhalb eines festgelegten Zeitraums angefochten wird. In diesem Fall ist eine regelmäßige Prüfung erforderlich, um potenziellen Fehlern zuvorzukommen.

Lease Auditing vs. Lease Accounting

Lease Accounting ist der Prozess, den Unternehmen verwenden, um die finanziellen Auswirkungen aller mietvertragsbezogenen Aktivitäten zu erfassen. Abhängig von bestimmten Klassifizierungen müssen Mietverträge durch Lease Accounting in den Finanzberichten des Unternehmens erfasst werden.

Während Lease Accounting die finanziellen Auswirkungen von Miettransaktionen verfolgt, stellt Lease Auditing lediglich sicher, dass Unternehmen für diese Transaktionen nicht zu viel zahlen.

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