Was ist E-Mail-Sicherheit?
E-Mail-Sicherheit bezieht sich auf die Maßnahmen, die den Inhalt, die Konten oder die Dienste von elektronischer Post sicher halten. Da E-Mails zunehmend die Postdienste für den Versand von Kontoauszügen, Verträgen und anderen sensiblen Kundeninformationen ersetzen, ist es wichtiger denn je, Posteingänge vor unerwünschten Blicken zu schützen.
Sowohl Kontoinhaber als auch Dienstanbieter können E-Mail-Sicherheitstechniken anwenden, um den effektivsten Schutz zu gewährleisten. Beispielsweise können Dienstanbieter Zugriffskontrollmechanismen auf dem Server verwenden, und Kontoinhaber können regelmäßig starke Passwörter verwenden.
Unternehmen können potenzielle Malware-, Spam- oder Phishing-Angreifer abwehren, indem sie E-Mails schützen. Sichere E-Mail-Gateway-Software kann einer Organisation helfen, sicherzustellen, dass sie geschützt und konform ist.
Grundlegende Elemente der E-Mail-Sicherheit
Ein E-Mail-Sicherheitssystem kann eine Vielzahl von Funktionen haben, aber einige Optionen sind typischerweise Standard. Nachfolgend sind die wichtigsten Merkmale eines E-Mail-Sicherheitssystems aufgeführt:
- Datenverschlüsselung: E-Mail-Verschlüsselung verschleiert oder verschlüsselt E-Mail-Nachrichten, sodass sie nur vom vorgesehenen Empfänger gelesen werden können. Unternehmen können Informationen vor Hackern schützen, indem sie E-Mail-Verschlüsselungssoftware verwenden, um sensible Daten zu verschlüsseln.
- Spam-Filter: E-Mail-Anti-Spam-Software hilft, Spam-E-Mails von Vermarktern zu erkennen und sie in einem separaten Ordner abzulegen oder sie ganz zu blockieren.
- Bildkontrolle: Eine Möglichkeit, wie Hacker Malware in E-Mails verstecken, besteht darin, die Software in Bildern zu integrieren. Das Blockieren von Bildern kann dies verhindern und gleichzeitig verhindern, dass unangemessenes Material in den Server gelangt oder diesen verlässt.
- Virenschutz: E-Mail-Sicherheitssysteme können eingehende und ausgehende E-Mails auf Viren und Malware überprüfen, die darauf ausgelegt sind, Computersysteme zu beschädigen. Wenn die Virenschutzsoftware solche Nachrichten findet, stoppt sie die E-Mails und beseitigt die Bedrohungen.
Vorteile der E-Mail-Sicherheit
Wenn sie in einem mehrschichtigen Ansatz implementiert wird, kann die E-Mail-Sicherheit viele Vorteile für Unternehmen als Ganzes und für einzelne Benutzer bieten. E-Mail-Sicherheit kann:
- Vertrauliche Informationen sichern: Hacker entwickeln mehrere Wege, um in die sensiblen Finanzunterlagen, Kundeninformationen, Bankkonten und Mitarbeiterdaten eines Unternehmens einzudringen. Ein Weg, den einige Hacker einschlagen, ist über E-Mail. Durch die Verschlüsselung von E-Mails und das Filtern von Phishing-Nachrichten können Organisationen mehr Sicherheit darüber erlangen, dass vertrauliche Informationen gesichert sind.
- Den Ruf des Unternehmens schützen: Es ist nicht einfach, eine anerkannte und angesehene Marke aufzubauen. Ein groß angelegter Datenverstoß über E-Mail schädigt den hart erarbeiteten Ruf eines Unternehmens. E-Mail-Sicherheit hilft sicherzustellen, dass Kundendaten nicht in die Hände von Kriminellen gelangen.
- Finanzielle Verluste verhindern: Große Unternehmen und kleine Unternehmen können durch E-Mail-Betrug Geld verlieren. Beispielsweise verwenden einige Phishing-E-Mails Ransomware, die die Dateien oder Systeme der Benutzer verschlüsselt und sie unbrauchbar macht, bis eine Lösegeldgebühr gezahlt wird. Andere E-Mails könnten eine realistisch aussehende Rechnung senden, die Benutzer dazu auffordert, Bankkontoinformationen einzugeben. Durch die frühzeitige Erkennung von Betrügereien können Unternehmen die finanzielle Belastung vermeiden.
- Compliance sicherstellen: Es gibt bestimmte gesetzliche Vorschriften, die Organisationen befolgen müssen, um die persönlichen Informationen von Mitarbeitern und Kunden zu schützen. Beispielsweise sollten E-Mails, die persönlich identifizierbare Informationen (PII) enthalten, verschlüsselt oder mit einem sicheren Link versehen sein. Mit einem robusten E-Mail-Sicherheitssystem haben Organisationen den zusätzlichen Vorteil, sich keine Sorgen um die Einhaltung von Vorschriften machen zu müssen.
- Produktivität steigern: Spam-Nachrichten, einschließlich Werbung und Junk-Mail, sind eine große Belastung für die Effizienz der Mitarbeiter. Auch wenn sie nur eine kleine Ablenkung zu sein scheinen, können diese Nachrichten einen Dominoeffekt verursachen, der den Mitarbeiter dazu bringt, von einer persönlichen Aufgabe zur nächsten zu springen. Durch das Filtern von Spam können Mitarbeiter fokussierter und produktiver bleiben.
Best Practices für E-Mail-Sicherheit
E-Mail ist heute das Herzstück der Kommunikation für die meisten Einzelpersonen und Unternehmen. Um ihre Chancen auf eine sichere E-Mail-Umgebung zu maximieren, sollten Unternehmen die folgenden Best Practices in Betracht ziehen:
- Verwenden Sie ein sicheres E-Mail-Gateway: Ein sicheres E-Mail-Gateway hilft, das Senden oder Empfangen unerwünschter, schädlicher oder verdächtiger E-Mails zu verhindern. Dies ist eine der besten Möglichkeiten, um Spam und Malware, Viren herauszufiltern.
- Automatisieren Sie die E-Mail-Verschlüsselung: E-Mail-Verschlüsselung bietet zusätzlichen Schutz für gefährdete Informationen während der Übertragung. Es gibt Software, die sensible Daten in ausgehenden Nachrichten erkennt und diese Nachrichten automatisch verschlüsselt.
- Implementieren Sie eine Multi-Faktor-Authentifizierung: Multi-Faktor-Authentifizierung ist ein System, das von Benutzern verlangt, zwei oder mehr verschiedene Anmeldeinformationen anzugeben, um auf ihre Konten zuzugreifen. Dies bedeutet, dass mehr Schutzschichten zwischen dem Hacker und dem Konto selbst stehen, was die Sicherheit erhöht.
- Schulen Sie Mitarbeiter in Sicherheitsbewusstsein: Menschliches Versagen ist oft der schwächste Sicherheitspunkt. Selbst mit den besten Systemen kann eine bösartige E-Mail dennoch in den Posteingang eines Mitarbeiters gelangen. Die Schulung von Mitarbeitern im Erkennen, Vermeiden und Melden von Phishing-Betrügereien kann Unternehmen Geld und Stress ersparen.
- Führen Sie häufige Überwachungen durch: Da Hacker und Betrüger Umgehungen und neue Wege finden, um Sicherheitssysteme zu durchbrechen, müssen aktuelle Schutzmaßnahmen regelmäßig neu bewertet und überwacht werden. Die Beratung durch E-Mail-Sicherheitsexperten hält Unternehmen über aktuelle Praktiken und Lösungen auf dem Laufenden.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
