Avaliações e Detalhes do Produto ZenQMS

ZenQMS é um eQMS altamente eficaz e cuidadosamente projetado que se alinha de perto com as práticas da indústria do mundo real. A plataforma é fácil de implementar, tornando-se acessível mesmo para organizações que estão migrando de sistemas de qualidade baseados em papel ou híbridos. Sua configuração intuitiva permite que as equipes se tornem produtivas rapidamente, sem a necessidade de personalização extensiva ou envolvimento pesado de TI.

Um ponto forte do ZenQMS é seu suporte ao cliente responsivo e conhecedor. A equipe de suporte aborda perguntas e problemas prontamente, demonstrando um profundo entendimento dos requisitos de qualidade e regulamentares, o que aumenta significativamente a confiança do usuário.

Atualizações e melhorias frequentes mostram que o ZenQMS ouve ativamente o feedback dos clientes e se adapta às necessidades de conformidade em evolução, garantindo que a plataforma permaneça atualizada com os padrões da indústria e regulamentares.

O ZenQMS também é notável por sua flexibilidade, especialmente na criação de formulários e configuração de fluxos de trabalho. A plataforma permite que os usuários projetem formulários personalizados, implementem lógica condicional e gerenciem várias opções de fluxo de trabalho e assinatura, tornando-a adequada para organizações de diferentes tamanhos, complexidades e perfis de risco. Essa adaptabilidade apoia a gestão de qualidade prática e baseada em risco, em vez de impor processos rígidos e uniformes.

O preço também é bastante razoável pelo valor fornecido. Comparado a outras plataformas de eQMS, o ZenQMS oferece um forte retorno sobre o investimento sem sacrificar funcionalidade, conformidade ou facilidade de uso.

Em resumo, o ZenQMS é uma solução de QMS moderna, escalável e amigável ao usuário que se integra perfeitamente aos fluxos de trabalho industriais e regulamentados diários, apoiando a melhoria contínua e o crescimento organizacional. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Atualmente, o ZenQMS não possui integração nativa com plataformas externas de armazenamento de documentos, como o SharePoint ou sistemas comparáveis, o que melhoraria a colaboração em documentos e se alinharia melhor com infraestruturas empresariais estabelecidas. Além disso, a formatação e o alinhamento das caixas de texto em formulários online poderiam ser melhorados quando esses formulários são convertidos para PDF, resultando em uma aparência mais refinada e profissional. Por fim, o ZenSign se beneficiaria de ser mais intuitivo, permitindo que os usuários reutilizem ou preencham automaticamente endereços de e-mail previamente inseridos, o que minimizaria a entrada repetitiva de dados e tornaria o fluxo de trabalho de assinatura mais eficiente. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

A ZenQMS tem uma interface muito amigável para minha equipe usar. Eles nunca têm problemas para encontrar um documento que estão procurando ou para se manter atualizados sobre os requisitos de treinamento. As ferramentas administrativas tornam fácil configurar o sistema para melhor atender às nossas necessidades. O sistema também nos permitiu começar pequeno, usando apenas alguns módulos no início. Podemos então adicionar mais à medida que nossas necessidades crescem. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

A numeração de documentos embutida não é muito intuitiva - usamos a nossa própria através de um campo de documento personalizado. Também não havia uma maneira fácil de excluir um documento rascunho (que nunca foi aprovado ou liberado). Análise coletada por e hospedada no G2.com.

ZenQMS é fácil de usar, oferece fluxos de trabalho suaves e intuitivos, e é econômico, tornando-o particularmente adequado para pequenas empresas que operam em ambientes regulamentados por GMP. Em geral, oferece um suporte ao cliente rápido. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Às vezes, os fluxos de trabalho podem ser excessivamente rígidos e não permitem soluções adaptadas às necessidades específicas da empresa. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Equipe de sucesso do cliente estelar: Os membros da equipe de sucesso do cliente e os Gerentes de Conta com os quais nossa equipe trabalhou são perspicazes, profissionais, conhecedores e prestativos.

Bom valor: ZenQMS é um QMS poderoso e eficiente que possui o número certo de funcionalidades sem ser excessivamente complexo. O preço é extremamente competitivo e transparente.

Intuitivo/Fácil de usar: Como nossa equipe está confortável com a classificação e filtragem de planilhas, tivemos uma curva de aprendizado mais curta para nos tornarmos Superusuários. Os painéis de treinamento com o gráfico de status de treinamento são simplificados e os usuários podem facilmente acompanhar suas atribuições de treinamento. A interface é eficiente e consistente em todos os módulos - desde os fluxos de trabalho em etapas até a tabela completa filtrável e exportável com colunas personalizáveis. O registro de bate-papo para cada registro é útil, e aprecio a capacidade de vincular registros, incluindo registros em outros módulos (ou seja, vincular um registro de controle de mudanças a documentos).

Novos recursos: A capacidade de atualizar um documento com uma revisão menor com um fluxo de trabalho separado é um ótimo novo recurso. Vários de nossos usuários ficaram muito animados com o recurso de colaboração online para colaborar em rascunhos através do Office 365. Há toques agradáveis, como a janela deslizante de histórico de versões que me permite selecionar 2 versões históricas de um documento e baixar uma comparação das duas versões. Uma melhoria significativa na interface do usuário foi combinar a visualização do documento com o painel de metadados, que possui o botão "Concluir Treinamento" para documentos que estão em uma atribuição de treinamento. Essa mudança abordou uma preocupação de uma revisão anterior sobre garantir que os usuários olhassem o documento antes de adicionar a assinatura eletrônica de leitura e reconhecimento.

Módulos e artigos de treinamento: Sua abordagem de treinamento just-in-time tem sido muito útil. Muitos clipes de vídeo nas lições de treinamento de Superusuário têm menos de 5 minutos e estão incorporados em artigos que incluem capturas de tela.

Transparência e compromisso com a conformidade e qualidade: ZenQMS parece genuinamente comprometido em ter uma cultura de melhoria contínua. Se eles identificam uma área prioritária para melhoria, as informações estão disponíveis quando as tarefas principais são concluídas. A qualquer momento, podemos olhar os documentos trimestrais e ver os registros de backups diários e semanais bem-sucedidos. O sistema inclui um formulário online para que os clientes enviem ideias para sugerir novos recursos. Também estou impressionado ao ver que o CEO assina pessoalmente documentos importantes de validação e conformidade do sistema.

Documentação de lançamento: Os registros de lançamento do sistema incluem resultados de testes (incluindo capturas de tela e etapas de teste) que ajudam os clientes a entender como um novo recurso pode ser testado minuciosamente, se necessário. Eles também fornecem modelos de Excel com etapas de teste e requisitos rastreados que os clientes podem aproveitar ao criar seus scripts de UAT. Antes de cada lançamento principal e menor, a ZenQMS disponibiliza um resumo das mudanças (melhorias e correções de bugs). Desde que me inscrevi na página de Atualizações de Produto, recebo e-mails notificando-me sobre os lançamentos futuros. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Implementação: Compreender e usar o modelo de Migração de Dados envolve uma curva de aprendizado e um investimento de tempo e atenção (mesmo que os materiais de treinamento tenham sido excelentes e nosso POC/Gerente de Conta tenha sido incrível). Uma vez que pegamos o jeito, apreciamos a clareza e a lógica por trás do modelo de migração. Se os clientes tiverem dificuldade em lembrar como evitar erros comuns, o processo pode demorar mais do que o previsto.

Tempo ou escopo de um grande lançamento: Desde que começamos a usar o ZenQMS em 2020, houve uma vez em que um grande lançamento poderia ter se beneficiado de mais testes. Felizmente, sempre que um patch prioritário era necessário, ele era resolvido rapidamente. Os clientes receberam uma quantidade generosa de tempo para testar uma única versão do lançamento em um ambiente de teste. É possível que esse período de teste prolongado tenha contribuído para um número maior de patches sucessivos do que o usual, mas também me perguntei se a data de lançamento poderia ter sido adiada ou se algumas das funcionalidades poderiam ter sido incluídas em um lançamento posterior. Encontramos um possível bug após um dos patches, mas era complexo o suficiente para que tivéssemos que investigar o rastro de auditoria para explicar nossa preocupação em um ticket de suporte. Um colega conseguiu escalar nossa pergunta para um gerente de conta mais experiente, que conseguiu resolvê-la imediatamente. Embora tenha havido uma grande melhoria no rastro de auditoria (capacidade de exportar um rastro de auditoria filtrado para mostrar a atividade relacionada a um documento), partes do rastro de auditoria ainda são complexas e não tão fáceis de seguir.

Visualizações na Tabela Completa: Embora isso possa ser um recurso útil para alguns usuários, o sistema lembra o último filtro que você aplicou à tabela completa (por exemplo, selecionando uma Categoria de Documento ou inserindo um termo para filtrar resultados na coluna Nome do Documento). Escrever esta avaliação me levou a enviar uma sugestão para incluir uma opção Limpar Filtros acima da tabela, então talvez isso seja considerado em um lançamento futuro. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Chegamos ao ZenQMS após usar dois sistemas de QMS muito pouco amigáveis e difíceis de usar. O ZenQMS foi fácil de aprender e é muito intuitivo. Adoramos os módulos de treinamento curtos e fáceis de digerir que eles forneceram. A implementação em nossa organização foi muito mais fácil do que esperávamos. A equipe do ZenQMS é engajada, conhecedora do produto e fácil de trabalhar. Eles geralmente respondem rapidamente às consultas. O ZenQMS oferece diferentes opções para permitir que os usuários documentem o treinamento como eventos em grupo, treinamento pessoal ou treinamento no trabalho. Achamos útil adicionar questionários para aumentar a compreensão. Os gerentes podem facilmente rastrear e gerenciar os treinamentos de seus funcionários. O módulo de controle de mudanças fornece uma maneira fácil de rastrear mudanças com um fluxo de trabalho facilmente personalizável. No geral, a facilidade de uso e a abordagem à prova de falhas funcionaram bem para nossa organização. Também usamos o módulo de Problemas para rastrear nossos problemas. Apreciamos a capacidade de personalizar o fluxo de trabalho. O rastro de auditoria tem sido útil durante as auditorias do Patrocinador. No módulo de Documentos, definimos revisões periódicas para atender aos requisitos de nossa declaração de trabalho. Podemos ver no relatório quais documentos estão próximos de revisão. Além disso, eles têm um processo pelo qual os usuários podem enviar sugestões e muitas vezes implementam essas sugestões quando consideram recursos para novos lançamentos. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

A função de busca no módulo de documentos poderia ser melhorada. Ultimamente, a capacidade de resposta aos pedidos de serviço ao cliente tem sido um pouco mais lenta do que o habitual. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Eu gosto de usar o ZenQMS porque é fácil de usar. Eu gosto da maneira como o grupo ZenQMS está sempre procurando maneiras de melhorar um sistema que já é ótimo. Eles recebem feedbacks e sugestões reais e trabalham para implementá-los no sistema. O help desk é rápido e eficiente, e seu catálogo de treinamento e autoajuda é extenso. KPA recentemente transferiu todo o nosso treinamento de produtos baseado em SCORM de um sistema com o qual os treinadores estavam enfrentando problemas consistentes para o nosso sistema ZenQMS. A integração e implementação deste material foi perfeita e, até agora, recebeu apenas feedbacks positivos. Como administrador do sistema, estou no sistema todos os dias, mas mesmo para aqueles indivíduos que não trabalham dentro do sistema regularmente, parece haver problemas mínimos com o uso do sistema. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Minha única reclamação sobre o sistema atualmente é que gostaria que houvesse uma maneira de organizar as tarefas em uma ordem específica para que os usuários pudessem seguir uma lista direta e realizar as tarefas na ordem que queremos. Além disso, gostaria que você pudesse colocar testes e módulos de treinamento associados juntos no dossiê de um indivíduo para que eles não precisem procurar os documentos associados. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Intuitivo para os usuários verem no que precisam treinar. Também permite a fácil obtenção de status de documentos e relatórios. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

ZenQMS parece mais adaptado para ter uma única unidade de negócios sob ele, em vez de múltiplas - os registros de treinamento são mais difíceis de separar entre unidades de negócios e não é possível ter múltiplos logotipos no sistema.

Atualização de 04 de dezembro de 2024: Recentemente, a ZenQMS fez alterações no módulo de documentos que alteraram os próprios documentos, afetando também os documentos arquivados. Os documentos não estão mais em um formato apresentável e não podem ser reconfigurados. A equipe de suporte já foi contatada e nada mais pode ser feito. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

A primeira coisa a mencionar é o excelente suporte ao cliente, durante a validação e continuando no uso rotineiro. A equipe foi *tão* responsiva a consultas gerais e questões técnicas. Eu realmente senti que minha pequena conta de meia dúzia de usuários importava para eles. Além disso, o modelo de preços era tão transparente - com acesso incluído desde o início a todos os módulos, o que incentivou a implementação de todos eles. Levamos todo o nosso sistema de qualidade completamente sem papel em menos de um ano - documentos, processos de QMS, gestão de fornecedores, auditorias, treinamento, tudo! O suporte à validação também foi muito bom, com modelos de UAT fornecidos, suporte completo do gerente de projeto durante todo o processo, com preços todos acordados antecipadamente. A migração de documentos para o sistema foi direta, assim como o uso rotineiro. Usei o ZenQMS para criar certificados de liberação de lote QP assinados digitalmente em um ambiente de Pharma GMP da UE, a incorporação de cabeçalhos da empresa nos modelos parecia muito profissional. Como consultor, tive que interagir com muitos outros sistemas de QMS de 'grande nome', mas nenhum foi tão fácil de usar e configurar quanto o ZenQMS. Existem alguns recursos realmente úteis - o recurso de busca por palavras, em particular, era extremamente poderoso e útil para filtrar documentos ou registros com o termo em questão. E a flexibilidade e facilidade de configurar seus próprios fluxos de trabalho nos módulos de desvios/mudanças era excelente - você pode usá-los para praticamente qualquer coisa, desde livros de registro até avaliações de risco, e qualquer outro processo de QMS no meio. Uma vez que você entendeu como atribuir 'tarefas' à etapa certa do fluxo de trabalho, é muito fácil. Última coisa - como um SaaS baseado em nuvem, a capacidade de agendar um download completo em formato pdf de cada registro que você tem no sistema foi um benefício enorme para a continuidade dos negócios, e todas as outras preocupações que acompanham o armazenamento de registros GMP na nuvem. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Com toda a honestidade, havia muito poucas desvantagens. O ZenQMS é composto por 6 módulos principais, e o único que eu não gostei de usar foi o módulo de auditoria - acho que este é o 'mais antigo' e provavelmente poderia ser atualizado. Mas mesmo este tinha alguns ótimos recursos, por exemplo, compilar relatórios de auditoria e anexos em um único arquivo pdf, totalmente paginado. As partes que eu não gostei (manuseio de observações / CAPA) eu apenas criei meus próprios fluxos de trabalho para essas tarefas nos módulos de desvios / mudanças, e apenas usei o módulo de auditorias para agendar e relatar auditorias internas e externas. Trilhas de auditoria para o módulo de desvios / tarefas / mudanças eram super fáceis de interpretar, mas para os módulos de documentos / treinamento / auditorias eram um pouco mais complicadas e seria bom se todos fossem trazidos ao mesmo nível de facilidade de uso, especialmente para pessoas não ligadas à TI como eu. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Usei o ZenQMS em várias empresas e a implementação e uso sempre ocorreram sem problemas. Os fluxos de trabalho fazem sentido e posso perceber que foram projetados por pessoas que conhecem o espaço de Qualidade. Tenho todas as informações de que preciso bem ao meu alcance através de painéis e relatórios. Adoro a facilidade de usar este sistema! Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Eu adoraria a capacidade de poder trabalhar no Office (por exemplo, Word) no aplicativo nativo ao colaborar em documentos. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

O módulo de Documentos tornou muito mais fácil recuperar SOPs, WIs e outros documentos importantes para auditorias e atualizações de revisão. A equipe da ZenQMS fez um ótimo trabalho ao integrar nossos documentos legados no sistema. A emissão de Cópias Controladas é um processo mais seguro. Atualizar e adicionar matrizes de treinamento de funcionários e formulários também é mais fácil do que nosso sistema totalmente baseado em papel. A equipe de suporte ao cliente tem sido incrivelmente útil na resolução de problemas e na resposta a feedbacks. Análise coletada por e hospedada no G2.com.

Os fluxos de trabalho para Controles de Mudança e Problemas podem ser confusos, principalmente em relação ao layout. Não há notificação quando um documento é atualizado e uma Cópia Controlada foi emitida (e, portanto, precisa ser destruída e reemitida). Análise coletada por e hospedada no G2.com.