Saiba Mais Sobre Software de Rastreamento de Tempo
O que é Software de Rastreamento de Tempo?
O tempo é um recurso valioso para qualquer empresa, mas muitas não têm uma compreensão clara de como cada funcionário gasta seu tempo. O software de rastreamento de tempo ajuda a resolver esse problema automatizando o processo de rastreamento do tempo que os funcionários gastam em determinados projetos ou tarefas, fornecendo dados que vão além das folhas de ponto típicas. A partir desses dados, as empresas podem usar ferramentas de análise para obter insights sobre diferentes aspectos de suas operações, como identificar em quais tarefas os funcionários estão gastando mais tempo, quais membros da equipe têm capacidade para assumir responsabilidades adicionais ou quais projetos são mais lucrativos para a empresa. Esses dados podem ser úteis para empresas de qualquer tamanho, desde grandes corporações até pequenas empresas.
Essas soluções também simplificam a manutenção de registros ao transferir de forma integrada as entradas de tempo dos funcionários para sistemas de folha de pagamento e folhas de ponto, tornando mais eficiente a geração de faturas detalhadas para os clientes. Embora o rastreamento preciso do tempo seja especialmente crucial para empresas que dependem da cobrança de horas faturáveis de seus clientes—como escritórios de advocacia, contadores, empreiteiros de construção ou agências criativas—esses produtos podem ser úteis para empresas de diversos setores.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Rastreamento de Tempo?
A seguir estão alguns recursos principais dentro do software de rastreamento de tempo que podem ajudar os usuários a automatizar o rastreamento de como os funcionários gastam seu tempo:
Cronômetro de tarefas: No coração do software de rastreamento de tempo está a capacidade de monitorar quanto tempo um funcionário gasta em uma determinada tarefa. Os usuários configuram tarefas descrevendo no que estão trabalhando e, em seguida, clicam para ativar o cronômetro enquanto trabalham em uma determinada tarefa, pausando o cronômetro ou mudando a tarefa conforme necessário. Alguns produtos permitem que os usuários insiram horas após concluírem uma tarefa, em vez de rastreá-la em tempo real.
Gestão de projetos: Além de rastrear tarefas individuais, os produtos de rastreamento de tempo permitem que os usuários rastreiem o tempo gasto em projetos maiores que geralmente incluem várias tarefas discretas. O rastreamento em nível de projeto permite que os supervisores monitorem orçamentos de projetos, acompanhem o progresso em direção à conclusão de um projeto e prevejam cronogramas. Tarifas personalizáveis permitem que empresas que dependem de horas faturáveis definam tarifas diferentes para tarefas, dependendo do tipo de trabalho que está sendo feito ou de qual projeto a tarefa faz parte.
Relógio de ponto: Para empresas que desejam apenas rastrear as horas gerais de trabalho dos funcionários, alguns produtos contêm um relógio de ponto digital que permite que os funcionários registrem suas entradas e saídas para rastrear suas horas de trabalho totais a cada dia. Isso impede que os funcionários preencham folhas de ponto manualmente e os ajuda a rastrear o tempo automaticamente. Para uma pequena empresa com recursos limitados de RH, isso também pode aumentar a eficiência quando se trata de manter registros precisos de folha de pagamento.
Rastreamento baseado em aplicativos: Alguns produtos de rastreamento de tempo podem detectar qual programa de software ou site um usuário está atualmente usando em seu dispositivo e iniciar automaticamente um cronômetro para uma determinada tarefa. Essa funcionalidade de rastreamento de tempo automático ajuda a reduzir o problema comum de os funcionários esquecerem de iniciar o cronômetro, o que leva a registros de tempo menos precisos.
Relatórios personalizáveis: Um dos maiores benefícios do software de rastreamento de tempo é a capacidade de executar uma variedade de relatórios utilizando dados coletados das entradas de tempo dos funcionários. Relatórios básicos incluem resumos do tempo gasto em diferentes projetos em uma base diária, semanal ou mensal. Os gerentes podem personalizar esses relatórios com base no nível de detalhe que desejam ver, incluindo divisões de horas de folha de ponto registradas em tarefas específicas dentro de um projeto. Outros exemplos incluem relatórios que analisam o tempo de trabalho por funcionário e quais horários do dia ou dias da semana os funcionários estão fazendo mais trabalho. Algumas plataformas oferecem a capacidade de automatizar esses relatórios e fazer com que os gerentes os recebam por e-mail regularmente.
Lembretes automáticos: Uma fonte comum de frustração com o software de rastreamento de tempo é os funcionários esquecerem de enviar suas folhas de ponto ou registrar suas horas de trabalho. Para poupar os gerentes de importunar seus funcionários por registros de tempo atualizados, muitos produtos oferecem lembretes automáticos por e-mail para serem enviados se os funcionários não registrarem o número necessário de horas de trabalho para um determinado período.
Painel de projeto: Para uma visão atualizada de como um projeto está progredindo, os painéis de projeto dão aos gerentes uma maneira de obter esse insight em uma única tela. Esses painéis podem exibir uma variedade de métricas, incluindo quantas horas de trabalho os funcionários gastaram no projeto, quanto do orçamento do projeto foi utilizado e se um projeto está no caminho certo para ser concluído dentro do prazo.
Painel de equipe: Painéis que mostram quanto tempo cada membro da equipe trabalhou—e no que cada pessoa gastou seu tempo—são úteis para determinar quais funcionários têm capacidade para assumir projetos adicionais e quais podem estar em risco de esgotamento.
Geração de faturas: Uma das principais razões pelas quais as empresas usam software para rastrear o tempo é poder usar facilmente essas informações para cobrar clientes. A funcionalidade de faturamento automaticamente pega dados detalhados de folhas de ponto e os organiza em uma fatura que as empresas podem exportar e enviar aos clientes para fins de cobrança. Para produtos que não têm uma ferramenta de faturamento integrada à plataforma, eles geralmente têm a capacidade de exportar as entradas de tempo brutas para uma ferramenta de faturamento.
Aplicativo móvel: Embora muitas empresas dependam de um aplicativo de desktop ou aplicativo web para software de rastreamento de tempo, um recurso importante para empresas que têm trabalhadores remotos ou trabalhadores de campo é um aplicativo móvel que permite que os funcionários rastreiem o tempo, não importa onde estejam. Esses aplicativos geralmente sincronizam entradas de tempo entre dispositivos, para que os funcionários possam alternar de um dispositivo para outro. Recursos de rastreamento baseados em localização em aplicativos móveis, incluindo capacidades de geofencing, permitem que os gerentes vejam não apenas quando os funcionários estão trabalhando, mas onde estão, o que pode ajudar as empresas a alocar trabalhadores para vários locais de trabalho.
Quais são os Benefícios do Software de Rastreamento de Tempo?
Aumento da produtividade: As soluções de rastreamento de tempo ajudam as empresas a otimizar a capacidade de trabalho de uma empresa ou equipe, fornecendo insights sobre o trabalho que os funcionários estão fazendo em uma base horária. Usando esses dados, as equipes podem identificar tarefas não essenciais e repriorizar projetos, cronogramas e prazos. O software de rastreamento de tempo é frequentemente usado em conjunto com ferramentas de gerenciamento de tarefas para determinar quais tarefas são essenciais e quais devem ser deixadas de lado. Saber quanto tempo os funcionários estão gastando em suas tarefas também pode ajudar os gerentes a realocar projetos de acordo com quais funcionários têm capacidade para assumir mais trabalho. Em um nível individual, um rastreador de tempo fornece aos funcionários a capacidade de assumir a responsabilidade por suas cargas de trabalho. Algumas empresas podem implementar uma ferramenta de rastreamento de tempo como um incentivo para bônus, aumentando assim o senso de urgência e engajamento em torno das tarefas. Essas soluções ajudam os funcionários a definir metas razoáveis e cumpri-las no prazo, melhorando a produtividade e a gestão do tempo.
Melhor planejamento para projetos futuros: Rastrear quanto tempo os funcionários gastam em projetos fornece insights sobre o tempo e os recursos necessários para projetos futuros. Pode ser difícil prever quanto tempo um projeto levará se for um novo tipo de projeto para a empresa ou diferente do trabalho que a empresa fez no passado. Rastrear o tempo que os funcionários gastam nele pode ajudar os gerentes a fazer suposições sobre projetos semelhantes no futuro e melhorar a criação de orçamentos e prazos. Analisar quanto tempo as tarefas anteriores levaram também pode ajudar os funcionários a determinar se têm capacidade para uma tarefa específica. Integrações com ferramentas de gerenciamento de projetos também ajudam uma empresa a obter uma visão holística dos dados do projeto que podem ser úteis para planejar projetos futuros.
Cobrança precisa de clientes: Implementar software de rastreamento de tempo pode ajudar as empresas a melhorar cotações e estimativas para garantir cobrança e pagamento precisos e justos. Ao cotar uma estimativa de preço para um cliente potencial, essas soluções executam relatórios sobre diferentes tipos de tarefas para determinar o tempo que levará para um preço preciso. Para projetos em andamento, essas soluções podem rastrear todas as tarefas e as horas faturáveis alocadas com evidências claras do tempo gasto em cada tarefa, tornando mais eficiente o envio de uma fatura completa quando o projeto estiver concluído. Fornecer uma divisão de exatamente quantas horas faturáveis foram gastas em cada tarefa também proporciona transparência para o cliente e constrói confiança, pois eles podem ter maior confiança de que estão sendo cobrados de forma justa pelo trabalho que está sendo feito. Um rastreador de tempo pode frequentemente integrar-se com software de faturamento para cobrar clientes pelo trabalho preciso que foi realizado.
Relatórios de folha de pagamento eficientes: Assim como um rastreador de tempo simplifica o processo de cobrança de clientes, eles também melhoram a eficiência da execução da própria folha de pagamento da empresa. Os produtos de software de rastreamento de tempo ajudam a determinar quanto os trabalhadores horistas devem ser pagos, sejam eles funcionários em tempo integral ou freelancers. Essas taxas podem variar dependendo do papel do funcionário ou do tipo de trabalho que estão fazendo. Essas soluções também podem rastrear férias, horas extras e tempo de licença dos funcionários.
Quem Usa Software de Rastreamento de Tempo?
Liderança da empresa: Saber quanto tempo as equipes estão gastando em várias tarefas ou projetos pode ajudar os líderes da organização a tomar decisões estratégicas sobre a alocação de recursos e se precisam ajustar seus planos estratégicos. Por exemplo, o software de rastreamento de tempo pode ajudar a identificar quais tipos de projetos ou atividades são mais lucrativos, o que pode encorajar os líderes a mudar os tipos de clientes que estão buscando. Ter visibilidade sobre as cargas de trabalho dos funcionários também pode ajudar os líderes a determinar se precisam alocar funcionários para diferentes equipes ou contratar funcionários adicionais.
Gerentes de projeto: Para equipes individuais, os gerentes de projeto são usuários frequentes de ferramentas de rastreamento de tempo. Painéis que mostram o status atual dos projetos e quanto tempo os funcionários estão gastando em diferentes tarefas podem ajudar aqueles responsáveis pelo gerenciamento de projetos a determinar se precisam fazer ajustes no escopo de um projeto ou nos membros da equipe que estão trabalhando nele. Dados de projetos anteriores também podem ajudar os gerentes de projeto a prever com precisão prazos e orçamentos para projetos futuros.
Funcionários: O rastreamento real do tempo cabe aos funcionários individuais. Eles são responsáveis por iniciar o cronômetro do software ao trabalhar em uma tarefa específica (ou deixar que um sistema automatizado inicie o cronômetro para eles) e, em seguida, mudar a tarefa quando começarem a trabalhar em outra coisa. Os gerentes podem então usar os dados de tempo capturados pelos funcionários para orientar conversas sobre cargas de trabalho e progresso em projetos.
Freelancers: Semelhante a como os funcionários de uma empresa usariam um rastreador de tempo, os freelancers o usam para monitorar quanto tempo estão gastando em projetos. Os freelancers são frequentemente pagos por projeto ou por hora, então manter o controle do trabalho realizado em um projeto é importante para a cobrança precisa de clientes.
Quais são as Alternativas ao Software de Rastreamento de Tempo?
Alternativas ao software de rastreamento de tempo podem substituir esse tipo de software, parcial ou completamente:
Software de planilhas: Em vez de deixar o software de rastreamento de tempo capturar e organizar automaticamente os dados sobre o tempo que os funcionários gastam em diferentes tarefas e projetos, algumas empresas dependem de planilhas para organizar essas informações. As planilhas são produtos de software comuns que a maioria das empresas tem acesso e existem há tempo suficiente para que muitos funcionários provavelmente se sintam confortáveis em usá-las. No entanto, elas carecem da automação presente no software de rastreamento de tempo, o que força os usuários a monitorar manualmente quanto tempo gastam em projetos e, em seguida, inserir manualmente essas informações em uma planilha. Compartilhar essas informações e executar relatórios também é mais difícil do que seria com o software de rastreamento de tempo.
Software de gerenciamento de tarefas: Para empresas que precisam de uma solução para gerenciar as tarefas que compõem projetos maiores, mas não necessariamente precisam saber exatamente quanto tempo cada tarefa levou, as ferramentas de gerenciamento de tarefas são uma boa opção. Esses produtos criam listas de tarefas para os funcionários com prazos e detalhes sobre as tarefas que também podem ser anexadas a projetos ou metas de equipe maiores. Embora essas soluções sejam maneiras eficazes de gerenciar um projeto multifacetado e acompanhar o progresso de várias atividades, elas geralmente carecem da capacidade do software de rastreamento de tempo de monitorar quanto tempo cada tarefa leva e gerar relatórios analíticos com base nesses dados de tempo. Dependendo das necessidades de rastreamento de tempo de uma empresa, isso pode ser suficiente.
Software Relacionado ao Software de Rastreamento de Tempo
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software de rastreamento de tempo incluem:
Software de gerenciamento de projetos: Essas soluções ajudam gerentes, líderes de equipe e funcionários a gerenciar metas, projetos e tarefas da equipe. A integração com soluções de rastreamento de tempo fornece aos gerentes os dados de que precisam para definir metas e prazos realistas.
Software de mensagens instantâneas para empresas: Integrações com plataformas de mensagens proporcionam maior visibilidade para os dados de tempo que o software de rastreamento de tempo coleta. Essas integrações de mensagens instantâneas para empresas podem recuperar dados de rastreamento de tempo para mostrar quanto tempo os funcionários estão gastando em tarefas ou exibir relatórios com base nos dados de tempo.
Software de contabilidade: Integrar software de rastreamento de tempo e contabilidade fornecerá faturamento preciso e recorrente, rastreamento de despesas e soluções de folha de pagamento.
Plataformas de análise: Também conhecidas como plataformas de inteligência de negócios (BI), essas soluções dão às empresas insights sobre os dados de sua empresa. Integrar plataformas de BI com software de rastreamento de tempo ajudará as empresas a analisar dados sobre como os funcionários gastam seu tempo.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Rastreamento de Tempo?
Os dados que o software de rastreamento de tempo fornece sobre o trabalho que os funcionários estão fazendo podem ser benéficos para empresas de diversos setores. No entanto, certos tipos de empresas podem se beneficiar especialmente do software de rastreamento de tempo:
Escritórios de advocacia: A cobrança é uma parte essencial da administração de um escritório de advocacia, já que os advogados geralmente são pagos por hora, variando dependendo do advogado ou do tipo de trabalho que estão fazendo. Manter um registro preciso de como os advogados gastam seu tempo melhora muito a eficiência da emissão de faturas para os clientes.
Empresas de contabilidade: Embora as empresas de contabilidade às vezes cobrem taxas fixas por projetos, é comum que as empresas cobrem dos clientes uma taxa horária por seus serviços. Como os escritórios de advocacia, as práticas contábeis variam suas taxas dependendo da senioridade dos funcionários, então o software de rastreamento de tempo pode ajudar essas empresas a manter registros precisos.
Agências criativas: Dados precisos de tempo dos funcionários ajudam as agências criativas a ver quanto tempo diferentes tarefas levam e permitem que elas prevejam melhor orçamentos e cronogramas para projetos. Isso significa que as agências podem apresentar aos clientes estimativas mais precisas para o tempo de conclusão e orçamento de um projeto. No final, o rastreamento de tempo pode gerar faturas precisas.
Serviços de tecnologia e TI: Trabalhadores no campo da tecnologia muitas vezes precisam manter o controle de horas faturáveis para certos projetos, como design de sites ou desenvolvimento de aplicativos. Consultores de TI muitas vezes precisam viajar para locais de clientes e registrar o trabalho que fazem e quanto tempo leva. O software de rastreamento de tempo pode simplificar o processo de rastreamento dessas atividades.
Como Comprar Software de Rastreamento de Tempo
Coleta de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Rastreamento de Tempo
Há muitas questões a considerar ao decidir implementar software de rastreamento de tempo em toda uma empresa ou departamento. Cada empresa e equipe tem necessidades únicas e precisará considerar alguns ou todos os seguintes: tamanho da empresa e número de membros da equipe, processo de integração, custo do software, opções de suporte ao cliente do fornecedor, informações de entrada necessárias para rastreamento de tempo preciso, compatibilidade móvel e personalização.
Comparar Produtos de Software de Rastreamento de Tempo
Crie uma lista longa
Uma lista inicial de soluções potenciais de rastreamento de tempo deve incluir quaisquer produtos que atendam aos requisitos básicos de recursos da empresa. Neste ponto, os compradores devem apenas estar visando ter uma noção das opções que pelo menos atendem às necessidades essenciais, como ser capaz de rastrear o tempo para diferentes tarefas e a capacidade de gerar uma variedade de relatórios analíticos.
Crie uma lista curta
Depois que uma lista longa foi criada, é hora de olhar para cada produto em mais detalhes para determinar se parece que atenderá às necessidades dos funcionários e gerentes da empresa. Isso deve incluir a avaliação de recursos adicionais de cada produto além dos identificados como essenciais para determinar se essa funcionalidade adicional automatizaria ainda mais o processo de rastreamento de tarefas dos funcionários.
Conduza demonstrações
Quando chegar a hora de contatar os vendedores para uma demonstração, os compradores devem ter uma noção dos recursos que cada produto oferece e estar prontos para avaliar quão bem esses recursos funcionam. Um aspecto chave a considerar durante a demonstração do software de rastreamento de tempo é a usabilidade, já que os funcionários serão mais propensos a manter registros de tempo precisos se a interface do software for intuitiva. Os compradores devem considerar quantos cliques são necessários para que um funcionário comece a rastrear uma tarefa ou mude para uma nova tarefa, e se o software pode automatizar algumas dessas etapas manuais, como determinando automaticamente qual programa de software um funcionário está usando e rastreando o tempo de acordo. As demonstrações também podem ser úteis na avaliação dos tipos de relatórios que o software de rastreamento de tempo pode gerar, já que relatórios detalhados muitas vezes não estão disponíveis em sites de produtos voltados para o público. Os relatórios devem ser personalizáveis, relativamente fáceis de gerar e devem exibir uma variedade de métricas de tempo que os gerentes podem incorporar em seus processos de planejamento estratégico.
Seleção de Software de Rastreamento de Tempo
Escolha uma equipe de seleção
Ao escolher uma solução de rastreamento de tempo, é importante envolver quaisquer partes interessadas relevantes que possam estar usando o produto para garantir a escolha do produto que atenderá às necessidades de todos. Isso provavelmente inclui gerentes ou gerentes de projeto, que seriam responsáveis por analisar o tempo que os funcionários estão gastando em várias tarefas e tomar decisões de acordo. Também pode incluir a liderança da empresa, se executivos do C-suite estiverem usando dados de rastreamento de tempo para definir prioridades maiores para o negócio.
Negociação
Depois de se concentrar em um produto preferido, é hora de negociar um pacote de preços. Os compradores devem considerar o modelo de preços do software, como se o vendedor cobra uma taxa mensal fixa ou, mais comumente, cobra uma taxa com base em quantos assentos de usuário o comprador precisa. Os compradores também devem observar se podem negociar para adicionar mais assentos de usuário a um pacote que, de outra forma, atenderia às suas necessidades. Eles também podem considerar negociar um desconto em troca de assinar um contrato de vários anos.
Decisão final
A decisão final deve caber aos usuários mais prováveis do software, como gerentes e seus funcionários. Todas as partes devem considerar se o software provavelmente simplificará o processo de rastreamento do tempo gasto em tarefas.
Quanto Custa o Software de Rastreamento de Tempo?
O software moderno de rastreamento de tempo é tipicamente baseado em nuvem e é precificado em um modelo SaaS. Muitos vendedores cobram de seus clientes uma taxa mensal com base em quantos assentos o cliente precisa comprar para sua empresa. Alguns vendedores de software de rastreamento de tempo oferecem uma versão gratuita de seu produto com restrições, como um número limitado de assentos ou recursos de rastreamento de tempo mais básicos.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
Ao considerar o ROI para software de rastreamento de tempo, as empresas devem considerar quanto tempo estão economizando ao automatizar o processo de monitoramento de como os funcionários estão gastando seu tempo. Elas também devem considerar em que medida o software de rastreamento de tempo ajuda a empresa a ser mais eficiente e lucrativa, revelando as tarefas dos funcionários que são mais essenciais e refocando o trabalho nessas tarefas.
Implementação do Software de Rastreamento de Tempo
Como o Software de Rastreamento de Tempo é Implementado?
O software de rastreamento de tempo é tipicamente baseado em nuvem, embora alguns vendedores ofereçam produtos que podem armazenar dados localmente.
Quem é Responsável pela Implementação do Software de Rastreamento de Tempo?
Geralmente, a implementação envolverá quaisquer partes interessadas em uma empresa que estarão envolvidas com o rastreamento do tempo dos funcionários ou analisando dados de rastreamento de tempo. Isso inclui líderes da empresa, gerentes de projeto e funcionários individuais. Representantes do vendedor de software de rastreamento de tempo também geralmente ajudam na implementação.
Como é o Processo de Implementação do Software de Rastreamento de Tempo?
A implementação é uma questão de instalar o aplicativo em dispositivos que os funcionários usarão para rastrear seu tempo e configurar o software para funcionar com o fluxo de trabalho do comprador. Os vendedores de software de rastreamento de tempo também ajudarão as empresas a configurar integrações com outros produtos de software, como software de contabilidade, software de gerenciamento de despesas e software de calendário.
Tendências do Software de Rastreamento de Tempo
Trabalho remoto
À medida que o trabalho remoto se tornou cada vez mais comum, os vendedores de software de rastreamento de tempo estão se adaptando. Os dados baseados em nuvem gerados pelo software de rastreamento de tempo ajudam os gerentes a obter visibilidade sobre o que cada um de seus membros da equipe está fazendo sem precisar estar constantemente verificando com atualizações. As plataformas estão cada vez mais incorporando a capacidade de os usuários sincronizarem dados entre dispositivos e registrarem o tempo usando aplicativos móveis, o que proporciona mais flexibilidade para trabalhadores que estão em diferentes ambientes. O rastreamento de tempo baseado em localização também fornece às empresas outra fonte de dados que podem usar para informar como alocam suas equipes e maximizam a eficiência.
