Saiba Mais Sobre Software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)
O que é Software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)?
O software de intercâmbio eletrônico de dados (EDI) foi criado para reduzir a demanda processual em torno dos processos de comércio da indústria, como envio e compra em massa de produtos, geração de pedidos de compra (PO), etc. Inicialmente, faturas, POs, informações de envio da cadeia de suprimentos e similares eram gerados manualmente e era demorado compartilhar entre parceiros comerciais.
O software EDI é uma solução simples e segura que reduz significativamente o tempo gasto no processo de compra, bem como reduz os custos associados à entrada manual usando automação. Ele facilita a troca de tais documentos comerciais em um formato eletrônico em tempo real entre parceiros comerciais e em uma variedade de plataformas e programas. Permite a automação para gerar documentos eletrônicos como POs, faturas, avisos de envio antecipado (ASN) e níveis de inventário.
Atualmente, o EDI se expandiu além do comércio. Documentos e dados trocados usando EDI ainda podem ser transações comerciais, mas agora também podem envolver dados de saúde (por exemplo, registros eletrônicos de saúde de pacientes), informações de transporte (por exemplo, dados de envio em massa), fluxos de trabalho de construção e mais.
Ao selecionar software EDI, é fundamental entender o formato da informação que está sendo enviada e o formato que o receptor alvo pode aceitar. Por exemplo, UN/EDIFACT é um formato padrão internacional e predominantemente usado no Reino Unido, mas as transmissões nos EUA geralmente seguem o padrão ANSI ASC X12. Se os formatos de dados EDI do remetente e do receptor não corresponderem, a informação não será recebida.
O software EDI também se integra bem com outras soluções de software. Muitos compradores de EDI estão procurando integrar com um sistema de gerenciamento de armazém (WMS), um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP), serviços SAP ou outros sistemas de processamento de dados.
O que significa EDI?
EDI significa intercâmbio eletrônico de dados. No entanto, a transferência eletrônica de arquivos é apenas uma das muitas coisas que este software pode fazer. Ele também oferece recursos que podem ajudar as empresas a reduzir custos e melhorar a velocidade, precisão e eficiência dos negócios.
O EDI é usado para transferir eletronicamente documentos comerciais como POs, faturas da cadeia de suprimentos, notas de envio e se comunicar entre si. Um formato especificado, conhecido como padrões EDI, é definido por ambas as partes para facilitar a transmissão de informações. Os comerciantes usam EDI para trocar informações financeiras em formato eletrônico.
Quais tipos de software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI) existem?
EDI local vs. EDI baseado em nuvem
Uma solução baseada em nuvem tornará dados importantes prontamente disponíveis para qualquer usuário autorizado com uma conexão à internet, permitindo que parceiros de negócios remotos acessem dados independentemente de sua localização. Por outro lado, uma solução local será acessível a partir de um local ou servidor, mas tende a permitir mais controle e segurança geral. Alguns EDIs oferecem opções tanto em nuvem quanto locais, permitindo que o comprador escolha sua preferência de implantação. No entanto, alguns EDIs existem apenas como um sistema baseado em nuvem ou local. Um fator determinante importante seria verificar se o software existente se integra facilmente com uma solução local ou baseada em nuvem.
Além disso, é útil considerar as preferências de parceiros de negócios e clientes. Como eles preferem acessar arquivos e mídia? Algumas corporações preferem dados que podem ser acessados por meio de serviços baseados na web em tempo real. Esta questão também exige que uma organização considere suas preferências de segurança. Embora as soluções em nuvem tenham recursos de segurança defensiva, algumas empresas podem preferir acesso controlado a arquivos, que as soluções locais oferecem prontamente.
Capacidades de integração
O software EDI é capaz de se integrar rapidamente com outras ferramentas, como aquelas que ajudam a gerenciar processos de back-end. Após a integração, processos que antes eram manuais se tornam tarefas automatizadas, permitindo que as empresas concentrem seus esforços em outras iniciativas importantes. Os compradores em potencial devem considerar seus requisitos de integração e garantir que o produto escolhido funcione bem com os processos que já têm em vigor.
Quais são os recursos comuns do software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)?
Para maximizar o valor estratégico e o retorno sobre o investimento (ROI) de um investimento em software EDI, os compradores devem optar por soluções que permitam uma automação robusta de transferência de documentos comerciais, minimizem a intervenção manual e possam escalar de forma suave e contínua à medida que as necessidades crescem. A seguir estão alguns recursos principais dentro do software EDI:
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Troca de dados: As capacidades de troca de dados do software EDI permitem a transferência eletrônica de documentos entre empresas e parceiros comerciais.
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Mapeamento de dados: O software EDI pode traduzir os dados de um lado para o outro, convertendo o formato de dados interno no formato padrão EDI.
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Gerenciamento de fluxo de trabalho: O recurso de agendamento de fluxo de trabalho permite a automação de ponta a ponta dos principais processos EDI sem qualquer intervenção do usuário.
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Tratamento de exceções: As soluções EDI detectam os erros e notificam e alertam instantaneamente sobre o problema de transmissão.
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Protocolos de comunicação: O software suporta protocolos de transferência de arquivos criptografados como VAN, AS2, FTP/sFTP e HTTPS.
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Relatórios em tempo real: Os recursos de relatórios em tempo real dentro de um software EDI fornecem um painel personalizável em tempo real que permite aos usuários rastrear, monitorar e gerenciar transações.
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Padrões EDI: Este software fornece suporte embutido para padrões EDI acordados para enviar e receber documentos comerciais.
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Métodos de transferência: Este software permite que a empresa troque dados diretamente, através de uma rede de valor agregado (VAN) ou, às vezes, ambos. VAN é um serviço de compartilhamento de dados hospedado.
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Troca segura: O software EDI facilita a troca segura de dados entre pontos finais, já que os dados de transmissão EDI devem permanecer seguros na rede de compartilhamento.
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Integração: O software se integra facilmente com diferentes sistemas ou software para criar uma experiência de fluxo de trabalho mais suave.
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Rastreamento de dados: O recurso de rastreamento de dados agrega e gera detalhes em torno das transmissões de dados. As soluções geralmente oferecem painéis ou recursos de relatórios para avaliar transações. O software EDI permite que os usuários usem esses dados para planejar projetos, mapear documentos e otimizar transferências.
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Teste de EDI: O software cria um ambiente de teste para transações EDI para verificá-las e garantir que atendam aos requisitos de conformidade da indústria.
Quais são os benefícios do software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)?
As soluções EDI são altamente eficientes na automação de processos de negócios, são totalmente sem papel e requerem pouca ou nenhuma intervenção humana. Implantar um sistema EDI não só economiza tempo e dinheiro, mas também permite uma colaboração estreita entre parceiros comerciais e ajuda a construir satisfação e lealdade do cliente.
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Economia de tempo: O EDI muda o tempo de transmissão de dias para minutos, para que os usuários possam fazer mais, mais rapidamente. Além disso, a precisão aprimorada dos EDIs permite que as equipes gastem menos tempo fazendo correções em faturas e outras peças de dados.
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Economia de custos: O processamento de pedidos pode ser caro. Ao reduzir os custos associados ao envio de documentação física, o software EDI reduz os gastos relacionados à geração e distribuição de dados.
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Eficiência e precisão: O software EDI melhora a precisão das transmissões de dados. Entre processos simplificados e maior precisão, as equipes terão mais tempo para outras tarefas. Além disso, o EDI aumenta a transparência nas interações B2B, oferecendo maior insight em transações inteiras para fins de auditoria.
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Melhoria nos prazos: As soluções EDI reduzem o tempo gasto no envio e recebimento manual de documentos em tempo real. Também reduz o tempo necessário para criar manualmente faturas e processar POs.
Quem usa software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)?
Qualquer equipe que lide com interações de dados B2B diariamente poderia potencialmente se beneficiar de um software EDI. Como as soluções EDI melhoram as transmissões de dados comerciais com eficiência, custo e economia de tempo, qualquer equipe ou empresa que faça transmissões regulares de dados B2B também se beneficiaria. A saúde é um exemplo importante, pois dados críticos de pacientes podem ser transmitidos com precisão em minutos em vez de horas ou dias.
Equipes de compra e fatura: O software EDI também automatiza transações que ocorrem entre organizações com frequência, como troca de POs, faturas e avisos de envio da cadeia de suprimentos. As equipes de geração de compras e faturas utilizam o EDI para automatizar processos da cadeia de suprimentos e trocar documentos comerciais.
O EDI ajuda muitas organizações que produzem, enviam, compram e vendem bens ou prestam cuidados, desde varejistas e fabricantes até empresas de logística, companhias aéreas, prestadores de serviços de saúde, seguradoras e mais.
Empresas da cadeia de suprimentos (indústrias de varejo, manufatura e automotiva): O EDI simplifica o processo de transferência de documentos comerciais e, portanto, é uma parte essencial dos processos de manufatura. Automatizar a troca de dados em toda a cadeia de suprimentos garante a entrega de dados críticos no tempo certo e o rastreamento em tempo real. O software EDI permite tempos de processamento e entrega de pedidos mais curtos, o que, por sua vez, ajuda a reduzir o inventário.
Empresas do setor financeiro: Essas empresas gerenciam muitos dados confidenciais e transações complicadas. O EDI ajuda as empresas financeiras a reduzir processos manuais em papel em contas a pagar e a receber. Também previne erros por meio da automação de processos em transferências e gerações de documentos.
Indústria de varejo: O EDI na indústria de varejo permite que as empresas reduzam custos sem comprometer o serviço ao cliente. Ajuda a reduzir o tempo gasto em transações manuais e aumenta a eficiência através da cadeia de suprimentos.
Organizações de saúde: O software EDI permite a troca de informações de saúde de pacientes e o processamento de documentos de seguro de saúde.
Qual é o melhor software EDI para pequenas empresas?
Para pequenas empresas que buscam otimizar o processamento de pedidos, garantir conformidade e integrar-se eficientemente com parceiros comerciais, opções líderes de software EDI para PMEs incluem:
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SPS Commerce Fulfillment EDI oferece uma solução abrangente com suporte completo, proporcionando acesso a uma vasta rede de conexões pré-mapeadas. É projetado para ajudar os fornecedores a atender aos requisitos dos varejistas, incluindo conformidade EDI e processamento em lote, tornando-o uma escolha forte para pequenas empresas que buscam escalabilidade e facilidade de uso.
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TrueCommerce EDI fornece integração perfeita em toda a cadeia de suprimentos, simplificando o processo de transmissão de faturas, pedidos e outros documentos. Sua interface amigável e suporte robusto ao cliente são adequados para pequenas empresas que buscam automatizar seus processos EDI.
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eZCom Software EDI é reconhecido por sua interface amigável e suporte robusto ao cliente. Ele simplifica o processamento de pedidos e garante conformidade com parceiros comerciais. Seu design intuitivo o torna acessível para empresas que buscam soluções EDI eficientes.
Qual é o melhor software EDI em termos de valor para manufatura?
Para empresas de manufatura que buscam soluções EDI econômicas que otimizem as operações da cadeia de suprimentos e se integrem perfeitamente com sistemas existentes, as opções líderes incluem:
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TrueCommerce EDI oferece integração abrangente em toda a cadeia de suprimentos, facilitando conexões perfeitas com sistemas ERP e principais plataformas de eCommerce como Shopify e Magento. Sua interface amigável e suporte robusto ao cliente são adequados para fabricantes que buscam automatizar seus processos EDI.
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Cleo Integration Cloud fornece uma plataforma baseada em nuvem que unifica integrações EDI e API, oferecendo visibilidade de ponta a ponta em transações B2B. Sua interface personalizável simplifica a integração de parceiros e melhora o gerenciamento de exceções, atendendo às necessidades complexas das operações de manufatura.
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MuleSoft Anypoint Platform permite que os fabricantes integrem EDI com outras aplicações e fontes de dados por meio de conectividade robusta liderada por API. Seus recursos de relatórios em tempo real e escalabilidade suportam ecossistemas de manufatura complexos que exigem troca ágil de dados.
Software relacionado ao software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software EDI incluem:
Software de blockchain: À medida que o software de blockchain se torna mais prevalente, há uma discussão significativa sobre como o blockchain pode aumentar o EDI ou até mesmo tornar o EDI obsoleto. A transparência natural do blockchain pode melhorar a responsabilidade e a precisão nas transmissões EDI, e sua confiabilidade pode melhorar ainda mais a precisão e a confiabilidade do EDI.
Como comprar software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)
Coleta de requisitos (RFI/RFP) para software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)
Se uma empresa está apenas começando e procurando comprar o primeiro software EDI, ou talvez uma organização precise atualizar um sistema legado - onde quer que um negócio esteja em seu processo de compra, o g2.com pode ajudar a selecionar o melhor software EDI para o negócio.
Os pontos de dor específicos do negócio podem estar relacionados a todos os processos manuais envolvidos na encomenda e distribuição e troca de documentos comerciais em grandes volumes diariamente entre parceiros comerciais.
Se a empresa tiver muitas transferências de dados diariamente, a necessidade é procurar uma solução que possa crescer com a organização. Os usuários devem pensar nos pontos de dor e anotá-los; estes devem ser usados para ajudar a criar uma lista de verificação de critérios. Além disso, o comprador deve determinar o número de funcionários que precisarão usar este software, pois isso determina o número de licenças que provavelmente comprarão.
Ter uma visão holística do negócio e identificar pontos de dor pode ajudar a equipe a lançar-se na criação de uma lista de verificação de critérios. Os compradores devem identificar os recursos que desejam em uma solução EDI e ter uma ideia do que a organização precisa em termos de implantação, indústria e cibersegurança. Os compradores devem criar uma lista de verificação de requisitos que possa ser facilmente consultada ao avaliar diferentes soluções EDI.
Comparar produtos de software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)
Crie uma lista longa
Desde atender às necessidades de funcionalidade do negócio até a implementação, as avaliações de fornecedores são uma parte essencial do processo de compra de software. Para facilitar a comparação após todas as demonstrações estarem completas, ajuda a preparar uma lista consistente de perguntas sobre necessidades e preocupações específicas para fazer a cada fornecedor.
Crie uma lista curta
A partir da lista longa de fornecedores, é útil reduzir a lista de fornecedores e chegar a uma lista mais curta de concorrentes, de preferência não mais do que três a cinco. Com esta lista em mãos, as empresas podem produzir uma matriz para comparar os recursos e preços das várias soluções.
Conduza demonstrações
Para garantir que a comparação seja completa, o usuário deve demonstrar cada solução na lista curta com o mesmo caso de uso e conjuntos de dados. Isso permitirá que a empresa avalie de forma semelhante e veja como cada fornecedor se compara à concorrência.
Seleção de software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)
Escolha uma equipe de seleção
Antes de começar, é crucial criar uma equipe vencedora que trabalhará junta durante todo o processo, desde a identificação de pontos de dor até a implementação. A equipe de seleção de software deve consistir em membros da organização que tenham o interesse, habilidades e tempo certos para participar deste processo.
Negociação
Muitas empresas estão dispostas a negociar preços listados em seu site. É imperativo abrir uma conversa sobre preços e licenciamento. Por exemplo, o fornecedor pode estar disposto a dar um desconto para contratos de vários anos ou por recomendar o produto a outros.
Decisão final
Após esta etapa, e antes de se comprometer totalmente, é recomendado realizar um teste ou programa piloto para testar a adoção com um pequeno grupo de usuários. Se a ferramenta for bem utilizada e bem recebida, o comprador pode ter confiança de que a seleção foi correta. Caso contrário, pode ser hora de voltar à prancheta.
Quanto custa o software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)?
Uma solução EDI pode ser implantada por organizações de duas maneiras: localmente ou na nuvem.
Além do volume de transações, os custos são sempre uma consideração. Como o EDI baseado em nuvem é um modelo de assinatura, a empresa só paga pelo que usa. À medida que o volume aumenta, o custo também aumenta. Em contraste, o EDI local requer um gasto inicial para hardware. É uma boa prática mapear os requisitos atuais e futuros e seu impacto no orçamento. Organizações que exigem controle sobre seus dados optam por uma solução EDI local. O software EDI pode ser um grande investimento, mas em termos de eficiências melhoradas, aumento da produtividade e potencial de crescimento acelerado, o retorno sobre o investimento (ROI) vale a pena.
Alguns dos principais fatores para medir o ROI de um software EDI incluem determinar o custo e o tempo gasto na entrada manual de dados em POs e faturas, a porcentagem de detecção de erros na entrada manual de dados e o número de solicitações de transmissão de dados por dia.
Implementação de software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)
Como o software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI) é implementado?
As opções de implantação incluem localmente ou na nuvem. Em uma implantação local, o software é carregado em servidores na localização da empresa. Uma vantagem da implantação local do EDI é a capacidade de gerenciamento interno. No entanto, essa opção requer uma equipe de TI qualificada com capacidade para gerenciar atualizações e monitoramento.
Em contraste, uma implantação de EDI em nuvem é hospedada e gerenciada em um local de terceiros fora do local. A empresa tem acesso aos seus dados EDI através de seus computadores de escritório.
Quem é responsável pela implementação do software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)?
Algumas pessoas-chave envolvidas na implementação de um software EDI incluem:
Coordenador de EDI: Estes são profissionais de TI com ampla experiência na entrega de soluções EDI. O coordenador pode ser um membro da equipe interna ou um consultor externo, dependendo dos requisitos de EDI e da experiência das organizações.
Comitê executivo: Este comitê é composto por um grupo de chefes de departamento das unidades de negócios que serão afetadas pela implantação do EDI. Este comitê é tipicamente liderado pelo coordenador de EDI.
Equipe dedicada de EDI: Esta é uma equipe formada para se concentrar principalmente na implementação real do sistema EDI.
Como é o processo de implementação do software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)?
A implementação de EDI pode ser complicada tanto em níveis técnicos quanto organizacionais, então seguir uma abordagem sistemática e estruturada para o processo de implementação pode ser útil. Alguns dos processos na implementação de EDI são listados a seguir:
Análise de requisitos: O processo de implementação começa com o endereçamento de questões-chave, como quais processos de negócios (pedidos, faturas) o software deve suportar, dados ou informações que precisam ser trocados, se a troca de dados deve ser um processo unidirecional ou bidirecional, etc.
Construção da estrutura organizacional: Para a implementação de EDI, é importante tomar decisões estratégicas em relação ao fornecimento à equipe do projeto dos recursos e expertise necessários para conduzir a implementação dentro da organização.
Seleção da solução EDI ideal (interna ou provedor de serviços EDI): Para garantir o processamento automatizado de dados, as empresas precisam de software EDI especial que suporte os padrões de mensagem e requisitos de interface. As empresas devem conduzir pesquisas sobre as soluções disponíveis no mercado e pesar os prós e contras de uma solução de terceirização de EDI.
Compilação de informações: Uma variedade de informações é necessária para a implementação e lançamento, como tradução EDI, formatos EDI ou padrões EDI, transliteração (EBCDIC, ASCII, UTF), transferência de arquivos de dados EDI ou comunicação gerenciada, etc.
Integração de sistema e dados: A infraestrutura necessária deve ser configurada (modelo interno) ou a conexão de comunicação com o provedor de EDI (modelo de terceirização) precisa ser estabelecida de acordo com o modelo operacional da empresa. Em seguida, as interfaces com o sistema ERP interno devem ser fornecidas ou adaptadas.
Teste de EDI: Uma vez que o sistema EDI foi implementado ou todos os requisitos foram atendidos pelo provedor de EDI, o teste do projeto piloto é conduzido com o comprador.
Tendências do software de Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)
Mudança de EDI local para EDI em nuvem
Com o crescimento da popularidade da nuvem, os fornecedores de EDI estão trabalhando arduamente para garantir que as organizações tenham a flexibilidade necessária para atender aos seus requisitos de negócios. Isso inclui a capacidade de trabalhar em vários ambientes, desde locais até a nuvem. Comprar hardware, configurá-lo, mantê-lo e comprar licenças de software é um gasto caro para as organizações. Pagar por um serviço EDI em nuvem mensal pode ser mais fácil de iniciar e escalar, razão pela qual muitas empresas estão se movendo em direção à adoção de soluções EDI em nuvem.
