Saiba Mais Sobre Software de Gestão de Viagens
O que é Software de Gestão de Viagens?
O software de gestão de viagens é usado para reservar e gerenciar arranjos de viagem online para fins empresariais, bem como para rastrear e relatar viagens anteriores. Essas ferramentas permitem que as empresas apliquem e rastreiem suas políticas de viagem e consolidem faturas de viagem para fins de despesas e relatórios.
As empresas usam esse software para simplificar decisões de compra, centralizar registros de despesas de viagem dos funcionários e controlar orçamentos de viagem corporativos. As soluções de gestão de viagens fornecem aos usuários uma ferramenta para reservar e relatar automaticamente suas compras de viagem, em vez de usar agentes individuais ou enviar recibos comprados por conta própria para um produto de gestão de despesas. Tanto pequenas empresas quanto empresas de grande porte podem se beneficiar do uso de software de gestão de viagens.
Funcionários de empresas que não usam software de gestão de viagens tradicionalmente reservavam viagens para negócios através de um site ou agência de viagens, e depois submetiam um formulário de despesas para reembolso. A nova maneira, para organizações de qualquer tamanho, é que os funcionários reservem suas próprias viagens usando software de gestão de viagens que já inclui a política de viagem da empresa e fluxos de aprovação. Este software também inclui detalhes de pagamento da empresa para que o funcionário possa pagar pela viagem sem reembolso, e a empresa possa facilmente rastrear seus gastos para fins de relatório.
Quais Tipos de Software de Gestão de Viagens Existem?
Empresas
O software de gestão de viagens para empresas geralmente é incluído em um conjunto maior de ferramentas de negócios ou oferecido como um produto independente que tem a opção de integrar-se com outras ferramentas de gestão de viagens, como software de gestão de despesas. O software empresarial pode às vezes ser comparado a versões online modernizadas de agências de viagens.
Pequenas e médias empresas (PMEs)
O software de gestão de viagens para PMEs tende a ser mais amigável ao usuário e é comparável a aplicativos móveis de consumo, especialmente no lado da reserva. Semelhante às opções tradicionais para empresas, as plataformas de viagem projetadas para PMEs tendem a integrar-se com outras ferramentas corporativas, como software de gestão de despesas e rastreamento de quilometragem.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Gestão de Viagens?
A plataforma ideal de gestão de viagens deve gerenciar todo o processo, desde a reserva de viagens, até a submissão de despesas, até o relatório.
Interface de reserva interativa: Os funcionários podem encontrar o melhor inventário e tarifas em uma interface fácil de usar. Eles podem reservar viagens em nome de um colega ou para si mesmos, o que inclui detalhes de viagem salvos, métodos de pagamento, programas de fidelidade, preferências de viagem e mais.
Filtros de diretrizes da empresa: Este recurso permite que as empresas controlem as opções de viagem disponíveis filtrando preços listados que estão dentro das diretrizes da empresa. Isso ajuda as equipes a manterem-se dentro do orçamento e em conformidade.
Coordenação de calendário e agendamento: A coordenação de calendário e agendamento é um recurso importante porque permite que outros membros da equipe planejem suas viagens, se necessário. Dá aos gerentes a capacidade de rastrear o paradeiro de seus funcionários e planejar reuniões e chamadas em torno de seus horários de viagem.
Captura, submissão e rastreamento de despesas: Muitas plataformas de gestão de viagens têm a funcionalidade para que os funcionários de viagem importem e submetam digitalmente recibos para reembolso. Este recurso permite que eles rastreiem o progresso de suas submissões para saberem quando serão reembolsados.
Relatórios: Os funcionários podem criar e submeter relatórios de despesas através do software, bem como visualizar relatórios e despesas passadas. Os gerentes usam o recurso de relatórios para rastrear o orçamento de viagem de sua equipe e prever gastos futuros.
Quais são os Benefícios do Software de Gestão de Viagens?
O software de gestão de viagens pode tornar todo o processo de reserva mais fácil e eficiente para os usuários, reunindo todas as etapas do processo em uma única plataforma.
Cria uma interface de reserva interativa abrangente: Os funcionários podem pesquisar, comparar e reservar viagens diretamente através de uma interface, seja para si mesmos ou para outro funcionário dentro da empresa. Esta interface também pode salvar preferências de viagem, programas de fidelidade e métodos de pagamento em um só lugar.
Integra políticas de viagem corporativas para automatizar a conformidade: A capacidade de integrar a política de viagem corporativa diretamente no software de gestão de viagens reduz os gastos com viagens, ajudando as equipes a atingirem objetivos de gastos e orçamento. Essas políticas ajudam a esclarecer os tipos de despesas que os funcionários podem reivindicar, recusam reembolsar viajantes por reivindicações que não estão em conformidade e permitem que os gerentes de viagem garantam que sua equipe está otimizando seu orçamento e permanecendo dentro das diretrizes da política da empresa. A automação da aplicação da política da empresa também garante que nenhuma despesa fraudulenta seja acidentalmente submetida e aprovada.
Incorpora ferramentas de gestão de despesas: As ferramentas de gestão de despesas ajudam gerentes e equipes de contabilidade a categorizar despesas que organizam e otimizam mais precisamente o rastreamento dos custos de viagem. Essas ferramentas gerenciam o fluxo de aprovação para que as despesas de viagem sejam processadas e reembolsadas, bem como analisam grandes quantidades de transações de despesas que podem ser usadas para prever gastos futuros e criar orçamentos.
Melhora as capacidades de relatório: As ferramentas de relatório no software de gestão de viagens melhoram as decisões baseadas em dados e tornam a gestão de viagens mais eficaz no geral. Essas ferramentas ajudam a identificar despesas ou reservas não conformes mais rapidamente e podem recomendar ações que podem ser tomadas para melhorar os resultados futuros. Os relatórios também gerenciam programas de viagem de forma mais eficaz, monitorando viajantes e identificando maneiras de economizar dinheiro.
Quem Usa Software de Gestão de Viagens?
O software de gestão de viagens pode ser usado por qualquer pessoa empregada por empresas de todos os tamanhos. Mais comumente, é usado pelos seguintes tipos de funcionários:
Equipes de vendas e consultores: Qualquer vendedor que precise viajar para encontrar um cliente atual ou potencial provavelmente usará software de gestão de viagens para pesquisar e reservar sua viagem, seja passagem aérea, hotel ou aluguel de carro.
Equipes de contabilidade: As equipes de contabilidade usam software de gestão de viagens para aproveitar suas capacidades de relatório e previsão. Isso lhes permite rastrear gastos em relação a viagens e tomar decisões críticas em relação a orçamentos de viagem e ao planejamento de limites ou restrições de gastos futuros.
Gerentes: Os gerentes usam este software para revisar e aprovar viagens e despesas de funcionários, bem como obter visibilidade sobre os gastos gerais com viagens. Usando relatórios e outros insights, eles são capazes de identificar tendências para otimizar economias e obter melhor clareza ao trabalhar com fornecedores em tarifas corporativas preferenciais. Eles também podem utilizar este software para rastrear o paradeiro de seus funcionários e acessar seus itinerários de viagem.
Software Relacionado ao Software de Gestão de Viagens
Existem várias soluções que beneficiam departamentos de contabilidade e gerentes de compras, que também se integram ou fornecem recursos semelhantes ao software de gestão de viagens. Alguns exemplos dessas categorias de software estão listados abaixo:
Software de gestão de despesas: O software de gestão de despesas simplifica e automatiza a entrada de despesas de uma empresa, agiliza a revisão, elimina o rastro de papel e reduz o esforço administrativo. Ele permite que os administradores tenham visibilidade total e rastreiem o uso de recursos financeiros da empresa pelos funcionários. Este software analisa despesas gerais, identifica oportunidades de economia de custos e controla gastos excessivos.
Software de rastreamento de quilometragem: O software de rastreamento de quilometragem rastreia e gerencia as distâncias percorridas por funcionários para fins empresariais. Este tipo de software é usado para registrar milhas para reembolso e fins fiscais. Ferramentas de rastreamento de quilometragem são usadas por funcionários móveis, como vendedores, técnicos de serviços de campo ou gerentes de projeto. Contadores também usam soluções de rastreamento de quilometragem para calcular custos de viagem, enquanto gerentes de departamento utilizam esses produtos para revisar e aprovar despesas.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Gestão de Viagens?
O software de gestão de viagens pode ser usado por qualquer empresa, de qualquer tamanho, que tenha funcionários que viajam a trabalho. Mesmo que um funcionário precise apenas reservar um carro de aluguel ou despesa de um almoço, tudo isso pode ser feito com software de gestão de viagens. Existem muitas plataformas projetadas para empresas de todos os tamanhos, desde pequenas empresas com apenas alguns funcionários até empresas de grande porte com milhares de funcionários.
Quais são os principais aplicativos para gerenciar viagens corporativas?
Aqui estão alguns dos aplicativos mais bem avaliados para gerenciar e otimizar processos de viagens corporativas:
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Navan (Antigo TripActions) é uma plataforma simplificada para equipes corporativas que combina reserva de viagens, rastreamento de despesas e aplicação de políticas.
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TravelPerk oferece reservas flexíveis, alertas de viagem em tempo real e ferramentas de controle de custos projetadas para viajantes de negócios modernos.
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SAP Concur fornece recursos robustos de gestão de viagens e despesas, ajudando as empresas a manter a conformidade e a visibilidade em viagens globais.
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myBiz by MakeMyTrip é adaptado para empresas indianas. Simplifica reservas de voos, hotéis e táxis, enquanto suporta faturamento compatível com GST.
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Routespring é otimizado para viagens controladas por finanças, permitindo aprovações centralizadas de viagens e pagamento sem necessidade de cartões dos funcionários.
Quais são os serviços de gestão de viagens mais bem avaliados para empresas de suprimentos de escritório?
Aqui estão algumas das soluções de gestão de viagens mais bem avaliadas, especificamente úteis para empresas de suprimentos de escritório:
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SAP Concur fornece automação de viagens e despesas de ponta a ponta, ideal para empresas de suprimentos de escritório que gerenciam vários fornecedores e viagens regionais.
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Navan (Antigo TripActions) oferece controle centralizado de reservas e despesas, facilitando para equipes de vendas e logística coordenarem viagens de forma eficiente.
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TravelPerk oferece reservas de viagem flexíveis com controles de política integrados—perfeito para equipes ágeis lidando com visitas a fornecedores e feiras comerciais.
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Routespring simplifica viagens lideradas por finanças, permitindo viagens de equipe sem cartões corporativos, ótimo para operações de nível de filial ou de campo.
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Happay combina reservas de viagem com análises de gastos, ajudando empresas de suprimentos de escritório a controlar custos de viagem em todos os departamentos.
Como Comprar Software de Gestão de Viagens
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestão de Viagens
Ao selecionar software de gestão de viagens, é importante primeiro observar como as viagens dentro da empresa operam e, em seguida, familiarizar-se com os diferentes tipos de software disponíveis. Existem várias opções quando se trata de produtos de software de gestão de viagens, incluindo aqueles projetados para as necessidades empresariais de pequenas e médias empresas.
Comparar Produtos de Software de Gestão de Viagens
Crie uma lista longa
O principal objetivo do software de gestão de viagens é tornar a vida de todos mais fácil; isso inclui o funcionário que está reservando a viagem, o gerente que está aprovando a viagem e a equipe de finanças e contabilidade que está rastreando os gastos com viagens. É importante primeiro criar uma lista longa de soluções que reúnam todas essas funcionalidades e tarefas em um único painel. Os compradores podem considerar incluir software que ofereça um aplicativo móvel para gerenciar viagens em movimento.
Outro fator a considerar ao criar esta lista é quão amigável ao usuário o software é na comparação e reserva de viagens, bem como na captura e submissão de despesas. Muitas vezes, o software de gestão de viagens construído para pequenas empresas é mais amigável ao usuário, mas tem menos recursos do que o software empresarial.
Crie uma lista curta
Após revisar e pesquisar o software na lista longa, o comprador pode reduzir essa lista com base no orçamento disponível. O software de gestão de viagens está disponível para atender a todos os orçamentos, enquanto alguns aplicativos gerais de gestão de viagens podem ser baixados gratuitamente ou comprados na prateleira a um preço mais baixo.
Os compradores devem ter em mente, no entanto, que quanto mais especializado for um software, mais caro ele se torna. Isso ocorre porque a base de usuários para software especializado geralmente é relativamente pequena. Se a empresa deseja algo específico para seu setor ou personalizado para o negócio, deve estar preparada para pagar um prêmio.
Conduza demonstrações
Como regra geral, as empresas devem garantir que demonstrem todos os produtos que acabam na lista curta. Durante as demonstrações, os compradores devem fazer perguntas específicas relacionadas às funcionalidades que mais lhes interessam, por exemplo, pode-se pedir para ser guiado sobre como pesquisar e comparar empresas de aluguel de carros, como executar relatórios de despesas ou como importar e submeter recibos para reembolso.
Seleção de Software de Gestão de Viagens
Escolha uma equipe de seleção
É importante que os viajantes e gerentes que usarão este software estejam envolvidos no processo de seleção. Cada empresa é diferente e os usuários provavelmente estão na melhor posição para oferecer uma opinião informada sobre qual é a melhor escolha para as necessidades específicas do negócio.
Após escolher um software, os compradores devem lembrar que não precisam ficar presos a essa seleção para sempre; a maioria das plataformas permite complementos ou modificações. No entanto, essa decisão não deve ser tomada de ânimo leve, porque, independentemente do software escolhido, será um grande compromisso de tempo e dinheiro. Para ver um retorno sobre o investimento (ROI), os compradores não podem mudar de ideia alguns meses depois e trocar de software novamente.
Negociação
Negociar um contrato de software é importante para minimizar riscos, seja em termos de proteção de desempenho, proteção de segurança ou simplesmente garantir que ambas as partes estejam em total acordo sobre o que esperar uma da outra.
Se a empresa tiver fluxo de caixa, pode pedir um desconto em troca de pagamento anual antecipado, e muitos fornecedores de software ficam felizes em fazer esse acordo. Outras vezes, um fornecedor de software pode oferecer uso ilimitado se os compradores pagarem antecipadamente em vez de pagar um preço de pacote mensal ou trimestral.
Os compradores também devem determinar se precisarão de ajuda para implementar o software de gestão de viagens ou integrá-lo com outro sistema. Normalmente, a primeira oferta de um fornecedor de software incluirá alguns serviços de implementação em um determinado prazo. Os compradores podem pedir para que esses serviços sejam removidos se puderem gerenciá-los por conta própria ou se um terceiro puder fazê-lo por uma taxa menor.
Eles também precisam decidir por quanto tempo precisarão deste software. Se a empresa for usar o software por anos e anos, o comprador pode negociar prazos mais longos, o que às vezes resulta em preços mais favoráveis.
Decisão final
A decisão final deve ser baseada em todas as informações reunidas anteriormente. As empresas devem tentar priorizar as necessidades e selecionar a solução que atenda à maioria, senão a todas, de suas exigências. As empresas devem lembrar que não existe um software perfeito, mas existe um que é o melhor para o seu negócio.
Tendências de Software de Gestão de Viagens
Plataformas internas
Assim como grandes agências de viagens frequentemente têm suas próprias plataformas de reserva proprietárias que seus clientes corporativos usam, algumas grandes organizações têm agentes de viagem internos que usam ferramentas de software dedicadas e personalizadas. Ter uma plataforma feita sob medida é bastante caro para criar e manter, mas algumas empresas encontram mais valor em ter essa flexibilidade e controle do que usar um recurso externo que pode ter muitas restrições ou capacidades não robustas o suficiente.
Viagens "bleisure"
Viagens "bleisure", ou a atividade de combinar viagens de negócios com viagens de lazer, está se tornando cada vez mais popular, especialmente entre os viajantes mais jovens. À medida que os funcionários tentam digerir o conteúdo de sua viagem de negócios, eles também estão tentando explorar novas regiões, enquanto relaxam e recarregam após uma semana agitada. Essa tendência também está levantando novas questões e desafios para os gerentes de viagem, como, que políticas devem estabelecer em relação a compras de viagem não relacionadas ao trabalho, e essas compras de viagem não relacionadas ao trabalho poderiam ser cobertas pela organização em algumas instâncias? Por exemplo, quando as diferenças nas tarifas aéreas são compensadas por custos de viagem mais baixos em outros lugares.
