O software de gestão de visitantes monitora e registra eletronicamente informações sobre visitantes e funcionários de uma empresa, escola ou edifício público. Essas ferramentas ajudam os visitantes a fazer check-in e check-out após sua visita.
Como parte do processo de check-in, um funcionário normalmente escaneia o documento de identidade do visitante e emite um crachá físico para visitantes aprovados. As informações dos visitantes são então armazenadas em um banco de dados e podem ser acessadas para diversos usos, incluindo auditorias, em caso de emergência, ou para verificar anomalias. Os anfitriões podem frequentemente optar por receber notificações sobre os visitantes, como quando eles chegam, quando saem, se completaram a triagem, se estão em listas de visitantes restritos, e mais.
As melhores ferramentas de gestão de visitantes ajudam a tornar as instalações mais seguras e auxiliam na manutenção da conformidade com requisitos internos e externos. Elas também tornam o processo de registro de visitantes mais eficiente, preciso e consistente, documentando informações sobre os horários e tipos de acesso dos visitantes no local.
Essas plataformas podem ser instaladas em um quiosque de autoatendimento, computador, telefone móvel ou tablet. Os administradores do software de gestão de visitantes são tipicamente profissionais de saúde e segurança, profissionais de RH, recepcionistas e pessoal de segurança do edifício.
Dependendo do software de gestão de visitantes, há opções para funcionalidades mais específicas que podem ser adaptadas ao negócio. Por exemplo, o pré-registro de visitantes para ajudar na pré-triagem, assinatura de documentos e treinamento pode ser útil e ajudar a reduzir gargalos no check-in. Certas soluções de gestão de visitantes incluem a funcionalidade de triagem de visitantes em listas de vigilância, o que aumenta ainda mais a segurança do edifício e protege os funcionários.
Certas ferramentas de gestão de visitantes podem fornecer a capacidade de incorporar NDAs, assinatura de documentos, materiais de treinamento, vídeos e verificações de segurança no processo de registro. Isso seria especialmente útil em instalações de manufatura e industriais, escolas, escritórios jurídicos e outras indústrias altamente regulamentadas. Também pode haver a capacidade de integrar suporte multilíngue para que qualquer visitante falando sua língua nativa possa ser assistido ao fazer check-in em um edifício.
O software de gestão de visitantes normalmente se integra com software de gestão de identidade e acesso (IAM) para aumentar a segurança e garantir controle de acesso físico centralizado e conformidade para uma empresa. Se uma empresa desejar um sistema de agendamento para acompanhar seu processo de check-in de visitantes, usar software de agendamento de compromissos online pode ajudar a rastrear chegadas com base no horário do compromisso. Às vezes, pode ser benéfico ter software de notificação push integrado ao sistema de gestão de visitantes para notificar diretamente os convidados sobre informações importantes. Após a COVID-19, também houve um aumento nas integrações com software de rastreamento de vacinas para garantir a segurança nos edifícios.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Gestão de Visitantes, um produto deve:
Ser implantado em um computador pessoal (PC), tablet, telefone móvel ou quiosque de autoatendimento Escanear rosto ou documento de identidade, armazenar fotos e emitir crachás de visitantes Automatizar a verificação no local e o check-in de visitantes Fornecer visibilidade em tempo real sobre quais visitantes estão no local Criar bancos de dados com relatórios para informações de visitantes da empresa
